Бұл wikiHow сізге Microsoft Office немесе OpenOffice.org сайтында поштаны біріктіруді үйретеді. Поштаны біріктіру - бұл құжатты жіберілетін әрбір алушы үшін автоматты түрде жекелендіруге мүмкіндік беретін өте ыңғайлы функция. Осылайша, әр алушы үшін құжатты жеке өзгертудің қажеті жоқ. Бұл уақытты үнемдеуге мүмкіндік береді, және бұл өте оңай! Төмендегі қадамдар сізге бүкіл процесті кезең-кезеңімен көрсетеді.
Қадамдар
3 -ші әдіс 1: Дайындық
Қадам 1. Деректер файлын құрыңыз
Бұл электрондық кесте файлы, дерекқор файлы немесе тіпті дұрыс пішімі бар мәтіндік құжат болуы мүмкін. Ең жиі электрондық кесте файлдары қолданылады; бұл нұсқаулық сіз электрондық кестені қолданасыз деп болжайды.
-
Сіздің деректер файлыңызда көшірмеден көшіруге ауысатын барлық ақпарат болуы керек. Мысалы, егер сіз форма хатын жазсаңыз, сіздің деректер файлыңызда сіз жіберуге ниеттенгендердің аты -жөні мен мүмкін мекен -жайлары сақталады.
Ақпараттың әр түрі (аты, тегі, құрметті және т.б.) өз бағанында болатындай етіп, әрбір ұяшыққа бір элементті жол бойына қойыңыз
-
Бағанның ақылға қонымды атауларын жасаңыз. Пошталық біріктіру деректерді бағандарда оқиды. Ақпараттың әрбір бағанындағы бірінші жазба осы ақпарат түрінің жалпы атауы деп есептеледі, сондықтан сіз үшін мағынасы бар атауларды қолданыңыз.
Мысалы, «фамилия» деп теру арқылы есімдер бағанын бастаңыз, содан кейін оның астындағы барлық есімдерді қойыңыз. Сізге хатқа қай өрісті енгізу керектігін сұрағанда, сіз опция ретінде «аты -жөнін» көресіз және сол бағанда не бар екенін есте сақтайсыз
- Outlook бағдарламасын электрондық поштасы үшін де пайдаланатын Microsoft Office пайдаланушылары, егер қажет болса, Outlook адрестер кітабын деректер файлы ретінде пайдалана алады.
Қадам 2. Деректер файлын сақтаңыз
Оны оңай табуға болатын жерге сақтап қойыңыз және есіңізде қалатындай ат қойыңыз.
3 -қадам. Негізгі құжатты жазыңыз
Бұл сіз енгізетін құжат. Мысалы, егер сіз формалық хат жазсаңыз, негізгі құжат - бұл әріп. Сіз үшін пошта біріктіретін кез келген элемент (мысалы, атаулар) әзірге бос қалуы керек.
3 -ші әдіс 2: MS Office -те поштаны біріктіру
Қадам 1. Поштаны біріктіру тапсырмалар тақтасын ашыңыз
Негізгі құжаттан оны ашу үшін тақтаны басыңыз. Егер сіз оны көрмесеңіз, Құралдар мәзірін ашып, тізімнен Пошталық біріктіруді таңдаңыз.
2 -қадам. MS Office сұрақтарына жауап беріңіз
Office -те поштаны біріктіру құралында файлдарды ақылды және дәл біріктіру арқылы сіздің өміріңізді жеңілдетуге арналған бірнеше қадамдар бар.
- Қандай құжат жазғаныңызды айтудан бастаңыз. Ең жақсы сәйкестікті басыңыз, содан кейін Келесі түймесін басыңыз.
- Қандай «бастапқы құжат» (негізгі құжат) қолданғыңыз келетінін айтыңыз. Егер сіз осы қадамдарды орындаған болсаңыз, сіз «бұл құжатты пайдалану» параметрін таңдауыңыз керек. Келесі түймесін басыңыз.
Қадам 3. Біріктіру үшін файлды таңдаңыз
Бұл бұрын жасаған деректер файлы. Сәйкес радио түймені таңдап, Келесі түймесін басып файлды іздеңіз және оны негізгі құжатқа қосыңыз.
Егер сіз Outlook мекенжай кітабын пайдаланғыңыз келсе, оның орнына осы опцияны басыңыз
Қадам 4. Қандай деректерді пайдалану керектігін таңдаңыз
Office сізге қалаған ақпарат жолдарын таңдауға немесе алып тастауға мүмкіндік береді. Бұл сізге бастапқы құжатқа қандай деректер файлын біріктіруді таңдауға мүмкіндік береді, бұл оны уақыт өте келе пайдалы етеді және оны әр түрлі нәрселер үшін пайдаланады. Сізге қанағаттанған кезде Келесі түймесін басыңыз.
Деректерді әр бағанның үстіңгі деректемелерін басу арқылы сұрыптауға болады. Егер сізге көптеген ақпаратты жылдам іздеу қажет болса, бұл пайдалы болуы мүмкін
Қадам 5. Деректер өрістерін енгізіңіз
Тапсырмалар тақтасының келесі бетінде, егер сіз әлі жасамаған болсаңыз, құжатты жазуды сұрайды және файлдан деректерді құжатқа кірістірудің көптеген нұсқалары ұсынылады.
-
Курсорды өріс өтетін жерге қойып, оны енгізу үшін тапсырмалар тақтасындағы сәйкес түймені басу арқылы деректер өрісін енгізіңіз.
Қате немесе қайталанатын деректер өрістерін қарапайым әріп немесе сан сияқты Delete пернесін басу арқылы жоюға болады
-
Алдын ала орнатылған опциялар сіз жазатын Office бағдарламасына қандай құжат түріне байланысты аздап өзгереді. Office сіз берген мәліметтерден тиісті ақпаратты толтыру үшін бар күшін салады. Мысалы, егер сіз іскерлік хат жазатын болсаңыз, онда бірнеше жолдарда ұқыпты түрде реттелген әр алушының аты -жөні мен толық мекенжайын қамтитын мекенжай блогын енгізу опциясын көруге болады.
- Алдын ала орнатылған кейбір опциялар сізге сәйкес ақпаратты толтыру үшін қосымша терезелер ашады. Мұның бәрі азды -көпті қарапайым және түсінуге оңай.
- Егер сіз алдын ала орнатуды қолдансаңыз және ол дұрыс ақпаратты таба алмайтын сияқты болса, өрістердің қайсысы стандартты атауларға сәйкес келетінін үйрету үшін «Өрістерді сәйкестендіру» деп белгіленген батырманы басыңыз. Мысалы, сіз оны мекенжай блогындағы «Фамилия» деректерін толтыру үшін деректер файлындағы «Фамилия» категориясын қолдануы керектігін көрсете аласыз.
- Жеке өрістерді пайдалану үшін «қосымша опциялар» түймесін басыңыз. Сіз әр бағанға берген атауларды көре аласыз және оларды орнына қолдана аласыз.
Қадам 6. Хаттарыңызды тексеріңіз
Пошталық біріктіру сіз басып шығарғанға дейін негізгі құжатқа қолданылатын өрістерде нақты ақпаратты көрсетпейді, бірақ Office сізге ақпаратты қалай орналастырғаныңызға сәйкес дұрыс көрсетілуін тексеруге және тексеруге мүмкіндік беретін алдын ала қарау функциясын ұсынады. құжаттағы өрістер. Барлығы өз ретімен екеніне қанағаттанғанша оны еркін қолданыңыз.
Қадам 7. Біріктіруді аяқтаңыз
Поштаны біріктіру тапсырмалар тақтасының соңғы экраны сізге бәрі дайын екенін және сіздің құжаттарды басып шығаруға дайын екенін хабарлайды. Әр басылған құжатта бір ақпарат жиынтығы пайда болады, ал бағдарлама қанша ақпарат болса, сонша көшірме шығарады.
Егер сіз нақты әріптерге жеке түзетулер енгізгіңіз келсе, оны алдымен «жеке әріптерді өңдеу» түймесін басу арқылы тапсырмалар тақтасының экранынан жасауға болады
3 -ші әдіс 3: OpenOffice.org -те поштаны біріктіру
Қадам 1. Мәліметтер қорын құрыңыз
OpenOffice.org -те поштаны біріктіру үшін әрқашан мәліметтер қорының файлы қажет; дегенмен, сіз алдымен электрондық кестеде өз деректеріңізді жасай аласыз.
- Негізгі құжаттан Файл мәзірін ашып, жаңа мәліметтер қорының файлын құруды таңдаңыз.
- Пайда болған терезеде «бар дерекқорға қосылу» опциясын таңдаңыз. Ашылмалы мәзірден «электрондық кестені» таңдап, Келесі түймесін басыңыз.
- Келесі экранда OpenOffice.org -ты пайдаланғыңыз келетін электрондық кесте файлына бағыттаңыз. Файлдың орналасқан жерінің астындағы құсбелгіні қою арқылы дерекқорды құпия сөзбен қорғауды немесе қорғауды таңдауға болады. Дайын болғанда Келесі түймесін басыңыз.
-
Бұл экранда кейінірек оңай қол жеткізу үшін дерекқорды тіркеу керектігін таңдаңыз және дәл қазір өңдеу үшін дерекқор файлын ашқыңыз келе ме, жоқ па, соны шешіңіз. (Егер сіз жай ғана электрондық кесте файлын жасасаңыз, қажет емес шығар.) Дерекқорды сақтау үшін Аяқтау түймешігін басыңыз.
Мәліметтер қорына оңай есте сақтайтын атау беріңіз
Қадам 2. Өрістерді енгізіңіз
Енді сіз өзіңіздің ақпаратыңызды OpenOffice.org түсінетін дерекқормен байланыстырдыңыз, қайда қарау керектігін білсеңіз, бұл дерекқорды поштаны біріктіру үшін пайдалану қарапайым мәселе.
- Кірістіру мәзірінен 'өрістерді', содан кейін ішкі мәзірден 'басқа…' таңдаңыз. Сонымен қатар, control-F2 теруге болады.
- Пайда болған терезеде «мәліметтер базасы» қойындысын нұқыңыз.
-
Терезенің төменгі оң жақ бөлігіндегі Шолу түймешігін басып, жаңадан құрылған дерекқор файлын табыңыз.
Дерекқорды таңдағаннан кейін, ол терезенің оң жағындағы «мәліметтер қорын таңдау» деп аталатын тізімде пайда болады
- Терезенің сол жағындағы «түрі» тізімінен «поштаны біріктіру өрістерін» таңдаңыз.
- Дерекқордың жанындағы + белгісін басыңыз, оның астында электрондық кесте файлы пайда болады. Жанындағы + белгісін басыңыз бұл, және сіз электрондық кестені жасаған кезде таңдаған өріс атауларын көресіз.
-
Енгізгіңіз келетін өрісті таңдаңыз және өрісті негізгі құжатқа орналастыру үшін Кірістіру түймесін басыңыз.
- Кірістірмес бұрын жүгіргіні өріс енгізгіңіз келетін жерге қоюды ұмытпаңыз, әйтпесе оны дұрыс орынға жылжыту үшін қиып алып қою керек болады.
- Office сияқты мәтіндік өрістер бастапқы құжаттағы әріптік -сандық таңбалар сияқты қарастырылады. Оларды бос орынмен жылжытуға және жою пернесімен жоюға болады.
Қадам 3. Біріктіруді аяқтаңыз
Дұрыс орналастыру үшін әр өрісті екі рет тексеріңіз. Дайын болған кезде негізгі құжатты басып шығарыңыз. Пошталық біріктіру құжатқа біріктірілген файлдағы әрбір жазбалар жиынтығы үшін бір дананы басып шығарады.
Кеңестер
- Мәтінді өңдеу бағдарламаларында көбінесе бастапқы құжаттарды құруға болатын шаблондар болады.
- Өрістерді мүмкіндігінше нақты терминдерге бөлуді ұмытпаңыз. Мысалы, сіз сыпайылық атағын (мырза, ханым, мисс), есім мен фамилияны қолдана аласыз. Бұл атауларға арналған үш өріс, сондықтан әр бағанда өрістің бір түрі бар үш бөлек бағанды қолданыңыз.
