Егер сізде IBM Notes электрондық поштасында орын аз болса, бірақ электрондық поштаны жоюға дайын болмасаңыз, оларды мұрағаттауды қарастырыңыз. Электрондық хаттарды мұрағаттау - бұл хабарларды компьютердегі басқа орынға көшіру. Түпнұсқалық электрондық поштаны сақтау кезінде тіркелгіңізде бос орын қалдыру үшін IBM Notes мұрағаттауды үйрену. Бұл сонымен қатар сіздің компьютеріңіз бен бағдарламалық жасақтаманың жоғары өнімділікпен жұмыс істеуіне көмектеседі.
Қадамдар
Қадам 1. Пошта файлының өлшемін шектеңіз
Пошта файлының өлшемін 500 МБ -тан аз сақтаңыз. (Кейбір ұйымдар 200 МБ сияқты қатаң шектеуді талап етуі мүмкін.)
- Файл, мәліметтер базасы, қасиеттер бөліміне өту арқылы деректер көлемін тексеріңіз. Lotus 8 -де File, Applications, Properties бөліміне өтіңіз.
- «I» қойындысын нұқыңыз. «Дискілік кеңістіктен» кейінгі сан - бұл IBM Notes бағдарламасында қанша деректер бар.
Қадам 2. Ұйымның алдын ала орнатылған параметрлерін біліңіз
Егер сіз IBM Notes бағдарламасын мектепке немесе жұмысқа қолдансаңыз, онда бұрыннан мұрағат параметрлері болуы мүмкін. Бұл ұйымдарға бір пайдаланушыға келетін электрондық поштаның көлемін, сондай -ақ ұйым ішіндегі компьютерлердің жалпы жұмысын бақылауға көмектеседі. Егер мұрағат параметрлері орнатылған болса, оларды өзгертуге болатынын білу үшін техникалық жүйенің қызметкерлерімен сөйлесіңіз.
Қадам 3. Қажетті мұрағат параметрлерін анықтаңыз
Сіз барлық IBM Notes электрондық пошталарын мұрағаттай аласыз немесе нақты хабарларды таңдай аласыз. Сондай -ақ, IBM Notes бағдарламасының мұрағатталуын қаншалықты қажет ететінін шешу қажет болады.
- Сәйкес қосымшаны ашыңыз (Пошта).
- Әрекеттер, Архив, Параметрлер бөліміне өтіңіз.
- «Критерийлер» қойындысына өтіп, «Соңғы өзгертілгенге арналған әдепкі» таңдалғанына көз жеткізіңіз.
- Өзгертулерді сақтау үшін «OK» түймесін басыңыз.
- Критерийлер қосылғанын тексеріңіз.
4 -қадам. Автоматты мұрағаттарды жоспарлаңыз
Автоматты мұрағаттарды жоспарлау жүйелі және дәйекті түрде мұрағаттауды қамтамасыз етеді. Бұл сонымен қатар сіздің уақытыңызды үнемдейді.
- Сәйкес қосымшаны ашыңыз (Пошта).
- Әрекеттер, Архив, Параметрлер бөліміне өтіңіз.
- Кесте қойындысына өтіңіз. «Мұрағаттауды жоспарлау» таңдалғанына көз жеткізіңіз.
- Компьютер файлдарды мұрағаттағысы келетін уақыт пен күнді таңдаңыз.
Қадам 5. IBM Notes қолмен мұрағаттау
Автоматты мұрағаттауды жоспарласаңыз да, кез келген уақытта қолмен мұрағаттауға болады.
- Сәйкес қосымшаны ашыңыз (Пошта).
- Мұрағаттағыңыз келетін поштаны немесе қалтаны ашыңыз.
- Әрекеттерге, Мұрағатқа, Қазір мұрағатқа өтіңіз.
- Алдын ала белгіленген параметрлерге сәйкес мұрағаттау үшін Иә түймесін басыңыз.
Қадам 6. Апарып тастау әдісі арқылы мұрағаттау
Бұл IBM Notes қолмен мұрағаттаудың басқа әдісі.
- Сәйкес қосымшаны ашыңыз (Пошта).
- Мұрағаттағыңыз келетін поштаны немесе қалтаны ашыңыз.
- Сәйкес хабарды таңдаңыз.
- Хабарды шарлау тақтасындағы қажетті мұрағатқа апарыңыз.
Қадам 7. Мұрағатталған хабарларды қарау
Сіз электрондық поштаны мұрағаттаған болсаңыз да, сіз оған мезгіл -мезгіл кіруіңіз қажет болуы мүмкін. Мұрағаттық файл IBM Notes есептік жазбаңызда орнатқан қалталарға ұқсайды. Барлығы сіз ойлағандай ұйымдастырылған күйінде қалады.
- Сәйкес қосымшаны ашыңыз (Пошта).
- Шарлау тақтасындағы Мұрағат түймешігін басыңыз.
- Сәйкес мұрағатты таңдаңыз (яғни, соңғы өзгертілген үшін әдепкі).
Кеңестер
- Маңызды электрондық хаттардың сақтық көшірмесін жасаңыз. Егер сізде IBM Notes бағдарламасында маңызды электрондық хаттар болса, оларды CD немесе DVD сияқты басқа орынға көшіруді ұмытпаңыз. Бұл сізге серверде немесе жеке компьютерде сақталған көшірмеде бірдеңе болған жағдайда қосымша көшірмені қамтамасыз етеді.
- Ескі және қажет емес хабарларды, әсіресе оларда тіркемелер болса, жойыңыз. Бұл сонымен қатар сіздің деректеріңіздің көлемін азайтуға және компьютердің жұмысына көмектеседі.
