Мұрағаттау - бұл ақпаратты сақтау немесе сақтау. Ұйымдар құжаттардың қызмет ету мерзімін ұзарту үшін күн сайын қағаз құжаттарды цифрлық форматқа ауыстырады. Бұл қазіргі кезде компьютерлер шығаратын үлкен көлемдегі мәліметтермен бірге құжаттарды мұрағаттаудың маңызы арта түсетінін білдіреді. Егер сіз құжаттарды мұрағаттауды білсеңіз, компьютерде ағымдағы құжаттарды тиімдірек өңдеу үшін орын босатуға болады.
Қадамдар
Қадам 1. Құжаттарды ZIP файлында архивтеу
Әсіресе маңызды, бірақ сирек қажет файлдар үшін пайдалы, zip файлдары құжаттардың қатты дискідегі орнын азайтады.
- Zip форматына түрлендіргіңіз келетін файлдарды бөлектеңіз.
- Тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз, содан кейін «Жіберу» таңдаңыз.
- Сіз файлдарды «Сығылған (қысылған) қалтаға» жібергіңіз келеді.
- Zip қалтасын екі рет басу арқылы файлдардың шынымен де бар екенін тексеріңіз. Егер олар болса, онда бастапқы файлдарды жоюға болады.
Қадам 2. Құжаттарыңызды бөлек сақтау ортасына көшіріңіз
Сандық мұрағаттаудың танымал нұсқалары - сыртқы таспалы дискілер, сыртқы қатты дискілер немесе саусақтар.
Қадам 3. Егер сізде CD немесе DVD жазғыш болса, құжаттардың көшірмесін CD немесе DVD -ге сақтаңыз
Сақтық көшірмелер - бұл мұрағаттаудың басқа әдісі, бірақ сіз бұл әдісті басқа атпен білетін шығарсыз - дискіні жазу. Мысалы, Windows файлдарды ықшам дискілерге немесе DVD дискілерге көшіру үшін Live File System мен Mastered форматын (басқа құрылғыларда үйлесімділік үшін жақсы) пайдаланады.
- Жазылатын ықшам дискіні немесе DVD дискісін тірі файлдық жүйеге арналған компьютердің CD немесе DVD жазғышына салыңыз.
- Диалогтық терезе пайда болған кезде «Файлдарды деректер дискіге жазу» түймесін басыңыз.
- Дискіге атау беріңіз, содан кейін «Келесі» түймесін басыңыз.
- Диск пайда болғанша бос қалтаны күтіңіз. Бұл диск пішімделген және файлдарды көшіруге дайын екенін білдіреді.
- Мұрағатталатын құжаттары бар қалтаны ашып, файлдарды бос диск қалтасына сүйреңіз.
- Мастерленген формат үшін жазылатын CD немесе DVD дискісін компьютердің CD немесе DVD жазғышына салыңыз.
- Диалогтық терезе пайда болған кезде «Файлдарды деректер дискіге жазу» түймесін басыңыз.
- Дискіге ат қойып, «Пішімдеу параметрлерін көрсету» түймесін басыңыз.
- «Игерілгендерді» таңдап, «Келесі» түймесін басыңыз.
- Диск пайда болғанша бос қалтаны күтіңіз. Бұл диск пішімделген және файлдарды көшіруге дайын екенін білдіреді.
- Мұрағатталатын құжаттары бар қалтаны ашып, бұл файлдарды бос диск қалтасына сүйреңіз.
Қадам 4. Құжаттарды сайт қоймасына жіберіңіз
- Мұрағатталған файлдар үшін орын ретінде жұмыс істеуден басқа, қауіпсіз сақтау орындары деректерді өрт пен қатты дискінің істен шығуы сияқты апаттардан қорғайды.
- Бұл қызметті ұсынатын көптеген компаниялар болғандықтан, сіз олардың қалай жұмыс істейтіні туралы және құжаттарды мұрағатта сақтауға қандай кепілдіктер бар екендігі туралы білу үшін тікелей компанияға хабарласуыңыз керек.
Қадам 5. Сандық мұрағаттау үшін бағдарламалық қамтамасыз етуді қолданыңыз
- Құжаттың сыртқы түрін сақтаудың ең танымал әдістерінің бірі - PDF файлын құру. Adobe ұсынған бұл бағдарлама - Adobe Acrobat ретінде белгілі - құжаттарды әр түрлі бағдарламалық жасақтамадан PDF форматына түрлендіруді жеңілдетеді. Бұл файлдарды жасайтын бірнеше ақысыз бағдарламалар бар.
- Техникалық сипаттамалардың ашық болуы Adobe бағдарламалық жасақтамасының болашақ нұсқалары құжаттардың бұрынғы нұсқаларын оқи алатынын білдіреді.
- Сонымен қатар, PDF оқу құралдары Adobe веб -сайтынан ақысыз жүктеу ретінде қол жетімді.
6 -қадам. Құжаттарды мұрағаттау технологиясын қолданыңыз
Технологияның қарыштап дамып келе жатқандығымен, бүгінгі күннің ертеңгі күні ескіруі мүмкін. Бұл мұрағатталған файлдарды жаңа жүйеге көшіру кезінде қиындық тудыруы мүмкін.
Кеңестер
- Сіз немесе басқа адамдар уақыт өте келе қажетті файлдарды таба алатындай архивтелген файлдардың каталогы. Бұл мазмұн атауы бар файлдар мен қалталарды атау және файлдарды қамтитын күндер сияқты қарапайым болуы мүмкін. Мысалы, егер сіз іскерлік жазбаларды мұрағаттайтын болсаңыз, бір қалтаны «Іскерлік файлдар 1997 жылдың 1 -тоқсаны» деп атауға болады. Үлкен жүйелерде мұрағаттар каталогтау мақсатында метадеректерді қолдануы ықтимал.
- Файлдарды мұрағаттаудың тағы бір себебі - кейде ақпаратты сақтауды талап ететін заңдық талаптар бар.
Ескертулер
- Мультимедиялық деректер көбінесе белгілі бір аппараттық немесе бағдарламалық жасақтамамен байланысты және меншікті жүйеден тыс қол жетімді болмауы мүмкін.
- Қауіптердің бірі - файлды бұзу қаупі. Ақпараттың сақтық көшірмесін жасау үшін жақсы тексерілген жүйені қолданғаныңызға көз жеткізіңіз.
- Құжаттарды мұрағаттауға арналған жүйенің болмауы файлдардың байқаусызда жоғалуына әкелуі мүмкін, әсіресе егер олар қате жойылған болса.
