Outlook электрондық поштасын тиімді басқарудың 6 әдісі

Мазмұны:

Outlook электрондық поштасын тиімді басқарудың 6 әдісі
Outlook электрондық поштасын тиімді басқарудың 6 әдісі

Бейне: Outlook электрондық поштасын тиімді басқарудың 6 әдісі

Бейне: Outlook электрондық поштасын тиімді басқарудың 6 әдісі
Бейне: 7 идей Как сделать презентацию интереснее. Видео урок PowerPoint 2019 2024, Наурыз
Anonim

Таза емес пошта жәшігі пайдаланушыларға қажетті электрондық поштаны табуды қиындатуы мүмкін. Microsoft Outlook электрондық поштаны сүзуге және хабарларды басқаруға ыңғайлы түрде ұйымдастыруға көмектесетін өте пайдалы құралдарды ұсынды. Outlook сізге тиімділік пен өнімділікті арттыруға көмектеседі. Сіз Outlook 2010, Outlook 2007 немесе Outlook 2003 бағдарламаларын пайдалансаңыз да, кіріс жәшігіңізді тазарту үшін келесі құралдарды қолдана отырып, электрондық поштаны оңай басқара аласыз, сонымен қатар қажетті ақпаратты табуды жеңілдетесіз.

Қадамдар

6 әдісі 1: сүзу

Outlook электрондық поштасын тиімді басқарыңыз 1 -қадам
Outlook электрондық поштасын тиімді басқарыңыз 1 -қадам

Қадам 1. Хабарларды жылдам сүзіңіз

Outlook 2010 бағдарламасында хабарларды күндер бойынша сұрыптауға және оларды Сөйлесуде реттеуге көмектесетін жаңа мүмкіндік бар.

  • Бұл мүмкіндікті пайдаланған кезде тақырыптары бірдей хабарламалар Сөйлесу түрінде пайда болады және пайдаланушылар тақырып жолының сол жағындағы белгішені басу арқылы оларды көре, кеңейте немесе кішірейте алады. Әр сөйлесудің ішіндегі хабарлар жоғарғы жағында орналасқан жаңа хабармен жіктеледі. Жаңа хабарлама алынған кезде, барлық сөйлесулер электрондық поштаның ағымын оңай бақылауға көмектесетін электрондық пошта тізімінің жоғарғы жағына өтеді.
  • Сөйлесуді белсендіру үшін, Сөйлесу тобының Көрініс қойындысында Сөйлесу ретінде көрсету құсбелгісін қойыңыз. Тазалау мүмкіндігімен сөйлесу көлемін кішірейтуге болады. Бұл функция Сөйлесудегі қайталанатын хабарларды жоюға көмектеседі.
  • «Жою» тобындағы «Басты» қойындысында «Тазалау» түймесін, содан кейін сөйлесуді тазарту түймесін басыңыз. Outlook -тың барлық нұсқаларында пайдаланушылар пошта қалтасында жіктелу тәсілін өзгерту арқылы пошта жәшігі қалтасындағы хабарларды тезірек таба алады. Мысалы, сіз электрондық поштаны күні, жіберуші және файл өлшемі немесе маңыздылық деңгейі бойынша сұрыптай аласыз.
Outlook электрондық поштасын тиімді басқарыңыз 2 -қадам
Outlook электрондық поштасын тиімді басқарыңыз 2 -қадам

Қадам 2. Стандартталған тақырыптық тақырыптарды қолданыңыз

Фокусты үнемі өзгеріп отыратын тақырыптар арасында ауыстыру үшін қажет психикалық энергия көлемді емес, сізді жояды. Сіз хронологиялық тәртіппен немесе «ең маңызды адам» бойынша ретпен оқуға бейімсіз. Бұл мидың күйіп қалуы. Оның орнына осы ережені қолданыңыз; бұл тікелей есептерден алынған электрондық поштаға қатысты және сөйлесу тізбектеріне қарағанда жақсы жұмыс істейді.

  • Сізді мазалайтын 2-5 жобаның ең маңыздысын анықтаңыз; оларды көрсету үшін тақырыптық тақырыптар жасаңыз.
  • Бұл стандартты тақырыптық тақырыптары бар барлық электрондық хаттарға бастапқы назар аударатындығыңызды командаға хабарлаңыз. Бұл тақырыптар қазіргі уақытта сіздің бірінші кезектегі жобаларыңыз болып табылады - сіздің электрондық поштаңыз тақырып бойынша сұрыпталады және бірінші кезекте бірінші кезекте оқылады/жауап беріледі.
  • Тиісті емес атау берілген электрондық хаттар ренжіткен жіберушіні 1-x күн ішінде қара тізімге енгізетінін түсіндіріңіз.

6 -ның 2 әдісі: Топтастыру

Outlook электрондық поштасын тиімді басқарыңыз 3 -қадам
Outlook электрондық поштасын тиімді басқарыңыз 3 -қадам

Қадам 1. Бірдей хабарларды қалталарға топтастырыңыз

Жаңа электрондық пошта қалтасын құру арқылы пайдаланушылар байланысты хабарларды қалталарда топтастыра алады. Мысалы, сіз хабарламаларды тақырыпқа, жобаға, байланысқа немесе сіздің жұмысыңызға немесе хоббиіңізге сәйкес келетін басқа санаттар бойынша топтастыра аласыз. Сондай -ақ, пайдаланушылар сіздің бастығыңыздан немесе маңызды адамнан жіберілетін барлық хабарламалар үшін қалтаны құра алады, оның ішінде сақтауды қажет ететін негізгі ақпарат. Outlook 2010 бағдарламасында жаңа қалта жасау үшін Қалталар қойындысындағы Жаңадан Жаңа қалта түймешігін басыңыз. Outlook 2007 немесе Outlook 2003 бағдарламасында жаңа қалта жасау үшін, Мәзір жолағынан Файлды басып, Жаңа, содан кейін Қалтаны таңдаңыз.

6 -ның 3 әдісі: Іздеу қалтасы

Outlook электрондық поштасын тиімді басқарыңыз 4 -қадам
Outlook электрондық поштасын тиімді басқарыңыз 4 -қадам

Қадам 1. Хабарларды табу үшін іздеу қалтасын жасаңыз

Іздеу қалтасы - электрондық пошта хабарларының жинағын табудың жылдам әрі ыңғайлы әдісі. Ол ешқандай хабарларды сақтамайды, бірақ сіз іздеген атрибуттарға негізделген Кіріс жәшігіңіздегі барлық хабарларды көрсететін виртуалды қалталарды қамтамасыз етеді. Outlook іздеу қалталары оқылмаған пошта сияқты әдепкі мүмкіндіктерді ұсынады, бірақ сіз өзіңіздің ережеңізді жасай аласыз. Мысалы, сіз іздеу қалтасын белгілі бір жобаға, маңызды клиентке немесе алдағы кездесуге қатысты барлық ақпаратты табуға көмектесу үшін пайдалана аласыз.

  • Outlook 2010 бағдарламасында іздеу қалтасын жасау үшін, қалтадағы пошта қойындысындағы Жаңадан Жаңа іздеу қалтасын басыңыз.
  • Outlook 2007 немесе Outlook 2003 жүйесінде іздеу қалтасын жасау үшін, Файл мәзіріндегі поштада тінтуірді Жаңасына жылжытыңыз, содан кейін Іздеу қалтасын басыңыз.

6 -ның 4 әдісі: Электрондық пошта сүзгісі

Outlook электрондық поштасын тиімді басқарыңыз 5 -қадам
Outlook электрондық поштасын тиімді басқарыңыз 5 -қадам

Қадам 1. Электрондық пошта сүзгісімен қажетсіз электрондық поштаны азайтыңыз

Outlook Қалаусыз электрондық пошта сүзгісін қолдану арқылы Кіріс жәшігінде қажет емес электрондық пошта хабарларын сақтаңыз. Бұл сүзгі қалаусыз электрондық пошта ретінде белгіленген электрондық хаттарды пошта жәшігіндегі бөлек қалтаға жібереді. Пайдаланушылар қате жіберілген жарамды электрондық пошталардың жоқ екеніне көз жеткізу үшін осы қалтаның мазмұнын қарай алады. Олай болса, болашақта хабарларда қате белгі болмау үшін сүзгіні реттеу керек.

6 -ның 5 әдісі: Түстер санаты

Outlook электрондық поштасын тиімді басқарыңыз 6 -қадам
Outlook электрондық поштасын тиімді басқарыңыз 6 -қадам

Қадам 1. Түс санатын тағайындаңыз

Байланысты емес электрондық пошта хабарлары тобына және Outlook бағдарламасындағы ескертулер, контактілер мен кездесулер сияқты басқа санаттарға түс тағайындаңыз. Сол жерден пайдаланушылар оларды оңай анықтап, сұрыптай алады. Мысалы, сіз компьютерді сату жобасына арналған барлық хабарларды, кездесулер мен контактілерді «Компьютерлік сату» санатын құрып, оған хабарламаларды тағайындау арқылы оңай қадағалай аласыз.

6 -ның 6 әдісі: Белгілеу

Outlook электрондық поштасын тиімді басқарыңыз 7 -қадам
Outlook электрондық поштасын тиімді басқарыңыз 7 -қадам

Қадам 1. Жалғастыру үшін жалауша

Пайдаланушылар электрондық пошта хабарлары мен тапсырмаларды белгілеу үшін оларды сұрыптауға немесе белгілеуге көмектесу үшін жалаушаны бақылау функциясын қолдана алады. Белгілер сізге мәселені бақылауды, біреудің сұранысын немесе хабар мен байланысқа тапсырыс беруді ұсынады. Олар сіздің электрондық пошта қалтаңызды оңай реттей алады, себебі сіз не істеу керектігін білесіз. Ескеріңіз, сіз тапсырма құрып, тапсырма үшін мерзімі аяқталған күнді белгілегенде, ол автоматты түрде жалаушамен белгіленеді, сондықтан сіз әрекеттің аяқталған күнін ұмытпаңыз және оны орындаңыз.

Ұсынылған: