Егер сіз біраз уақыт жұмыс істесеңіз, сіз электрондық поштаның қаншалықты маңызды екенін білетін шығарсыз. Интернетте тонды немесе дене тілін жеткізуге мүмкіндік болмағандықтан, біреудің хабарын экранда көргенде оны қате түсіндіру оңай. Кәсіби жағдайда түсінікті, қысқа және тиімді электрондық поштаны қалай жазуға болатынын білу үшін оқуды жалғастырыңыз.
Қадамдар
10 -дан 1 -әдіс: назар аудара алатын кезде электрондық поштаны жазыңыз
Қадам 1. Егер сіз алаңдайтын болсаңыз, сіздің электрондық поштаңыз біркелкі болмауы мүмкін
Егер сізде электронды пошта бар болса, сіз миллиондаған нәрселер туралы ойламайтын болсаңыз да, үзіліссіз отыруға тырысыңыз. Сіздің жазуыңыз түсінікті болады және сіз грамматикаға, тонға және жалпы хабарламаға назар аудара аласыз.
- Егер сіздің электрондық поштаңыз бірнеше адамға болса, бұл өте маңызды.
- Тыныш бөлмеге электронды хат жазыңыз, телефон мен басқа да алаңдаушылықты қойыңыз.
10 -ның 2 -әдісі: әуенді алғашқы бірнеше сөзбен орнатыңыз
Қадам 1. Сіздің алғашқы сөйлеміңіз үлкен әсер етуі мүмкін
Егер сіз өзіңіздің дауысыңыздың жеңіл және кездейсоқ болғанын қаласаңыз, «Сәлем Джессика! Демалыс күндеріңіз жақсы өтті деп сенемін ». Егер сіз оны әлдеқайда кәсіби етіп сақтағыңыз келсе, «Сәлем Дэвид» деген сөзді айтыңыз.
«Құрметті Роберт» сияқты тым көп нәрседен аулақ болуға тырысыңыз. Бұл сәл жеке тұлға сияқты
10 -ның 3 -әдісі: Электрондық поштаңызды қысқа ұстаңыз
Қадам 1. Ұзақ хабарлар сіздің алушыны шатастырады
Мүмкіндігінше қысқаша және түсінікті болуға тырысыңыз. Сөйлемдеріңізді қысқа сақтаңыз және тым көп мәлімет қоспаңыз-егер сіз 1 немесе 2 параграфтан артық жазсаңыз, адамдарға ақпаратты бейне сұхбат арқылы немесе жеке беру керек шығар.
- Нүктеге тез жетуге тырысыңыз және көптеген жағымды сөздер жазудан аулақ болыңыз.
- Адамдар электронды хаттарды қысқа мерзімде оқиды. Егер сіз тым көп ақпарат қоссаңыз, мүмкін, олардың бір бөлігі жоғалады.
- Электрондық поштаңызды қысқаша жазыңыз, бірақ жалаң сөйлемдерден немесе бір сөзбен жауап беруден аулақ болыңыз. Бұл сәл дөрекі болып көрінуі мүмкін, әсіресе компьютер экранында.
10 -дан 4 -әдіс: Сізге не қажет екенін нақты айтыңыз
Қадам 1. Егер сіз бірдеңе сұрасаңыз, оның түсінікті екеніне көз жеткізіңіз
Сізге қажет нәрсені бұта күйінде ұрмаңыз, сондықтан түсініспеушілік болмайды. Егер уақыт кестесі болса, оны міндетті түрде қосыңыз. Тонды ашық ұстағаныңызға сенімді болыңыз. Мысалы:
- «Маған дүйсенбі күні кешке дейін кіріс жәшігінде ай сайынғы жұмыс туралы есеп қажет».
- «Егер сіз осы команданың кері байланыс формасын аптаның соңына дейін ала алсаңыз, бұл өте жақсы болар еді».
10 -ның 5 -әдісі: Өз ойларыңды абзацтармен жүйелеу
Қадам 1. Бұл адамдарға ақпаратты оңай оқуға көмектеседі
Жаңа тақырыпқа көшкенде, оны жаңа параграфпен бөліңіз, сонда сіздің электрондық поштаңыз ұсақ болады. Бұл сіздің оқырманға хабарламаны тез сканерлеуге, олар үшін ең маңызды бөліктерді табуға көмектеседі.
Абзацтарды бастау үшін «сонымен қатар», «келесі» және «соңғы» сияқты сөздерді қолданыңыз
10 -ның 6 әдісі: Белгілі бір тақырып жолын қосыңыз
Қадам 1. Адамдарға электрондық пошта не туралы екенін білуге рұқсат етіңіз
Тақырыптың нақты екеніне көз жеткізіңіз; мысалы, «Есеп» жазудың орнына, «Ай сайынғы жоспарлау есебі: 2021 жылдың маусым айы» сияқты нәрсені қолданып көріңіз. Сіздің әріптестеріңіз, егер олар маңызды және маңызды екенін білсе, оны ашып, оқып шығуы ықтимал.
Бұл электрондық поштаны спам қалтасынан сақтауға көмектеседі
10 -ның 7 -әдісі: Қателерді түзету
Қадам 1. Қателер сіздің хабарламаңызды тастауы мүмкін
Емле тексерушілердің көпшілігі қате жазылған сөздерді ұстаса, олар қате сөзді немесе біреудің қате жазылған атауын түсіне алмайды. Сіз тыныс белгілерін немесе грамматикалық қателерді жіберіп алмағаныңыз үшін оқуыңыз керек, себебі бұл оқырманға сізді қызықтырмайды деп ойлауы мүмкін. Ешқандай айқын қателер жоқ екеніне көз жеткізу үшін электрондық поштаны оқуға 2-3 минут уақыт бөліңіз.
Кәсіби жағдайда біреудің атын дұрыс жазу өте маңызды. Болашақта ыңғайсыздық болмас үшін оны жібермес бұрын сізде бар -жоғын бірнеше рет тексеріп көріңіз
10-дан 8-әдіс: Электрондық поштаны үнге қайта оқыңыз
Қадам 1. Алушылар сіздің хабарламаны қалай оқитыны туралы ойланыңыз
«Кейін сөйлесейік» деген сияқты нәрсе сізге кінәсіз болып көрінуі мүмкін, бірақ оны оқыған әріптесіңіз қиыншылыққа тап болды немесе сізді ренжітті деп ойлауы мүмкін. Оны «Есептегі алдағы өзгерістер туралы кейінірек сөйлесуге уақытыңыз бар ма?» Дегенге өзгертіңіз. сәл түсінікті болу үшін.
- Ешқашан электрондық поштаңыздағы барлық әріптерді пайдаланбаңыз! Сөйлемді бас әріптермен жазу әдетте компьютер экраны арқылы біреуге айқайлау ретінде көрінеді.
- «Өзгерістеріңізді ертең таңертең жіберіңіз» деген сияқты емес. келесі әрекетті орындап көріңіз: «Мерзімі ертең түстен кейін, маған сіздің өзгертулеріңіз ертең таңертең қажет болады. Бұл уақыт кестесі сіз үшін жұмыс істейтінін маған хабарлаңыз ».
10 әдіс 9: Қабыну электрондық поштасына жауап бермес бұрын кідірту
Қадам 1. Егер сіз ашуланатын электрондық пошта алсаңыз, бір секунд дем алыңыз
Жауап берудің орнына, тыныштықты сезінгенше 10 -ға (немесе 1 000) дейін санаңыз. Содан кейін, бұл шынымен қорлаушы ма, жоқ па екенін білу үшін электрондық поштаны қайта оқыңыз. Мүмкін, сіз хабарламаны сәл дұрыс түсінбеген шығарсыз және бұл соншалықты жаман емес.
Егер сіз әлі де ашуланған жауап беру қажеттілігін сезсеңіз, оны жібермес бұрын 24 сағат күтіңіз. Содан кейін, сіз оны әлі де жібергіңіз келе ме, жоқ па, соны білу үшін бір күннен кейін қайта жауап беріңіз
10 әдіс 10: Адамдарға күмәнданудың пайдасын беріңіз
Қадам 1. Электрондық поштаға жағымды реңкті жеткізу қиын
Егер сіз әріптесіңіз жіберген нәрсені оқып, сізді ренжіткен болсаңыз, артқа шегініп, олардың жазғандарын қайта оқыңыз. Тонды басқа жолмен түсіндіруге болатынын өзіңізден сұрап көріңіз-бұл электрондық пошта дөрекі ме, әлде олар жай сөйледі ме?
Мысалы, біреу: «Маған бұл есеп бүгін кешке дейін керек» деп жазуы мүмкін. Бір қарағанда, бұл сәл салқын және эмоционалды емес сияқты. Дегенмен, бұл дөрекі емес, бұл нақты және қысқаша
Кеңестер
Электрондық хаттар жиі жедел емес болып саналады. Егер сізге бірден жауап қажет болса, әріптесіңізбен жеке сөйлесуге немесе оның орнына бейне чат арқылы сөйлесуге тырысыңыз
Ескертулер
- Эмодзилер мен смайликтер дыбысты көрсетсе де, оларды кәсіби электрондық пошта үшін қолданбаңыз.
- Қорлаушы немесе қорлайтын хаттарды жібермеңіз, әсіресе сіз жақсы білмейтін адамға.
