Microsoft Excel бағдарламасының AutoFilter мүмкіндігін қолдану - үлкен көлемдегі деректерді сұрыптаудың жылдам әрі қарапайым әдісі. Сүзгілер сіздің деректеріңізді сұрыптауға болатын әр түрлі критерийлерді қолдайды. Бастау үшін сізге деректер жиынтығын құру қажет. Содан кейін мақсатты таңдау және «Деректер» қойындысында орналасқан «Сүзгі» түймесін басу арқылы Автофильтрді қосу және сүзгіні қалауыңыз бойынша баптау ғана қалады. Бұл процесті бірнеше минут ішінде меңгеруге болады, нәтижесінде Excel тиімділігі артады.
Қадамдар
2 бөліктің 1 бөлігі: Автофильтрді бастау
Қадам 1. Кесте құрыңыз
Деректеріңіздің астындағы деректерді көрсету үшін баған тақырыптары бар екеніне көз жеткізіңіз. Тақырып сүзгі орналастырылатын жерде және сұрыпталған деректерге қосылмайды. Әр бағанда бірегей деректер жиынтығы болуы мүмкін (мысалы, күні, саны, атауы және т.б.) және сіз сұрыптағыңыз келгенше көп жазбаларды қамтуы мүмкін.
Тақырыптарды орнында мұздатуға болады, онда жолды таңдап, «Көру> Бөлімдерді қатыру» бөліміне өтіңіз. Бұл үлкен деректер жиынтығында сүзілген категорияларды бақылауға көмектеседі
Қадам 2. Сүзгіңіз келетін барлық деректерді таңдаңыз
Сүзгіге қосқыңыз келетін барлық ұяшықтарды таңдау үшін шертіңіз және сүйреңіз. Автофильтр, аты айтып тұрғандай, автоматты процесс болғандықтан, сіз оны шектес емес бағандарды сүзу үшін пайдалана алмайсыз. Арасындағы барлық бағандар олармен сүзуге орнатылады.
Қадам 3. Автофильтрді іске қосыңыз
«Деректер» қойындысына өтіңіз, содан кейін «Сүзгі» түймесін басыңыз. Қосылғаннан кейін баған тақырыптарында ашылмалы түймелер болады. Осы түймелердің көмегімен сүзгі параметрлерін орнатуға болады.
Қадам 4. Сүзгі критерийлерін таңдаңыз
Сүзгілер параметрлері ұяшықтардағы деректер түріне байланысты өзгеруі мүмкін. Мәтін ұяшықтары мәтіндік мазмұн бойынша сүзіледі, ал сандық ұяшықтарда математикалық сүзгілер болады. Екеуі бөлісетін бірнеше сүзгілер бар. Сүзгі белсенді болғанда баған тақырыбында кішкене сүзгі белгішесі пайда болады.
- Өсуді сұрыптау: деректерді сол бағандағы мәліметтер негізінде өсу ретімен сұрыптайды; сандар 1, 2, 3, 4, 5 және т.б. бойынша сұрыпталады, алфавит бойынша а, b, c, d, e, т.б.ден басталатын сөздер сұрыпталады.
- Кему бойынша сұрыптау: деректерді сол бағандағы мәліметтер негізінде кему ретімен сұрыптайды; сандар 5, 4, 3, 2, 1 және т.
- Үздік 10: электрондық кестедегі деректердің алғашқы 10 жолы немесе сүзілген таңдаудан алынған деректердің алғашқы 10 жолы
- Арнайы шарттар: Кейбір сүзгі параметрлерін мән логикасын қолдана отырып орнатуға болады, мысалы, одан үлкен, кіші, тең, алдында, кейін, арасында, құрамында және т.б. сүзгілеу мәндері, осылардың бірін таңдағаннан кейін сізге параметрлер шектерін енгізу сұралады (мысалы, 2011 жылдың 1 қаңтарынан кейін немесе 1000 -нан жоғары).
- Ескерту: сүзгіленген деректер көріністен жасырылады, жойылмайды. Сүзгілеу арқылы сіз деректерді жоғалтпайсыз.
2 бөліктің 2 бөлігі: Автофильтрді баптау және ажырату
Қадам 1. Күрделі сұрыптау үшін реттелетін автофильтрді қолданыңыз
Теңшелетін сүзгі «және/немесе» логикасын қолданып бірнеше сүзгілерді қолдануға мүмкіндік береді. «Қолданбалы сүзгі …» опциясы сүзгінің ашылмалы мәзірінің төменгі жағында орналасқан және бөлек терезені шығарады. Мұнда сіз екі сүзгі опциясын таңдай аласыз, содан кейін сүзгіні эксклюзивті немесе инклюзивті ету үшін «Және» немесе «Немесе» түймесін таңдаңыз.
Мысалы: атаулары бар бағанды «А» немесе «В» әріптерімен сүзуге болады, яғни Эндрю мен Боб екеуі де пайда болады. Бірақ екеуі де «А» мен «В» бар сүзгілер жиынтығында пайда болмайды
Қадам 2. Сүзгілерді тазалаңыз
Жалғыз сүзгіні тазарту үшін сүзгіленген баған үшін ашылмалы мәзірді таңдап, «Аты бойынша сүзгіні тазалау» тармағын таңдаңыз. Барлық сүзгілерді тазарту үшін кестеден кез келген ұяшықты таңдап, «Деректер» қойындысына өтіп, «Тазарту» түймесін басыңыз (Сүзгі қосқышының жанында).
Қадам 3. Автофильтрді өшіріңіз
Егер сіз сүзгілерді толығымен өшіргіңіз келсе, кесте таңдалған кезде Автофильтр опциясын алып тастаңыз.
Кеңестер
- Мәзірдің ашылмалы батырмасына қарап, қандай баған тақырыптарында сүзгілер қолданылғанын көруге болады. Егер түймедегі көрсеткі көк болса, онда сол мәзірдегі сүзгі қолданылған. Егер түймедегі көрсеткі қара болса, онда бұл мәзірдегі сүзгі қолданылмаған.
- Автофильтр деректерді тігінен орналастырады, яғни сүзгі опциялары тек баған тақырыптарына қолданыла алады, бірақ жолдарға қолданылмайды. Дегенмен, әр жолға категорияларды енгізу, содан кейін тек сол бағанды сүзу арқылы сіз бірдей әсерге қол жеткізе аласыз.
- Егер бос ұяшықтарды қалдырсаңыз, сүзгі бос ұяшықтардан басқа жұмыс істемейді.
- Автофильтрді қолданар алдында деректердің сақтық көшірмесін жасаңыз. Автофильтрді өшіруге болады, алайда деректерге енгізілген кез келген өзгерістер сіздің бұрыннан бар ақпаратыңызды қайта жазуы мүмкін.
Ескертулер
- Деректерді сүзу арқылы сіз жолдарды жоймайсыз, оларды жасырасыз. Жасырын жолдарды жасырын жолдың үстіңгі және астындағы жолды таңдап, оларды тінтуірдің оң жақ түймесімен шертіп, «Көрсету» таңдау арқылы көрсетуге болады.
- Егер сіз деректердің сақтық көшірмесін жасамаған болсаңыз және сіздің деректеріңізді қайта жазуды жоспарламасаңыз, өзгерістерді жиі сақтаңыз.
