Электрондық поштаның кіріс жәшігін ашу грамматиканың дұрыс еместігі, емлесі нашар және дәмі нашар Пандораның қорабын ашу сияқты болуы мүмкін. Электрондық хаттарыңыз басқаларға қандай әсер қалдыратынын қарастырыңыз; электрондық поштаны пакеттен бөлуге әрқашан қолайлы уақыт. Осы қадамдарды орындаңыз және электрондық поштаның этикетін жақсартыңыз.
Қадамдар
Қадам 1. Электрондық поштаны қысқа, әңгімелесуші және назар аударыңыз
Компьютер экранында хаттарды оқу параққа қарағанда қиын, сондықтан электрондық поштаны қысқа және дәл сақтаңыз. Электрондық поштаның ұзындығы жоқ болса да, сөйлемдерді қысқа етіп, шамамен 8-12 сөзден тұрыңыз және абзацтар арасында бос орын қалдырыңыз.
Жұмыс электронды поштасында бірден: «Мен сенемін деп үміттенемін …» «Менің ойымша, бізге керек …». және т. Көптеген адамдар жауап беруді немесе кейінірек сақтауды шешпес бұрын алғашқы бірнеше жолды оқиды. Бұл желі саналы түрде шешім қабылдауға мүмкіндік беретін «ет» беруі керек. Жеке электрондық хаттар үшін электрондық поштаның негізгі нүктесіне кірмес бұрын қысқаша жеке жазбамен ашқан дұрыс
Қадам 2. Сәнді пішімдеуді болдырмаңыз
Қаріптер мен түстерді өзгерту, таңбалауыш тізімдерді енгізу немесе HTML қолдану электрондық поштаны таңқаларлық етіп көрсетуі мүмкін немесе оны компьютерде пішімдеу жақсы көрінсе де оны алушыға оқылмайтын етіп көрсетуі мүмкін. Қарапайым ұстаңыз.
Қадам 3. Тіркемелерді шектеңіз
Қажет болмаса, тіркемені қоспаңыз. Қосымшаларды мүмкіндігінше аз ұстаңыз. Электрондық поштаның көптеген қосымшалары 1 МБ дейінгі тіркемелерді жібере және қабылдай алады, бірақ мұның бәрі сізге немесе алушыға қиындық тудыруы мүмкін, алушының электрондық пошта байланысы баяу болса, одан да кіші файлдарды ашуға ұзақ уақыт кетуі мүмкін. Егер сізге үлкенірек файл жіберу қажет болса, оны қысыңыз немесе қысыңыз немесе YouSendIt.com сияқты үлкен файлдарды жіберуге көмектесетін онлайн қызметтерін пайдаланыңыз. Егер сізге жиналыс жоспарлары немесе үлкен мәтіндік түзетулер сияқты бірнеше беттерді жіберу қажет болса, хатқа факсті немесе терілген беттер жиынтығын жіберіңіз.
- Қажет болмаса, электрондық пошта тіркемелерін қыспаңыз. Егер тіркеме басқаша жіберу үшін тым үлкен болмаса, сіз алушының уақытын босқа жоғалту қаупі бар және олардың тіркемелерге кіруіне кедергі келтіресіз. Көптеген мобильді құрылғылар zip файлдарын қысу мүмкін емес. Сонымен қатар,.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word және Powerpoint) сияқты көптеген жалпы файлдар қысылған форматта болғандықтан, бұл артық.
- Есіңізде болсын, көптеген адамдар немесе кәсіпорындар білмейтін біреудің тіркемелерін ашпайды, ал кейбір электрондық пошта тіркелгілері тіркемелері бар электрондық поштаны спам қалтасына автоматты түрде жіберу үшін орнатылады, сондықтан егер сіз жұмысқа өтініш білдірсеңіз., алушының тіркемелерге қатысты нұсқауларын орындағаныңызға көз жеткізіңіз. Егер нұсқаулар берілмесе, алушыға тіркемені электрондық пошта жіберетініңізді хабарлау үшін басқа электрондық поштаны жіберіңіз.
Қадам 4. Жібермес бұрын ойланыңыз
Сіз эмоционалды күйде болсаңыз, электрондық поштаны жібермеңіз. Электрондық поштаның тақырыбы мен мәтінін еркін жазыңыз, содан кейін оны сақтаңыз. Алушыларды қосып, жіберіп жатқан нәрселер туралы ойлануға уақыт болған соң ғана жіберіңіз; сіз ойыңызды өзгерте аласыз және бұл үшін жақсы болар еді.
Электрондық пошта сонымен қатар адамдарға ешқашан бетпе-бет айтпайтын нәрселерді сұраудың немесе айтудың құралы болды (неге сіз инстинктивті түрде интернетте басқа адам болып қалдыңыз?). Егер сіз біреуді жіберсеңіз кез келген нәрсе, оны қайта оқып, өздеріңнен сұраңдар, егер олар сендердің қастарыңда болса немесе бетпе-бет айтатын болсаңдар? Егер ол әсерлі тақырыпта болса, оны екі рет оқыңыз.
Қадам 5. Қысқартулар мен смайликтерді қолдануда абай болыңыз
Бұл досыңыз сияқты бейресми электрондық пошта арқылы қабылдануы мүмкін. Алайда, ресми хатта сіз біреуге «қатты күлетінін» айтудың қажеті жоқ еді, адамдар мұны орынсыз деп санайды және сіздің жеңіл екеніңізді сезуі мүмкін.
Кейбір қысқартулар, мысалы, «Айтпақшы» үшін «BTW», әдетте электрондық пошталарда қолданылады және ресми, кәсіби электрондық хаттарды қоспағанда, әдетте қабылданады
3-ші әдіс: Жаңа электрондық хаттарды жазу
Қадам 1. Алушы өрістерін дұрыс қолданыңыз
«Кімге» өрісіндегі адресаттар шара қолданады деп күтілуде, ал «СК» жазғандары әріптестері мен бастықтарды хабардар етуге арналған.
- «Кімге:» өрісінде бірнеше адамнан ACTION сұрауға абай болыңыз. Бұл бір тапсырма үшін бірнеше күш салуға әкелуі мүмкін немесе ешқандай күш жұмсамайды, себебі бұл сұранысты басқа біреу өңдейді.
- Егер сіз электрондық поштаны мекен-жайын құпия сақтағыңыз келетін адамдардың тізіміне жіберсеңіз, олардың барлығын BCC өрісіне енгізіңіз және өзіңіздің мекен-жайыңызды «to» өрісіне қойыңыз.
- Егер сіз біреуді жіптен шығарғыңыз келсе (мысалы, егер олар сізді басқа біреумен таныстырған болса, ал қазір сіз екеуіңіз егжей -тегжейлерді өңдеп жатсаңыз және кіріспе жәшігін толтырғыңыз келмесе) адамның мекенжайы «дейін» немесе CC өрісінен BCC өрісіне өтеді.
Қадам 2. Тақырып жолын пайдалы етіңіз
Жақсы тақырыптық жол оқырманды тез дайындап, электрондық поштаның мазмұны туралы пайдалы қысқаша мәлімет береді. Электрондық пошта жәшіктері жиі батып кетеді, сондықтан жақсы тақырып алушыға электрондық поштаның басымдылығын анықтауға көмектеседі. Бұл сонымен қатар электрондық поштаның оқылмай тұрып жойылуын болдырмауға көмектеседі. Тақырып сіздің алушы көретін бірінші нәрсе болғандықтан, оны қатесіз, қысқа етіп сақтаңыз және «Сәлем», «Не болды» немесе алушының аты сияқты жалпы жолдардан аулақ болыңыз (соңғысы спамға қарсы сүзгілермен бұғатталған болуы мүмкін).
Хабарлама алушыға басымдық беруден аулақ болыңыз. Әр хатты «Шұғыл!» Деп белгілеуді әдетке айналдырыңыз. немесе «Жоғары басымдылық» немесе сіздің электрондық пошталарыңыз қасқырды жылаған бала сияқты қаралатын болады, және олардың бәрі еленбейді. Сіздің электрондық поштаңыздың сұранысы кез келгенге қарағанда кезекте тұр деп күдіктенуге болады. жұмыс контексі. Алушыға сіздің хабарламаңызды қалай бірінші кезекке қою керектігін анықтауға жеткілікті мейірімді болыңыз
3-ші әдіс 2: Электрондық хаттарға жауап беру
Қадам 1. Жауаптарды кімдерге көшіргеніңізге абай болыңыз
Егер сіз хабарламаға жауап берсеңіз, содан кейін CC: бастапқы жіберуші қамтымайтын үшінші тарап болса, түпнұсқа жіберуші бұған ренжімейтініне сенімді болыңыз. Бұл ақпарат «тек сіздің көзіңізге арналған» болуы мүмкін. Бұл әсіресе егер жіберуші сіздің жұмысыңыздың жетекшісі болса, бұл өте маңызды. BCC пайдалану кезінде абай болыңыз:. Егер BCC: жауап беретін адам олардың көшірмесі соқыр екенін көрмесе де, жауап берсе, бұл кері әсер етуі мүмкін.
Қадам 2. Кімге жауап беру керектігін анықтаңыз
Сізге жіберілетін хаттар, әдетте, тек жіберушіге жауап беруді талап етеді, бірақ бірнеше адамға жіберілген хаттар үшін, сіз бәріне жауап беру үшін «Барлығына жауап беру» опциясын таңдауыңыз қажет болуы мүмкін. Ақылды болыңыз; «Барлығына жауап беруді» үнемі пайдалану мол қайтарымды жасайды және көптеген адамдардың қораптарында хабарламаларды қалдырады. Электрондық поштаны алудың салдарын қарастырыңыз, барлығына жауап беріңіз, ол жиырма адамға жетеді, содан кейін жиырма адам бәріне жауап береді; ол тез арада жүздеген мың электрондық поштаны біріктіре алады және әркім бәрін бақылауда ұстау құралы ретінде «бәріне жауап беру» дегенді басуға мәжбүр болады, өйткені оны кім оқуы керек, кім оқымайтынын ешкім білмейді.
Қадам 3. Алғыс айту үшін жауап бермес бұрын екі рет ойланыңыз
Кейбір адамдар «Рахмет» деп жазылған электрондық поштаны қаламайды. Электрондық поштаны ашуға және оны білуге болатын нәрсені оқу үшін қосымша уақыт қажет. Кейбір адамдарда «NTN» - «Рахмет қажет емес» деген жол бар.
Қадам 4. Ұзақ талқылауларды қорытындылаңыз
Талқылауды түсіну үшін жауап беттерін айналдыру тітіркендіреді. Хабарлама жолын жіберуді жалғастырудың орнына, оны оқырмандарға қысқаша қорытындылауға уақыт бөліңіз.
Қадам 5. Сіз жауап беретін ақпаратты міндетті түрде қосыңыз
Көптеген адамдар мен компаниялар күн сайын жүздеген хаттарға жауап береді. Тек «Иә» деп жазылған түсініксіз электрондық поштаны жібермеңіз. Алушы қойған сұрақты қосыңыз, сонда олар сіздің не жауап беретініңізді біледі. Алушыны тарихта бір емес, бірнеше хабарға айналдыруға жол бермеңіз.
Қадам 6. Шұғыл түрде жауап беріңіз
Егер сізге электрондық поштаға жауап бермес бұрын біраз зерттеу немесе ойлану қажет болса, немесе сіз толық жауап жазуға тым бос болсаңыз, жіберушіге электрондық поштаны алғаныңызды білдіретін қысқа жауап жіберіңіз және сіз қашан жауап бересіз деп кеңес беріңіз..
Қадам 7. Белсенді болыңыз
Электрондық поштаға жауап бергенде, сіз жауап беруі мүмкін сұрақтар мен мәселелерді болжай отырып, барлығын уақытты үнемдеуге болады. Біреу олар туралы сұрау үшін жаңа электрондық поштаны жібермес бұрын, оларды жауапта жіберіңіз.
3 -ші әдіс 3: Кейбір негізгі жасамау
Қадам 1. Жеке электрондық хаттарды жібермеңіз
Мысалы, құпиясы бар электрондық поштаны жіберуден аулақ болыңыз, әсіресе егер сіз жіберіп отырған адам сізге қаламаса. Бұлай ету алушының сізге деген сенімін жоғалтуы мүмкін, ал сіздің қарым -қатынасыңыз бұзылуы мүмкін. Сіз, әрине, бұлай болғанын қаламайсыз.
Қадам 2. Адамдар туралы қауесет таратпаңыз
Егер сіз өзіңізді азғыруды сезсеңіз, өзіңізді басқа адамның орнына қойып, егер ол сіз туралы қауесет таратса, өзіңізді қалай сезінетініңізді ойлаңыз. Мысалы, егер сіздің досыңыз риясыз және бастық ретінде танымал болса, сіздің досыңыз басқа достарыңызға сіздің бір қылықтарыңыз туралы айтса, өзіңізді қалай сезінетініңізді ойлаңыз. Сіз өте бақытты болмас едіңіз, иә?
Қадам 3. Адамдардың жеке бизнесі туралы айтудан аулақ болыңыз
Мысалы, досыңызға оның досының бұрынғы жігітімен ажырасқанын айтудан аулақ болыңыз. Электрондық пошта мүлдем жеке емес, сондықтан сіз талқылап жатқан адам электрондық поштаны көріп, сізге ашуланып, немесе ұялуы мүмкін, бұл сіздің қарым -қатынасыңызды бұзуы мүмкін.
Қадам 4. Өртенуден аулақ болыңыз
Жалын - бұл сізді ренжіту үшін желіде жіберілген қорлау, сондықтан басқа адамдарға жалын жібермеу немесе жалын соғысын бастамау маңызды. Бұл басқа адамды ашуландыруы мүмкін, және сіз бұл үшін сіздің есептік жазбаңызды тоқтата аласыз.
Қадам 5. Басқалардың жеке ақпаратын рұқсатсыз бөлісуден аулақ болыңыз
Бұл адамның жасынан бастап, өзі оқитын мектептің атына дейін болуы мүмкін. Өзіңізді басқа адамның орнына қойыңыз - егер біреу сіздің досыңызға үйіңіздің мекен -жайын берсе, сіз қалай сезінер едіңіз? Сіз өте бақытты болмас едіңіз, сондықтан біреудің жеке ақпаратын басқалармен электрондық пошта арқылы алмас бұрын рұқсат алыңыз немесе мүлде олай жасамаңыз.
Қадам 6. Ашуланған кезде электрондық хат жібермеңіз
Бұл сіздің ашуланғаныңызды көрсетеді және сіз адамды ренжітуіңізге болады. Мысалы, егер сіз жұмыс орнында біреуге ашулансаңыз және сіз ол адамға үлкен әріппен хат жазсаңыз, бұл сіз жіберген адамның ашуын тудыруы мүмкін. Бұл электрондық поштаға жауап беру кезінде де дәл осылай; егер сізге біреуге арнайы хабарлама жібергені үшін ашулансаңыз, тынышталмайынша жауап беруді тоқтатыңыз.
Электрондық хаттардың үлгісі
Конференциялық қоңырауларды еске салатын электрондық поштаның үлгісі
WikiHow және қолдау барлық үлгілерді ашыңыз.
Жаңа саясатты көрсететін электрондық пошта үлгісі
WikiHow және қолдау барлық үлгілерді ашыңыз.
Сұрақ туралы профессорға электрондық хат үлгісі
WikiHow және қолдау барлық үлгілерді ашыңыз.
Бейне - бұл қызметті пайдалану арқылы кейбір ақпарат YouTube -пен бөлісілуі мүмкін
Кеңестер
- Стандартты қаріптер оқуды жеңілдетеді. Мысалы, Arial, Cambria және Narrow. Қаріп өлшемін әдетте 15 -тен асырмаңыз. Бұл барлық астаналарда айқайлаудан гөрі шексіз жақсы.
- Егер сізге жалын жіберілсе, жалын соғысын бастамас үшін оны бірден жойыңыз.
- Есіңізде болсын, сіздің үніңізді электронды пошта арқылы естуге болмайды. Сіз электронды пошта арқылы сарказм жасауға тырыстыңыз ба, алушы оны дұрыс қабылдамады ма? Электрондық поштаның хабарламасы вербальды қарым-қатынастың нюанстарын жеткізе алмайды. Дауыс тонусын шығаруға тырысу үшін кейбір адамдар смайликтерді қолданады, бірақ сіз кәсіби емес болып көрінбеу үшін оларды сирек қолданыңыз.
Сондай -ақ, смайлик смайликті қолдану қиын хабарды жояды деп ойламаңыз.
- Электронды поштаны жеке контактілерді болдырмау құралы ретінде пайдаланудан аулақ болыңыз. «Біз сізге электронды пошта жөнелтеміз» деген сөз кез келген адамды ренжіткен сөйлем болуы мүмкін. Электрондық поштаны жіберу бетпе-бет сөйлесу немесе тіпті телефон арқылы сөйлесу идеясынан айналып өтпеуі керек. Кешірім сұрау немесе қатені жасыру сияқты ыңғайсыз жағдайды болдырмау үшін электрондық поштаны пайдаланудан бас тартыңыз.
- Электрондық поштаны сыпайы түрде аяқтаңыз. «Ізгі тілек», «Сәттілік» немесе «Көмегіңіз үшін алдын ала рахмет» сияқты мәлімдемемен жабу қатал электрондық поштаны жұмсартады және одан да жағымды жауап береді.
- Түбіртектерді іздеумен абай болыңыз. Жазбаларды жүргізу немесе алуды растау үшін түбіртек қажет болуы мүмкін кейбір жағдайлар болғанымен, көп жағдайда бұл тітіркендіреді және оқырманды сіздің электрондық поштаңызбен жұмыс істеу үшін қосымша әрекеттер жасауға мәжбүр етеді. Егер бірдеңе шұғыл болса немесе сізде алушының сіздің хабарламаңыз бар екеніне көз жеткізу керек болса, телефонды алып, орнына қолданыңыз.
- Егер сізге ыңғайсыздық тудыратын нәрсе жіберілсе, мысалы, таратылған қауесет, оны жойыңыз. Сіз бұған қатысқыңыз келмеуі керек.
Ескертулер
- Кибербуллингтен аулақ болыңыз. Бұл заңсыз және ол басқа адамдарға, әсіресе жасөспірімдерге үлкен әсер етуі мүмкін (мысалы, суицидке әкелуі мүмкін).
- Барлық қақпақтарды қолданбаңыз. Бұл қажет емес тәжірибе және сіздің алушыңызды ренжітуі мүмкін, бұл сізге жалын хатын алады. Барлық астаналар «айқайлаудың» баламасы болып саналады.
- Желілік поштаны жіберуден бас тартыңыз. Тұрақты қажетсіз хабарламаларды алғысы келетіндер өте аз болар еді. Электрондық поштаның бұл түрлері компьютерге және компьютерден тасымалданатын қауіпті және зиянды вирустарды жұқтырумен әйгілі болды. Тек сөйлесуші адресаттардан алған хабарларды ғана жіберуді мақсат етіңіз.
- Жеке электрондық пошта үшін жұмыс қолтаңбаңызды пайдаланбаңыз - бұл сізге жағымсыз болып көрінеді.
