Растау электрондық поштасы басқа адамға сіздің жауап немесе сұрау алғаныңызды білуге мүмкіндік береді, тіпті егер сіз бірден толық жауап бере алмасаңыз. Сіз алған әрбір жеке электрондық поштаға растауды жіберудің қажеті болмаса да, сізге тікелей хабарласқан кезде кәсіби немесе іскерлік жағдайда жауап беруіңіз керек. Егер сіз басқа адамға электрондық поштаны алғаныңызды айтуыңыз керек болса, оған хабарлау үшін қысқа хабарлама жіберіңіз. Егер адам қызмет сұраса немесе өнімге тапсырыс берсе, қашан жауап күтетіні немесе қандай да бір мәселені қалай шешетіні туралы қосымша ақпарат беріңіз.
Қадамдар
2 -ші әдіс: электрондық поштаны алғаныңызды растау
Қадам 1. Егер сіз Кімге: жолында тізімделген болсаңыз немесе хабарламада аты -жөніңіз болса, жауап беріңіз
Жіберуші сіздің электрондық пошта мекенжайыңызды «Кімге:» жолында көрсеткенін білу үшін электрондық поштаның жоғарғы жағын тексеріңіз. Егер сіз онда тізімге қосылмаған болсаңыз, сіздің атыңыздың кез келген жерде пайда болатынын білу үшін электрондық поштаның негізгі бөлігін қарап шығыңыз. Егер сіз өз атыңызды көрсеңіз, сізге тікелей хабарласқандықтан, растауды жіберуді ұмытпаңыз.
Егер сіздің электрондық пошта мекенжайыңыз тек «CC» жолында көрсетілсе, бірақ сізде бұл туралы айтылмаған болса, онда сізге хабарлама жіберудің қажеті жоқ, себебі бұл хабар көптеген адамдарға жіберілген шығар
Ескерту:
Спам хабарламаларын мойындаудан аулақ болыңыз, себебі олар жауап берсе, сізге электрондық поштаны жіберуді жалғастыруы мүмкін.
Қадам 2. Сәлемдесуде жіберушіге атымен хабарласыңыз
Сәлемдесуді электрондық поштаның жоғарғы жағынан бастаңыз, сонда оны ашқан кезде басқа адам бірден көреді. Ресми сәлемдесуді қолданыңыз, мысалы, «Сәлем» немесе «Құрметті», содан кейін олардың аты. Егер сіз басшыға немесе сізге таныс емес адамға жауап берсеңіз, оның атауынан кейін фамилиясын қолданыңыз. Егер сіз басқа адамды жақсы білсеңіз, оның атын қолдануға болады.
Мысалы, сіз сәлем ретінде «Сәлем Дэвис ханым» немесе «Құрметті Джонатан» деп айта аласыз
Қадам 3. Электрондық поштаны оқығаныңыз туралы қысқаша айтып өтіңіз
Растау үшін бірнеше сөйлемді қолданыңыз, сонда бұл өте мағыналы болып көрінбейді. Электрондық поштаны жібергені үшін адамға рахмет немесе олардың хабарын алғаныңызды білдіріңіз. Егер қандай да бір нақты мәліметтер болса, оларды сөйлем арқылы оқығаныңызды көрсету үшін оларды бірінші сөйлемде қайталаңыз.
- Мысалы, сіз «келесі аптаның кездесуі туралы хабарлама жібергеніңіз үшін рахмет» немесе «жаңа әлеуетті клиентке қатысты сіздің электронды поштаңызды алдым және оқыдым» сияқты нәрсе жаза аласыз.
- Егер сізде электронды поштаны оқып үлгермесеңіз, мынаны айтуға болады: «Маған хабарласқаныңыз үшін рахмет. Мен сіздің хабарламаңызды алдым және мүмкіндігінше тез арада оқимын ».
Қадам 4. Электрондық поштада сұрау немесе сұрақ болса, жауап берудің болжалды уақытын беріңіз
Егер сізде бірден жауап беруге уақытыңыз болса, өзіңіздің сенімді және сенімді екеніңізді көрсету үшін мүмкіндігінше тезірек жасаңыз. Әйтпесе, басқа адам сізден басқа хабарлама күтетін уақытты көрсетіңіз, сонда сіз оларды елемейсіз деп ойламайды. Ұзақ уақыт кетуі мүмкін деп ойласаңыз, қаншалықты тез жауап бере алатындығыңыз туралы тым көп уәде бермеңіз.
- Мысалы, сіз: «Мен сізге бұл ақпаратты 2 күн ішінде ала аламын» немесе «Мен бұл мәселені әрі қарай талқылау үшін бүгін тағы хабарласамын» деп айта аласыз.
- Егер сіз жауап беруге қанша уақыт кететінін білмесеңіз, «кез келген сұрақтармен немесе түсініктемелермен сізге мүмкіндігінше тезірек хабарласамын» сөзін қолданыңыз.
- Егер сізде электрондық поштаға жүгіну қажет сұраныс немесе мәселе болмаса, сізге мерзіммен жауап берудің қажеті жоқ.
Қадам 5. Электрондық поштаны жібермес бұрын, сіздің атыңызбен аяқтаңыз
Хабарламаның кәсіби болуы үшін «Ең жақсы» немесе «Тағы да рахмет» сияқты электрондық поштаның ресми жабылуын қолданыңыз. Хабарламаны аяқтау үшін жабылғаннан кейін өз атыңызды жазыңыз. Жіберу түймесін баспас бұрын, бәрі дұрыс жазылғанына көз жеткізіңіз.
- Мысалы, сіз «Ең жақсы, Бет» немесе «Тағы да рахмет, Травис» деп жаза аласыз.
- Егер сіз басқа адамға сізбен байланысудың басқа әдісін бергіңіз келсе, телефон нөмірін немесе атыңыздың орнына балама электрондық пошта мекенжайын көрсете аласыз.
Қадам 6. Мүмкіндігінше толық электрондық поштаны жіберіңіз
Егер түпнұсқалық электрондық поштаның сұрауы немесе сұрағы болса, мүмкін болған кезде толық жауап жазуға уақыт бөліңіз. Хабарламадағы барлық мәселелерді немесе сұрақтарға толық жауап беріңіз, олардың хабарламасын қарастыруға уақыт бөлгеніңізді көрсетіңіз. Хабарламада олармен жақсы репертуарды сақтау үшін сыпайы және позитивті үн сақтаңыз.
Егер сізге көбірек уақыт қажет болса, мысалы, сіз есепті немесе құжатты күтіп отырсаңыз, басқа адам сізді ұмытып кетті деп ойламауы үшін жаңартылған және жаңа мерзімді электрондық поштаны жіберуге тырысыңыз
2 әдісі 2: Іскерлік қызметтер мен тапсырыстарға жауап беру
Қадам 1. Электрондық поштаның жоғарғы жағына хабарласатын адамның атын қойыңыз
Хабарламада кәсіби реңкті сақтау үшін «сәлем» немесе «қымбатты» сияқты ресми сәлемдеуден бастаңыз. Егер сіз бұл адамды жақсы білмесеңіз, ресми болу үшін оның атын, фамилиясын қолданыңыз. Егер сіз ол кісімен жақынырақ таныс болсаңыз немесе ол өзінің аты -жөнін көрсетсе, сіз оның орнына сол бойынша жауап бере аласыз.
Мысалы, сіз сәлем ретінде «Құрметті мырза Кристенсан» немесе «Сәлем Дана» деп жаза аласыз
Қадам 2. Адамға алғыс білдіріп, олар сұраған өнім немесе қызмет туралы айт
Электрондық поштаның бірінші сөйлемінде адамға шынайы ризашылығын білдіріңіз. Сол сөйлемде адам тапсырыс берген өнімді немесе олар алдын ала хат алмасуда қандай мәселелерді немесе мәселелерді айтқанын қайталаңыз. Осылайша, адам сіздің бұрынғы хабарларды оқуға немесе өңдеуге уақыт бөлгеніңізді түсінеді.
Мысалы, сіз: «Біздің дүкеннен 2 қорап шоколадқа тапсырыс бергеніңіз үшін рахмет» немесе «Сіз өтініш берген бос орынға қол жеткізгеніңізге ризамыз» деп айта аласыз
Қадам 3. Адамға жауап беруді немесе жеткізуді күтуге болатын уақытты беріңіз
Келесі сөйлемде сіз оларды ұмытып кеткендей сезінбеу үшін, сізден жауап алу үшін қанша уақыт қажет екенін айтыңыз. Сіз берген уақыттың дәл және адал екеніне көз жеткізіңіз, әйтпесе олар сізден жауап алмаса, ренжуі мүмкін.
Мысалы, сіз: «Сіз пакетті 3 жұмыс күні ішінде күте аласыз» немесе «Жауап беру үшін 1-2 жұмыс күніне рұқсат беріңіз» деп айта аласыз
Әртүрлілік:
Егер сіз жауап беруге қанша уақыт кететінін білмесеңіз, «Біз сізді мазалайтын мәселелерді шешу үшін мүмкіндігінше тезірек хабарласамыз» деген сияқты айтыңыз.
Қадам 4. Электрондық пошта арқылы шешуге болмайтын мәселелер болса, ұсыныстар беріңіз
Егер сіз олардың мәселесін тікелей шеше алмасаңыз, пайдалы болуы мүмкін басқа нұсқаларды ұсынуға тырысыңыз. Хабарламада сыпайы және түсінікті үндестікті сақтаңыз, ол теріс болып көрінбейді немесе шынайы емес болып көрінеді. Адамға өз мәселелерін шешу үшін келесі қадамдарды жасау үшін мүмкіндігінше көп мәлімет беруге тырысыңыз.
Мысалы, сіз: «Сіздің есепшотқа ақша аудару мәселесі бар екенін естігенім үшін кешірім сұраймын. Мәселеңіздің шешілгенін білу үшін біздің жиі қойылатын сұрақтарға қарап көріңіз. Әйтпесе, сіздің банкке барып, операцияларыңызды растау үшін шот менеджерімен сөйлесу қажет болуы мүмкін »
Қадам 5. Байланыс ақпаратын электрондық поштаның төменгі жағына қалдырыңыз
Электрондық поштаны «Ең жақсы» немесе «Тағы да рахмет» сияқты ресми жабумен аяқтаңыз, осылайша сіз хабарламаны жақсы жазбамен аяқтайсыз. Жабудан кейін атыңызды енгізуді ұмытпаңыз. Егер сіз басқа адамға сізге хабарласу мүмкіндігін бергіңіз келсе, телефон нөмірін, басқа электрондық пошта мекенжайын немесе веб -сайтты атыңыздан кейін қалдыра аласыз.
