Excel деректер кестелері үшін тамаша, бірақ оны сіздің қажеттіліктеріңізге сай етіп қалай басқаруға және реттеуге болады? Сұрыптау құралы бағандарды әр түрлі пішімдер бойынша жылдам сұрыптауға немесе бірнеше бағандар мен деректер түрлері үшін жеке реттелетін сұрыптауға мүмкіндік береді. Деректерді логикалық түрде реттеу және түсіну мен қолдануды жеңілдету үшін Сұрыптау функциясын қолданыңыз.
Қадамдар
3 -тің 1 -бөлігі: Алфавиттік немесе сандық түрде сұрыптау
Қадам 1. Деректерді таңдаңыз
Сіз сұрыптағыңыз келетін бағанды таңдау үшін шертіп немесе апара аласыз немесе оны белсенді ету үшін Excel бағдарламасына деректерді автоматты түрде таңдауға мүмкіндік беру үшін бағандағы ұяшықтардың бірін нұқуға болады.
Бағандағы барлық деректерді сұрыптау үшін дәл солай пішімдеу қажет болады (яғни мәтін, сандар, күндер)
Қадам 2. Сұрыптау түймелерін табыңыз
Оларды «Сұрыптау және сүзу» бөліміндегі Деректер қойындысында табуға болады. Жылдам сұрыптау үшін сіз «AZ ↓» және «AZ ↑» батырмаларын қолданасыз.
Қадам 3. Тиісті түймені басу арқылы бағанды сұрыптаңыз
Егер сіз сандарды сұрыптайтын болсаңыз, төменнен жоғарыға қарай («AZ ↓») немесе жоғарыдан төменге қарай («AZ ↑») сұрыптауға болады. Егер сіз мәтінді сұрыптайтын болсаңыз, өсіп келе жатқан әріптік -цифрлық тәртіпте («AZ ↓») немесе төмендеген әріптік -сандық тәртіпте («AZ ↑») сұрыптауға болады. Егер сіз күндерді немесе уақыттарды сұрыптайтын болсаңыз, бұрыннан кейінге қарай («AZ ↓») немесе кейінірек ертерекке («AZ ↑») сұрыптауға болады.
Егер сіз сұрыптайтынның жанында басқа деректер бағанасы болса, сізден бұл деректерді сұрыптауға қосқыңыз келетіні сұралады. Сұрыптау сіз таңдаған баған болып қала береді, бірақ онымен байланысты деректер бағандары сұрыпталады
Қадам 4. Сұрыпталмайтын баған ақаулықтарын жою
Егер сіз сұрыптау кезінде қателерге тап болсаңыз, ең алдымен кінәлі - бұл деректерді пішімдеу.
- Егер сіз сандарды сұрыптайтын болсаңыз, барлық ұяшықтардың мәтін емес, сан ретінде пішімделгеніне көз жеткізіңіз. Сандар кездейсоқ белгілі бір бухгалтерлік бағдарламалардан мәтін ретінде импортталуы мүмкін.
- Егер сіз мәтінді сұрыптайтын болсаңыз, қателер жетекші бос орындардан немесе нашар форматтаудан туындауы мүмкін.
- Егер сіз күндер мен уақыттарды сұрыптайтын болсаңыз, қиындықтар әдетте сіздің деректеріңізді пішімдеуден туындайды. Excel бағдарламасы күні бойынша сәтті сұрыпталуы үшін барлық деректердің күн ретінде сақталуын қамтамасыз ету қажет.
3 -тің 2 -бөлігі: Бірнеше критерийлер бойынша сұрыптау
Қадам 1. Деректерді таңдаңыз
Сізде клиенттердің аты мен олардың орналасқан қалаларының тізімі бар электрондық кесте бар делік. Сіздің өміріңізді жеңілдету үшін алдымен қала бойынша алфавит бойынша сұрыптап, содан кейін әр клиентті әр қалада алфавит бойынша сұрыптағыңыз келеді. Таңдамалы сұрыптауды жасау дәл осылай жасай алады.
Қадам 2. Сұрыптау түймешігін басыңыз
Мұны «Деректер» қойындысының «Сұрыптау және сүзу» бөлімінен табуға болады. Бірнеше критерийлермен реттелетін сұрыптауды жасауға мүмкіндік беретін Сұрыптау терезесі ашылады.
Егер сіздің бағандарда бірінші ұяшықта «Қала» және «Атау» сияқты тақырыптар болса, сұрыптау терезесінің сол жақ жоғарғы бұрышындағы «Менің деректерімде тақырыптар бар» ұяшығына белгі қойыңыз
3 -қадам. Бірінші ережені жасаңыз
Қажетті бағанды таңдау үшін «Сұрыптау» мәзірін нұқыңыз. Бұл мысалда сіз алдымен қала бойынша сұрыптаушы едіңіз, сондықтан мәзірден сәйкес бағанды таңдаңыз.
- «Сұрыптауды» «Мәндер» күйіне орнатыңыз.
- Сұрыптағыңыз келетініне қарай ретті «A -дан Z -ға» немесе «Z -дан A» -ға орнатыңыз.
Қадам 4. Екінші ережені жасаңыз
«Деңгей қосу» түймесін басыңыз. Бұл бірінші ереженің астына ереже қосады. Екінші бағанды таңдаңыз (біздің мысалдағы Атау бағанасы), содан кейін сұрыптау ретін таңдаңыз (оқуды жеңілдету үшін бірінші ережедегідей ретті таңдаңыз).
Қадам 5. OK түймесін басыңыз
Сіздің тізім сіздің ережелеріңізге сәйкес сұрыпталады. Сіз алфавит бойынша тізімделген қалаларды көруіңіз керек, содан кейін клиенттердің атаулары әр қалада алфавит бойынша сұрыпталған.
Бұл мысал қарапайым және тек екі бағанды қамтиды. Сіз сұрыптауды қалағаныңызша күрделі етіп жасай аласыз және көптеген бағандарды қоса аласыз
3 -тен 3 -ші бөлім: Ұяшық немесе қаріп түсі бойынша сұрыптау
Қадам 1. Деректерді таңдаңыз
Сіз сұрыптағыңыз келетін бағанды таңдау үшін шертіп немесе апара аласыз немесе оны белсенді ету үшін Excel бағдарламасына деректерді автоматты түрде таңдауға мүмкіндік беру үшін бағандағы ұяшықтардың бірін нұқуға болады.
Қадам 2. Сұрыптау түймешігін басыңыз
Сұрыптау түймешігін «Сұрыптау және сүзу» бөліміндегі Деректер қойындысында табуға болады. Бұл Сұрыптау терезесін ашады. Егер сізде сұрыпталатын мәліметтердің жанында басқа деректер бағанасы болса, сізден бұл деректерді сұрыптауға қосқыңыз келетіні сұралады.
Қадам 3. «Сұрыптау» мәзірінде «Ұяшық түсі» немесе «Қаріп түсі» таңдаңыз
Бұл сұрыпталатын бірінші түсті таңдауға мүмкіндік береді.
Қадам 4. Алдымен қай түсті сұрыптағыңыз келетінін таңдаңыз
«Тапсырыс» бағанында сұрыптауға қай түсті бірінші немесе соңғы қоюды таңдау үшін ашылмалы мәзірді пайдалануға болады. Сіз тек бағанда бар түстерді таңдай аласыз.
Түстерді сұрыптаудың әдепкі реті жоқ. Тапсырысты өзіңіз анықтауыңыз керек
Қадам 5. Басқа түс қосыңыз
Сіз сұрыптаған бағандағы әр түс үшін басқа ережені қосуыңыз қажет. Сұрыптауға басқа ереже қосу үшін «Деңгейді қосу» түймесін басыңыз. Сұрыптағыңыз келетін келесі түсті, содан кейін сұрыпталатын ретті таңдаңыз.
Әр ереже үшін әр тапсырыстың бірдей екеніне көз жеткізіңіз. Мысалы, егер сіз жоғарыдан төменге қарай сұрыптайтын болсаңыз, әр ереженің «Тапсырыс» бөлімінде «Жоғарыда» жазылатынын тексеріңіз
Қадам 6. OK түймешігін басыңыз
Әр ереже бір -бірлеп қолданылады және баған сіз анықтаған түстер бойынша сұрыпталады.
Кеңестер
- Мәліметтерді әр түрлі сұрыптауға тырысыңыз; бұл жаңа көзқарастар ақпараттың әр түрлі аспектілерін жарықтандыруы мүмкін.
- Егер сіздің электрондық кестеде сұрыптау қажет ақпараттың астында жиынтықтар, орташа есептер немесе басқа да қысқаша ақпарат болса, оларды да сұрыптамау үшін абай болыңыз.
