Microsoft Access - кез келген адамға дерекқорды оңай басқаруға және өңдеуге мүмкіндік беретін мәліметтер қорын құруға арналған бағдарлама. Бұл шағын жобалардан бастап ірі бизнеске дейін кез келген нәрсеге жарамды және өте көрнекі бағдарлама. Бұл деректерді енгізуді жақсы етеді, өйткені кестелермен және электрондық кестелермен жұмыс істеудің қажеті жоқ.
Қадамдар
6 -дан 1 -бөлім: Жаңа мәліметтер қорын құру
Қадам 1. Файл қойындысын нұқыңыз және «Жаңа» таңдаңыз
Деректер базасы - бұл сіздің барлық деректеріңізді әр түрлі формада қамтитын нәрсе. Сіз бос дерекқорды, бос веб -дерекқорды құруды немесе әр түрлі шаблондарды таңдауды таңдай аласыз.
- Бос дерекқор - бұл Access -тің стандартты дерекқоры және ол жергілікті қолдануға жарамды. Бос мәліметтер қорын құру бір кестені жасайды.
- Веб -мәліметтер базасы Access веб -жариялау құралдарымен үйлесімді етіп жасалған. Бос мәліметтер базасын құру бір кестені құруға мүмкіндік береді.
- Үлгілер-бұл кең көлемде қолдануға арналған алдын ала құрылған мәліметтер базасы. Дерекқор құрылымын біріктіру үшін көп уақыт жұмсағыңыз келмесе, үлгіні таңдаңыз.
2 -қадам. Дерекқорға атау беріңіз
Мәліметтер қорының түрін таңдағаннан кейін оған не қажет екенін көрсететін атау беріңіз. Бұл, әсіресе, егер сіз әр түрлі мәліметтер базасымен жұмыс жасайтын болсаңыз, пайдалы болады. «Файл атауы» өрісіне дерекқордың файл атауын енгізіңіз. Жаңа дерекқор файлын жасау үшін «Жасау» таңдаңыз.
6 -дан 2 -бөлім: Мәліметтер қорына деректерді қосу
Қадам 1. Деректеріңіз үшін ең жақсы құрылымды анықтаңыз
Егер сіз бос мәліметтер базасын құрсаңыз, сіз өзіңіздің деректеріңізді ұйымдастырудың ең жақсы әдісі туралы ойланып, сәйкес құрылымды қосқыңыз келеді. Access бағдарламасында деректерді пішімдеуге және өзара әрекеттесуге болатын бірнеше әдістер бар:
- Кестелер - бұл дерекқорда деректерді сақтаудың негізгі әдісі. Кестелерді Excel -дегі электрондық кестелермен салыстыруға болады: мәліметтер жолдар мен бағандарда реттелген. Осының арқасында Excel және басқа электрондық кесте бағдарламаларынан деректерді импорттау салыстырмалы түрде қарапайым процесс.
- Пішіндер - Пішіндер - бұл дерекқорға деректерді қосу әдісі. Деректерді дерекқорға тікелей кестеге енгізуге болады, ал формаларды қолдану визуалды деректерді тезірек енгізуге мүмкіндік береді.
- Есептер - бұл мәліметтер қорындағы мәліметтерді жинақтайды және көрсетеді. Есептер деректерді талдауға және нақты сұрақтарға жауаптарды қайтаруға арналған, мысалы, қанша пайда тапқан немесе тұтынушылар қайда орналасқан. Әдетте, олар басып шығаруға арналған.
- Сұраулар - осылайша сіз деректерді шығарып, сүзгілейсіз. Сұрауларды бірнеше кестеден арнайы жазбаларды көрсету үшін пайдалануға болады. Деректерді жасау және жаңарту үшін сіз сондай -ақ сұрауларды пайдалана аласыз.
Қадам 2. Бірінші кестені жасаңыз
Егер сіз бос дерекқорды бастасаңыз, сіз автоматты түрде бос кестеден бастайсыз. Бұл кестеге деректерді енгізуді қолмен немесе басқа көзден көшіру мен қою арқылы бастауға болады.
- Мәліметтердің әрқайсысы өз бағанын (өрісін) беруі керек, ал әрбір жазба бөлек жол болуы керек. Мысалы, әр жол тұтынушы болады, ал әр өріс сол тұтынушы туралы басқа ақпарат болады (аты, тегі, электрондық пошта мекенжайы, телефон нөмірі және т.б.).
- Қай өрістің не екенін айтуды жеңілдету үшін баған белгілерінің атын өзгертуге болады. Атауды өзгерту үшін баған тақырыбын екі рет нұқыңыз.
Қадам 3. Деректерді басқа көзден импорттаңыз
Егер сіз қолдау көрсетілетін файлдан немесе орыннан импорттағыңыз келсе, Access бағдарламасын ақпаратты алу және оны дерекқорға қосу үшін орнатуға болады. Бұл веб -серверден немесе басқа ортақ ресурстан деректерді алу үшін пайдалы.
- Сыртқы деректер қойындысын нұқыңыз.
- Импортталатын файл түрін таңдаңыз. «Импорт және сілтеме» бөлімінде сіз деректер түрлерінің бірнеше нұсқасын көресіз. Қосымша опцияны көру үшін Қосымша түймесін басуға болады. ODBC Open Database Connectivity дегенді білдіреді және SQL сияқты мәліметтер базасын қамтиды.
- Деректердің орналасқан жеріне өтіңіз. Егер ол серверде болса, сізге сервер мекенжайын көрсету қажет болады.
- Келесі терезеде «Ағымдағы дерекқорда деректерді қалай және қайда сақтағыңыз келетінін көрсетіңіз» таңдаңыз. «Жарайды» таңдаңыз. Деректерді импорттау үшін қадамдарды орындаңыз.
Қадам 4. Басқа кестені қосыңыз
Сіз әр түрлі дерекқорларда әр түрлі жазбаларды сақтағыңыз келеді. Бұл сіздің мәліметтер базаңыздың үздіксіз жұмыс істеуіне көмектеседі. Мысалы, сізде тұтынушылар туралы ақпарат кестесі және тапсырыс туралы ақпарат үшін басқа кесте болуы мүмкін. Содан кейін сіз тапсырыс беруші туралы ақпаратты кестеге байланыстыра аласыз.
Басты қойындысының Жасау бөлімінде кесте түймесін басыңыз. Мәліметтер қорында жаңа кесте пайда болады. Сіз ақпаратты бірінші кестедегідей енгізе аласыз
6 -дан 3 -ші бөлім: Кесте қатынастарын орнату
Қадам 1. Кілттердің қалай жұмыс істейтінін түсініңіз
Әр кестеде әр енгізу үшін бірегей кілт болады. Әдепкі бойынша, Access бағдарламасы әрбір жазба үшін санын көбейтетін идентификатор бағанын жасайды. Бұл негізгі кілт ретінде орнатылады. Кестелерде шетелдік кілттер де болуы мүмкін. Бұл мәліметтер базасындағы басқа кестемен байланысқан өрістер. Байланыстырылған өрістер бірдей деректерді қамтиды.
- Мысалы, Сіздің Тапсырыстар кестесінде қай тұтынушы қай өнімге тапсырыс бергенін бақылау үшін Customer ID өрісі болуы мүмкін. Сіз бұл өріс үшін Клиент кестесіндегі ID өрісімен қатынас жасай аласыз.
- Қарым -қатынасты қолдану сіздің деректеріңізді дәйекті, тиімді және оқуға көмектеседі.
Қадам 2. Дерекқор құралдары қойындысын нұқыңыз
Қатынастар бөліміндегі Қатынастар түймесін басыңыз. Бұл дерекқордағы барлық кестелерге шолу жасайтын жаңа терезені ашады. Әр өріс кесте атауының астында жазылады.
Қарым -қатынас жасамас бұрын сізге сыртқы кілт өрісін құру қажет. Мысалы, егер сіз Тапсырыстар кестесінде Тұтынушы идентификаторын қолданғыңыз келсе, Тапсырыстар кестесінде Клиент деп аталатын өрісті құрыңыз және оны бос қалдырыңыз. Сіз байланыстыратын өріспен бірдей форматта екеніне көз жеткізіңіз (бұл жағдайда сандар)
Қадам 3. Сыртқы кілт ретінде пайдаланғыңыз келетін өрісті сүйреңіз
Оны сыртқы кілт үшін жасаған өріске қойыңыз. Өрістерге қатынасты орнату үшін пайда болған терезеде Жасау түймешігін басыңыз. Екі кестенің арасында өрістерді қосатын сызық пайда болады.
Қарым -қатынас жасау кезінде «Анықтамалық тұтастықты қолдану» құсбелгісін қойыңыз. Бұл дегеніміз, егер деректер бір өрісте өзгертілсе, екінші өріс автоматты түрде жаңартылады. Бұл сіздің деректеріңізді дәл сақтауға көмектеседі
6 -дан 4 -ші бөлім: Сұраулар жасау
Қадам 1. Сұраулардың рөлін түсіну
Сұраулар - бұл дерекқордағы деректерді жылдам қарауға, қосуға және өңдеуге мүмкіндік беретін әрекеттер. Сұраудың көптеген түрлері бар, олар қарапайым іздеуден бастап қолданыстағы деректерге негізделген жаңа кестелер құруға дейін. Сұраулар есептерді құрудың маңызды құралы болып табылады.
Сұраулар екі негізгі түрге бөлінеді: Таңдау және Әрекет. Таңдалған сұраулар кестелерден деректерді шығарады және есептеулер жүргізе алады. Әрекет сұраулары кестелерден деректерді қосуға, өңдеуге және жоюға мүмкіндік береді
Қадам 2. Сұрау шеберін қолданып, негізгі таңдау сұранысын құрыңыз
Егер сіз негізгі іріктеу сұрауын жасағыңыз келсе, қадамдар бойынша өту үшін Сұрау шеберін пайдаланыңыз. Сұрау шеберіне Жасау қойындысынан кіруге болады. Бұл кестеден белгілі бір өрістерді қарауға мүмкіндік береді.
Критерийлері бар таңдаулы сұрауды құру
Қадам 1. Сұраныстарды құрастыру құралын ашыңыз
Таңдау сұранысын қысқарту үшін критерийлерді қолдана аласыз және тек қажетті ақпаратты көрсете аласыз. Бастау үшін Жасау қойындысын нұқыңыз және Сұрауды өзгертуді таңдаңыз.
2 -қадам. Кестені таңдаңыз
Кестені көрсету терезесі ашылады. Сұрауды орындағыңыз келетін кестені екі рет нұқыңыз, содан кейін Жабу түймешігін басыңыз.
Қадам 3. Алынатын өрістерді қосыңыз
Сұрауға қосқыңыз келетін кестенің әр өрісін екі рет шертіңіз. Өрістер Дизайн торына қосылады.
Қадам 4. Критерийлерді қосыңыз
Мәтін немесе функциялар сияқты бірнеше түрлі критерийлерді қолдануға болады. Мысалы, егер сіз «Бағалар» өрісінен тек $ 50 -ден жоғары бағаларды көрсеткіңіз келсе, сіз кірер едіңіз
=50
критерийлерге енгізіледі. Егер сіз тек Ұлыбританиядан келген клиенттерді көрсеткіңіз келсе, сіз терер едіңіз
Ұлыбритания
критерийлер өрісіне енгізіңіз.
Бір сұрау үшін бірнеше критерийді қолдануға болады
Қадам 5. Нәтижелерді көру үшін Іске қосу түймешігін басыңыз
Іске қосу батырмасы Дизайн қойындысында орналасқан. Сұрау нәтижелері терезеде көрсетіледі. Сұранысты сақтау үшін Ctrl + S пернелер тіркесімін басыңыз.
Параметрлермен таңдау сұранысын құру
Қадам 1. Сұраныстарды құрастыру құралын ашыңыз
Параметр сұранысы сұрау орындалған сайын шығарғыңыз келетін нәрсені көрсетуге мүмкіндік береді. Мысалы, егер сізде әр түрлі қалалардан келген тұтынушылармен мәліметтер базасы болса, нәтижені қай қалада көрсеткіңіз келетінін сұрау үшін параметр сұрауын іске қосуға болады.
Қадам 2. Таңдау сұрауын жасаңыз және кестені көрсетіңіз
Кестеге шолу кезінде оларды екі рет шерту арқылы сұраныста алынатын өрістерді қосыңыз.
Қадам 3. Критерийлер бөліміне параметрді қосыңыз
Параметрлер параметрдің айналасында «» белгісімен белгіленеді. Жақша ішіндегі мәтін сұрау орындалған кезде пайда болатын шақыруда көрсетіледі. Мысалы, қаланы сұрау үшін қала өрісінің критерийлері ұяшығын басып, теріңіз
[Қай қала?]
Параметрлерді «?» Белгісімен аяқтауға болады. немесе «:», бірақ «!» арқылы емес немесе «.»
Қадам 4. Көп параметрлі сұрау жасаңыз
Сұрау нәтижелері үшін реттелетін ауқым жасау үшін бірнеше параметрлерді пайдалануға болады. Мысалы, егер өріс Күн өрісі болса, теру арқылы күндер ауқымын қайтаруға болады
[Басталу күнін енгізу:] мен [Аяқталу күнін енгізу:] арасында
. Сұрауды орындаған кезде сіз екі шақыруды аласыз.
Кесте жасау сұранысын құру
Қадам 1. Жасау қойындысын нұқыңыз және Сұрау дизайны таңдаңыз
Сіз сұраныстарды қолданыстағы кестелерден нақты деректерді алу және осы деректермен жаңа кесте құру үшін пайдалана аласыз. Бұл, егер сіз дерекқордың белгілі бір бөліктерін бөліскіңіз келсе немесе дерекқордың ішкі жиындары үшін арнайы пішіндер жасағыңыз келсе пайдалы. Алдымен сіз тұрақты таңдау сұрауын жасауыңыз керек.
Қадам 2. Деректерді шығарғыңыз келетін кестені таңдаңыз
Деректерді шығарғыңыз келетін кестелерді екі рет нұқыңыз. Қажет болса, бірнеше кестеден алуға болады.
Қадам 3. Деректерді шығарғыңыз келетін өрістерді таңдаңыз
Кестеге шолудан қосқыңыз келетін әр өрісті екі рет нұқыңыз. Ол сіздің сұрау торыңызға қосылады.
Қадам 4. Критерийлеріңізді қойыңыз
Егер сіз өрістен нақты деректерді көрсеткіңіз келсе, сүзгіні орнату үшін критерийлер бөлімін пайдаланыңыз. Қосымша ақпарат алу үшін жоғарыдағы «Критерийлермен таңдалған сұрау құру» бөлімін қараңыз.
Қадам 5. Қажетті нәтижелерді қайтаратынына көз жеткізу үшін сұрауды тексеріңіз
Кестені жасамас бұрын, сұрауды орындаңыз, ол барлық дұрыс деректерді алады. Барлық қажетті деректерді алғанша критерийлер мен өрістерді реттеңіз.
Қадам 6. Сұранысты сақтаңыз
Сұрауды кейін пайдалану үшін сақтау үшін Ctrl + S пернелер тіркесімін басыңыз. Ол сіздің навигациялық жақтауыңызда экранның сол жағында пайда болады. Сұранысты қайтадан таңдау үшін оны нұқыңыз, содан кейін Дизайн қойындысын нұқыңыз.
Қадам 7. Сұрау түрі тобындағы «Кесте жасау» түймесін басыңыз
Жаңа кесте атауын сұрайтын терезе пайда болады. Кестенің атын енгізіп, ОК түймесін басыңыз.
Қадам 8. Іске қосу түймешігін басыңыз
Жаңа кесте сіз орнатқан сұраумен жасалады. Кесте сол жақтағы навигациялық кадрда пайда болады.
Қосымша сұрауды құру
Қадам 1. Бұрын жасалған сұрауды ашыңыз
Басқа кестеден бұрыннан бар кестеге деректерді қосу үшін қосымша сұрауды пайдалануға болады. Егер кесте жасау сұранысы арқылы жасалған кестеге қосымша деректер қосу қажет болса, бұл пайдалы.
Қадам 2. Дизайн қойындысындағы Қосу түймесін басыңыз
Бұл Қосу диалогтық терезесін ашады. Қосқыңыз келетін кестені таңдаңыз.
3 -қадам. Сұрауыңыздың критерийлерін қосқыңыз келетін нәрсеге сәйкес етіп өзгертіңіз
Мысалы, егер сіз «2010» жыл өрісінің критерийлері бар кесте жасасаңыз, оны «2011» сияқты қосқыңыз келетін жылға өзгертіңіз.
Қадам 4. Деректер қосылатын жерді орнатыңыз
Сіз қосатын әрбір баған үшін дұрыс өрістерді орнатқаныңызға көз жеткізіңіз. Мысалы, жоғарыда көрсетілген өзгерістерді қолданған кезде, деректер Қосу жолындағы Жыл өрісіне қосылуы керек.
Қадам 5. Сұрауды іске қосыңыз
Жою қойындысындағы Іске қосу түймешігін басыңыз. Сұрау орындалады және деректер кестеге қосылады. Деректердің дұрыс қосылғанын тексеру үшін кестені ашуға болады.
6 -дан 5 -бөлім: Пішіндерді құру және қолдану
Қадам 1. Пішін жасағыңыз келетін кестені таңдаңыз
Пішіндер әр өрістің деректерін оңай көруге, сонымен қатар жазбалар арасында тез ауысуға немесе жаңаларын жасауға мүмкіндік береді. Пішіндер деректерді енгізудің ұзақ уақыттары үшін өте қажет, өйткені көптеген адамдар кестелермен жұмыс істеуді әлдеқайда жеңіл деп санайды.
Қадам 2. Жасау қойындысындағы Пішін түймешігін басыңыз
Бұл кестедегі өрістерге негізделген пішінді автоматты түрде жасайды. Access бағдарламасы дұрыс өлшемдегі өрістерді автоматты түрде құруда өте жақсы жұмыс жасайды, бірақ сіз қалаған пішіндегі кез келген элементтердің өлшемін өзгертуге және жылжытуға болады.
- Егер сіз пішінде белгілі бір өрістің пайда болуын қаламасаңыз, оны тінтуірдің оң жақ түймесімен басып, Жою пәрменін таңдауға болады.
- Егер сіздің кестелеріңіз байланыста болса, әр жазбаның астында қосылған деректер көрсетілген деректер кестесі пайда болады. Сіз қосылған деректерді осылай өңдей аласыз. Мысалы, сіздің дерекқорыңыздағы әрбір сату өкілінің жазбасына тіркелген тұтынушылар дерекқоры болуы мүмкін.
Қадам 3. Жаңа пішінді шарлаңыз
Төменгі жағындағы көрсеткі түймелері жазбадан жазбаға ауысады. Өрістер сіз олардың арасында ауысқан кезде сіздің жазба деректеріңізбен толтырылады. Бірінші немесе соңғы жазбаға өту үшін шеттердегі түймелерді пайдалануға болады.
Қадам 4. Кестені пайдалану үшін деректер кестесі түймесін басыңыз
Бұл жоғарғы сол жақ бұрышта орналасқан және пішіннің көмегімен кестенің мәндерін өзгертуді бастауға мүмкіндік береді.
Қадам 5. Бар жазбаларға өзгерістер енгізіңіз
Кестедегі деректерді өзгерту үшін әр жазбаның кез келген өрісіндегі мәтінді өңдеуге болады. Өзгерістер кестеде, сондай -ақ кез келген қосылған кестеде автоматты түрде көрсетіледі.
Қадам 6. Жаңа жазбаларды қосыңыз
Тізім соңында жаңа жазба жасау үшін жылжу түймелерінің жанындағы «Жазба қосу» түймесін басыңыз. Содан кейін кестедегі бос жазбаға деректерді енгізу үшін өрістерді пайдалануға болады. Бұл кесте көрінісіне қарағанда жаңа ақпаратты қосудың әлдеқайда оңай әдісі.
Қадам 7. Аяқтағаннан кейін пішінді сақтаңыз
Пішінді Ctrl + S пернелер тіркесімін басу арқылы сақтағаныңызға көз жеткізіңіз, сонда сіз оған қайтадан оңай қол жеткізе аласыз. Ол сіздің навигациялық жақтауыңызда экранның сол жағында пайда болады.
6 -дан 6 -бөлім: Есеп құру
Қадам 1. Кестені немесе сұранысты таңдаңыз
Есептер деректердің қысқаша мазмұнын тез көрсетуге мүмкіндік береді. Олар көбінесе кірістер мен жеткізілімдер туралы есептер үшін қолданылады және оларды кез келген мақсатқа бейімдеуге болады. Есептер сіз жасаған кестелерден немесе сұраулардан деректерді алады.
Қадам 2. Жасау қойындысын нұқыңыз
Жасағыңыз келетін есеп түрін таңдаңыз. Есеп шығарудың бірнеше әдістері бар. Access бағдарламасы сіздің есебіңізді автоматты түрде жасай алады немесе сіз реттелетін есепті жасай аласыз.
- Есеп-бұл сіздің көзіңіздегі барлық деректермен автоматты есеп жасайды. Ештеңе топталмайды, бірақ бұл шағын мәліметтер базасы үшін сізге қажет нәрсені көрсету үшін жеткілікті болуы мүмкін.
- Бос есеп - бұл бос есеп жасайды, сіз оны өзіңіз қалағандай толтыра аласыз. Арнайы есепті құру үшін сіз кез келген қол жетімді өрісті таңдай аласыз.
- Есеп шебері - Есеп шебері сізге деректерді таңдауға және топтастыруға мүмкіндік беретін есепті құру процесінде басшылық жасайды, содан кейін оны сәйкес түрде пішімдейді.
Қадам 3. Бос есептің көзін орнатыңыз
Егер сіз бос есеп құруды таңдасаңыз, оған дереккөзді таңдау қажет болады. Алдымен, Реттеу қойындысын нұқыңыз, содан кейін Сипаттар парағын таңдаңыз. Немесе alt=«Image» + Enter пернелерін басуға болады.
Жазу көзі өрісінің жанындағы төмен көрсеткіні басыңыз. Қол жетімді кестелер мен сұраулардың тізімі пайда болады. Біреуін таңдаңыз және ол есепке тағайындалады
Қадам 4. Есепке өрістерді қосыңыз
Дереккөз болғаннан кейін сіз одан есепке өрістерді қосуды бастай аласыз. Пішім қойындысын, содан кейін Бар өрістерді қосу түймешігін басыңыз. Өрістер тізімі оң жақта пайда болады.
- Дизайн жақтауына қосқыңыз келетін өрістерді шертіңіз және сүйреңіз. Жазба есепте пайда болады. Қосымша өрістерді қосқанда, олар автоматты түрде бар өрістермен қатарға қосылады.
- Өрістердің өлшемін жиектерін шертіп, тышқанды апару арқылы өзгертуге болады.
- Тақырыпты шертіп, Жою пернесін басу арқылы есептен өрістерді жойыңыз.
Қадам 5. Есепке топтарды қосыңыз
Топтар сізге байланысты ақпаратты реттеуге мүмкіндік беретіндіктен, есептегі ақпаратты жылдам талдауға мүмкіндік береді. Мысалы, сіз сатуды аймақ бойынша немесе сатушы бойынша топтастырғыңыз келуі мүмкін. Топтар мұны жасауға мүмкіндік береді.
- Дизайн қойындысын нұқыңыз, Топтау және сұрыптау түймешігін басыңыз.
- Топқа қосқыңыз келетін өрістің кез келген бөлігін тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз. Мәзірден Group On таңдаңыз.
- Топ үшін тақырып жасалады. Сіз тақырыпты топты белгілегіңіз келетін нәрсеге реттей аласыз.
Қадам 6. Есепті сақтаңыз және бөлісіңіз
Есеп аяқталғаннан кейін оны сақтауға, содан кейін оны бөлісуге немесе кез келген құжат сияқты басып шығаруға болады. Мұны инвесторлармен компанияның өнімділігін бөлісу, қызметкерлермен байланыс ақпараты және тағы басқалар үшін пайдаланыңыз.
