Егер сізге Word бағдарламасынан Excel бағдарламасына мәліметтер тізімін немесе кестесін жылжыту қажет болса, әрбір жеке ақпаратты электронды кестенің жеке ұяшығына көшіріп, қоюдың қажеті жоқ. Алдымен Word құжатын дұрыс пішімдеу арқылы сіз бірнеше құжатты басу арқылы бүкіл құжатты Excel бағдарламасына оңай импорттай аласыз.
Қадамдар
2 әдіс 1: тізімді түрлендіру
Қадам 1. Құжат қалай түрлендірілетінін түсініңіз
Құжатты Excel -ге импорттағанда, Excel электрондық кестесіндегі әрбір ұяшыққа қандай деректер кіретінін анықтау үшін белгілі таңбалар қолданылады. Импорттау алдында бірнеше пішімдеу қадамдарын орындау арқылы сіз соңғы электрондық кестенің қалай пайда болатынын басқара аласыз және қолмен пішімдеу көлемін азайта аласыз. Бұл әсіресе Word бағдарламасынан Excel бағдарламасына үлкен тізімді импорттаған кезде пайдалы.
Бұл әдіс сізде әрқайсысы бірдей форматталған бірнеше жазбалардың тізімі болған кезде жақсы жұмыс істейді (мекенжайлар тізімі, телефон нөмірлері, электрондық пошта мекенжайлары және т.б.)
Қадам 2. Құжатты пішімдеу кез келген қателіктерге сканерлеңіз
Түрлендіру процесін бастамас бұрын, әр жазбаның дәл осылай пішімделгеніне көз жеткізгіңіз келеді. Бұл пунктуациялық қателерді түзетуді немесе қалғандарына сәйкес келмейтін жазбаларды қайта ұйымдастыруды білдіреді. Бұл деректердің дұрыс берілуін қамтамасыз етеді.
Қадам 3. Word құжатында пішімдеу таңбаларын көрсетіңіз
Әдетте жасырын пішімдеу таңбаларын көрсету жазбаларды бөлудің ең жақсы әдісін анықтауға көмектеседі. Сіз оларды «Басты бет» қойындысындағы «Абзац белгілерін көрсету / жасыру» батырмасын басу немесе Ctrl+⇧ Shift+* пернелерін басу арқылы көрсете аласыз.
Көптеген тізімдерде әр жолдың соңында бір абзац белгісі болады, немесе жолдың соңында біреуі және жазбалар арасындағы бос жолда біреуі болады. Сіз ұяшықтарды ажырату үшін Excel қолданатын таңбаларды енгізу үшін белгілерді қолданасыз
Қадам 4. Қосымша кеңістіктен құтылу үшін әр жазба арасындағы абзац белгілерін ауыстырыңыз
Жолдар жолдарды анықтау үшін Excel жазбалар арасындағы бос орынды пайдаланады, бірақ пішімдеу процесіне көмектесу үшін оны әзірге жою керек. Уайымдамаңыз, сіз оны сәл кейін қосасыз. Бұл жазбаның соңында бір абзац белгісі және жазбалар арасындағы бос орын болғанда (екеуі қатарынан) жақсы жұмыс істейді.
- Табу және ауыстыру терезесін ашу үшін Ctrl+H пернелер тіркесімін басыңыз.
- Табу өрісіне ^p ^p теріңіз. Бұл қатардағы екі абзац белгісі үшін код. Егер әр жазба бір жол болса және олардың арасында бос жолдар болмаса, оның орнына бір ^p пайдаланыңыз.
- Ауыстыру өрісіне шектеу таңбасын енгізіңіз. Құжаттың кез келген жерінде пайда болатын таңба емес екеніне көз жеткізіңіз, мысалы ~.
- Барлығын ауыстыру түймешігін басыңыз. Сіз жазбалар бір -бірімен біріктірілуі мүмкін екенін байқайсыз, бірақ бұл шектеу белгісі дұрыс жерде (әр жазбаның арасында) болса, бұл қазір алаңдаушылық туғызбайды.
Қадам 5. Әр жазбаны бөлек өрістерге бөліңіз
Енді жазбалар келесі жолдарда пайда болатындай бөлінгендіктен, сіз әр өрісте қандай деректер пайда болатынын анықтағыңыз келеді. Мысалы, егер әрбір жазба бірінші жолдағы атау, екінші жолда көше адресі, үшінші жолда мемлекет пен пошталық индекс болса, сіз
- Табу және ауыстыру терезесін ашу үшін Ctrl+H пернелер тіркесімін басыңыз.
- Табу өрісіндегі ^p белгілерінің бірін алып тастаңыз.
- Ауыстыру өрісіндегі таңбаны үтірге өзгертіңіз,.
- Барлығын ауыстыру түймешігін басыңыз. Бұл қалған абзац белгілерін үтір бөлгішпен алмастырады, ол әр жолды өріске бөледі.
Қадам 6. Пішімдеу процесін аяқтау үшін шектеу таңбасын ауыстырыңыз
Жоғарыда табу және ауыстыру бойынша екі қадамды орындағаннан кейін сіздің тізім енді тізімге ұқсамайды. Бәрі бір сызықта болады, әр деректер арасында үтір болады. Бұл табудың және ауыстырудың соңғы қадамы өрістерді анықтайтын үтірлерді сақтай отырып, сіздің деректеріңізді тізімге қайтарады.
- Табу және ауыстыру терезесін ашу үшін Ctrl+H пернелер тіркесімін басыңыз.
- Іздеу өрісіне ~ (немесе таңдалған таңбаны) енгізіңіз.
- Replace өрісіне ^p енгізіңіз.
- Барлығын ауыстыру түймешігін басыңыз. Бұл сіздің жазбаларыңызды үтірмен бөлінген жеке топтарға бөледі.
Қадам 7. Файлды қарапайым мәтіндік файл ретінде сақтаңыз
Енді пішімдеу аяқталғаннан кейін құжатты мәтіндік файл ретінде сақтауға болады. Бұл Excel -ге сіздің деректеріңізді дұрыс өрістерге өту үшін оқуға және талдауға мүмкіндік береді.
- Файл қойындысын нұқыңыз және «Басқаша сақтауды» таңдаңыз.
- «Түр ретінде сақтау» ашылмалы мәзірін нұқыңыз және «Қарапайым мәтінді» таңдаңыз.
- Файлды қалағаныңызша атаңыз және Сақтау түймешігін басыңыз.
- Файлды түрлендіру терезесі пайда болса, ОК батырмасын шертіңіз.
Қадам 8. Файлды Excel бағдарламасында ашыңыз
Енді сіз файлды қарапайым мәтінге сақтадыңыз, оны Excel бағдарламасында ашуға болады.
- Файл қойындысын нұқыңыз және Ашу пәрменін таңдаңыз.
- «Барлық Excel файлдары» ашылмалы мәзірін нұқыңыз және «Мәтіндік файлдарды» таңдаңыз.
- Мәтінді импорттау шебері терезесінде Келесі> түймесін басыңыз.
- Бөлгіштер тізімінен «Үтірді» таңдаңыз. Жазбалардың қалай бөлінетінін төмендегі алдын ала қарауда көруге болады. Келесі> түймесін басыңыз.
- Әр баған үшін деректер пішімін таңдап, Аяқтау түймешігін басыңыз.
2 -ші әдіс 2: Кестені түрлендіру
Қадам 1. Мәліметтеріңізбен Word бағдарламасында кесте құрыңыз
Егер сізде Word бағдарламасында мәліметтер тізімі болса, оны Word бағдарламасындағы кесте форматына түрлендіріп, сол кестені Excel бағдарламасына жылдам көшіруге болады. Егер сіздің деректер кесте форматында болса, келесі қадамға өтіңіз.
- Кестеге айналдырғыңыз келетін барлық мәтінді таңдаңыз.
- Кірістіру қойындысын нұқыңыз, содан кейін Кесте түймесін басыңыз.
- «Мәтінді кестеге түрлендіру» таңдаңыз.
- «Бағаналар саны» өрісіне бір жазбадағы жолдар санын енгізіңіз. Егер сізде әр жазбаның арасында бос жол болса, жалпыға біреуін қосыңыз.
- OK түймесін басыңыз.
Қадам 2. Кестенің пішімделуін тексеріңіз
Word сіздің параметрлеріңізге сәйкес кесте жасайды. Барлығы болуы керек екеніне көз жеткізу үшін оны екі рет тексеріңіз.
Қадам 3. Кестенің сол жақ жоғарғы бұрышында пайда болатын кішкентай «+» түймесін басыңыз
Бұл тышқанды үстелдің үстіне апарғанда пайда болады. Мұны басу арқылы кестедегі барлық мәліметтер таңдалады.
Қадам 4. түймесін басыңыз
Ctrl+C деректерді көшіру үшін.
Сондай -ақ, Басты қойындысындағы «Көшіру» түймесін басуға болады.
5 -қадам. Excel бағдарламасын ашыңыз
Деректер көшірілгеннен кейін Excel бағдарламасын ашуға болады. Егер сіз деректерді бар электрондық кестеге енгізгіңіз келсе, оны жүктеңіз. Курсорды кестенің сол жақ жоғарғы ұяшығының пайда болуын қалайтын ұяшыққа қойыңыз.
Қадам 6. түймесін басыңыз
Ctrl+V деректерді қою үшін.
Word кестесіндегі жеке ұяшықтар Excel электрондық кестесінің бөлек ұяшықтарына орналастырылады.
Қадам 7. Қалған бағандарды бөліңіз
Импортталатын деректердің түріне байланысты сізге қосымша пішімдеу қажет болуы мүмкін. Мысалы, егер сіз адрестерді қалаға импорттайтын болсаңыз, штат аббревиатурасы мен пошталық индекс бір ұяшықта болуы мүмкін. Excel бағдарламасында оларды автоматты түрде бөлуге болады.
- Бүкіл бағанды таңдау үшін бөлгіңіз келетін бағанның баған тақырыбын нұқыңыз.
- «Деректер» қойындысын таңдап, «Бағандарға мәтін» түймесін басыңыз.
- Келесі> түймесін басыңыз, содан кейін бөлгіштер өрісіндегі «Үтірді» таңдаңыз. Егер сіз жоғарыда келтірілген мысалды қолдансаңыз, бұл қаланы мемлекеттік аббревиатурадан және пошталық индексінен ажыратады.
- Өзгерістерді сақтау үшін Аяқтау түймешігін басыңыз.
- Бөлу үшін әлі үтір қажет бағанды таңдаңыз және процесті қайталаңыз, бөлгіш ретінде «Үтір» орнына «Бос орын» таңдаңыз. Бұл мемлекеттік қысқартуды пошта индексінен ажыратады.
