Бұл wikiHow сізге шот -фактураны құру үшін Microsoft Word бағдарламасын қолдануды үйретеді. Шот -фактура - бұл сіздің клиенттеріңізге есеп айырысу үшін пайдалануға болатын сатылған өнімдердің немесе көрсетілген қызметтердің бөлшектелген тізімі. Жұмысты бастаудың ең қарапайым тәсілі - Microsoft корпорациясының шот -фактураның тегін шаблондарының бірін пайдалану, бірақ сіз оны бос құжаттан жасай аласыз.
Қадамдар
2 әдісі 1: Тегін үлгіні жүктеу
Қадам 1. Windows немесе macOS үшін Microsoft Word ашыңыз
Сіз оны Бастау мәзірінен таба аласыз Microsoft Office компьютерде және Қолданбалар Mac қалтасы.
- Алдын ала дайындалған шаблоннан шот-фактураны тез және оңай құрастыру үшін осы әдісті қолданыңыз. Үлгілер сізге нені қосу керектігін білуден қиындықтарды құтқарады, бірақ сіздің қажеттіліктеріңізге сәйкес реттелуі мүмкін.
- Сондай -ақ, Word үлгілерін Microsoft Office үлгі сайтынан жүктеуге болады. Үлгілерді басқа веб -сайттардан жүктемеген дұрыс, себебі кейбіреулерінде вирустар болуы мүмкін.
Қадам 2. Үлгіні іздеу жолағын тауып, Жаңа таңдаңыз
Word бағдарламасын ашу «Жаңа» экранды автоматты түрде көрсетуі керек-бұл экран жоғарғы жағында «Жаңа» деп жазылады және ішінде «Онлайн шаблондарды іздеу» мәтіні бар іздеу жолағы көрсетіледі. Егер сіз бұл іздеу жолағын көрмесеңіз, түймесін басыңыз Файл сол жақ жоғарғы мәзірді таңдаңыз, содан кейін таңдаңыз Жаңа оны тәрбиелеу үшін.
Қадам 3. Іздеу жолағына шот -фактураны енгізіп, ↵ Enter пернесін басыңыз
Сәйкес нәтижелердің тізімі пайда болады.
Қадам 4. Алдын ала қарауды көру үшін шот -фактураны басыңыз
Шот -фактураның қысқаша сипаттамасымен бірге үлкенірек нұсқасы пайда болады.
- Егер сіз үлгіні пайдаланбауды шешсеңіз, түймесін басыңыз X тізімге қайту үшін терезенің жоғарғы жағында.
- Кейбір жақсы, қарапайым нұсқалар Шот -фактура (уақытсыз) және жаңа ғана шақырылған Шот -фактура.
Қадам 5. Үлгіні пайдалану үшін Жасау түймешігін басыңыз
Бұл үлгінің алдын ала қарау терезесінде. Бұл үлгіні жүктейді және автоматты түрде ашылады.
6-қадам. Алдын ала толтырылған ақпаратты өзіңізбен алмастырыңыз
Әдетте әр өрісте шот -фактураны толтыруға көмектесетін мәтін бар. Мәліметтерден бұрын тышқанды шертуге болады, what's Backspace немесе Delete батырмасын басып, ондағы нәрседен құтылуға болады және жеке ақпаратты енгізуге болады.
Бос орындарды толтырудан басқа, шот -фактураға логотип, қосымша өріс немесе арнайы сызықтар мен түстер сияқты қосымша мәліметтерді қосуға болады
Қадам 7. Толтырылған шот -фактураны сақтаңыз
Ол үшін түймесін басыңыз Файл мәзірін таңдаңыз Басқаша сақтау, содан кейін файлды компьютердегі қажетті орынға сақтаңыз. Шот -фактураны жасағаннан кейін оны клиенттерге басып шығаруға немесе электрондық поштаға жіберуге болады.
2 -ші әдіс 2: Скретчтен шот -фактураны құру
Қадам 1. Windows немесе macOS үшін Microsoft Word ашыңыз
Сіз оны Бастау мәзірінен таба аласыз Microsoft Office компьютерде және Қолданбалар Mac қалтасы.
- Егер сіз шот -фактураны нөлден бастап жасағыңыз келсе, осы әдісті қолданыңыз. Бұл әдіс Word мүмкіндіктерін, соның ішінде тақырыптар мен кестелерді құруды жақсы меңгергендер үшін жақсы.
- Өзіңіздің жеке шаблонды жасамас бұрын, кіріспес бұрын онлайн -шот -фактураның бірнеше мысалын қараңыз. Егер сіздің шот -фактураңыз сіздің бизнесіңізге тән болса, нақты мысалдар үшін сіздің бизнесіңіздің түрін және «шот -фактураның үлгісі» сөздерін іздеп көріңіз (мысалы, дәрігердің шот -фактурасының үлгісі, штаттан тыс жазушының шот -фактурасының үлгісі).
Қадам 2. «Жаңа» экрандағы бос құжатты басыңыз
Егер сіз «Жаңа» экранын көрмесеңіз, түймесін басыңыз Файл мәзірін таңдап, таңдаңыз Жаңа қазір
Қадам 3. Шот -фактура тақырыбын жасаңыз
Компанияның аты, байланыс ақпараты және «Шот -фактура» сөзі бар тақырып құжаттың жоғарғы жағына жақын жерде пайда болуы керек. Сіз бұл ақпаратты қалағаныңызша безендіре және стильдей аласыз, бірақ оны қарапайым және басқа іскерлік материалдармен үйлесімді сақтауға тырысыңыз.
4 -қадам. Шот -фактураның күндерін көрсету
Шығарылу мерзімі мен мерзімі (егер бар болса) құжаттың жоғарғы жағының жанында, «Шот -фактура» сөзіне өте жақын болуы керек.
Бүгінгі күнді жылдам енгізу үшін түймесін басыңыз INSERT Word бағдарламасының жоғарғы жағындағы қойындысын нұқыңыз Күн мен уақыт, содан кейін күн пішімін таңдаңыз. «Автоматты түрде жаңарту» жолағынан құсбелгіні алып тастаңыз, сондықтан біреу файлды ашқан сайын күн өзгермейді.
Қадам 5. Шот -фактураны нөмірлеңіз
Әрбір шот -фактурада сіздің жазбаларыңыз үшін бірегей нөмір (ретпен) болуы керек. Кезектілік жаһандық болуы мүмкін (барлық клиенттер үшін) немесе бір клиент үшін. Қаласаңыз, оны тақырыпқа қосуға болады, бірақ оны кез келген жерде орналастыруға болады.
Егер әрбір клиенттің шот -фактураны нөмірлеудің жеке реттілігі болса, сіз клиенттің атын нөмірдің құрамына қосқыңыз келуі мүмкін (мысалы, егер wikiHow клиент болса, wikiHow1, wikiHow2)
Қадам 6. Клиенттің мекенжайын немесе байланыс ақпаратын қосыңыз
Мұны «кімге» (немесе ұқсас нәрсеге) сөзімен бастаңыз, бұл кімнің айыпталатынын анық көрсетеді.
Сіз шот -фактураны компаниядағы белгілі бір адамға немесе кредиторлық есеп бөліміне жіберуді қалауыңыз мүмкін
Қадам 7. Сатылған өнімдердің немесе көрсетілген қызметтердің бөлшектелген тізімін жасаңыз
Мұны істеудің ең жақсы жолы - бірнеше жолдар мен бағандары бар кесте құру. Кестелермен жұмыс істеуді бастау үшін Microsoft Word -та қарапайым кестені қалай жасау керектігін қараңыз.
Сатып алынатын тауардың саны, бірлік/қызмет атауы немесе сипаттамасы, бірлік бағасы/мөлшерлемесі және жалпы баға бойынша бағандар жасаңыз. Клиент төлемдерді түсінуі үшін осы бағандарды тақырыптармен белгілеуді ұмытпаңыз
Қадам 8. Төлемнің жалпы сомасын көрсетіңіз
Бұл бөлшектелген төлемдер тізімінің астында орналасуы керек, жақсырақ қаратылған түрінде, сондықтан оны көру оңай.
- Егер сіз сату салығын алсаңыз, онда сіз салық сомасының сол жағындағы пайызбен салықты көрсете отырып, бөлшектелген алымдардың қосалқы жиынтығын көрсетуіңіз керек, содан кейін түзетілген сома төменде көрсетілген.
- Дәл екеніне көз жеткізу үшін математиканы екі рет тексеріңіз.
Қадам 9. Төлем шарттарын қосыңыз
Төлем шарттарын шот туралы ақпараттың үстінде немесе астында көрсетуге болады. Төлемнің жалпы шарттары «Алу мерзімі бойынша», «14 күн ішінде», «30 күн ішінде төлеу» немесе «60 күн ішінде төлеу».
Сіз сондай-ақ төлем әдістерін, жалпы ақпаратты немесе клиентке сіздің қызметтерді пайдаланғаны үшін алғысын қамтитын жазбаны қосқыңыз келуі мүмкін
Қадам 10. Толтырылған шот -фактураны сақтаңыз
Ол үшін түймесін басыңыз Файл мәзірін таңдаңыз Басқаша сақтау, содан кейін файлды компьютердегі қажетті орынға сақтаңыз. Шот -фактураны жасағаннан кейін оны клиенттерге басып шығаруға немесе электрондық поштаға жіберуге болады.
Кеңестер
- Шот -фактуралық құжатты сақтағаннан кейін, оны жаңа шот -фактураны жасау кезінде «Бар болудан жаңасы» опциясын қолдана отырып, басқа шот -фактураларды құру үлгісі ретінде пайдалануға болады. Құжатты болашақта шаблонды пайдалану үшін.dot немесе.dotx үлгісі ретінде сақтауға болады.
- Есепшот пен жалпы ақпаратты көрсетудің тағы бір тәсілі - оны Microsoft Excel жұмыс кітабына орнату, содан кейін сілтемені Word шот -фактурасына қою. Электрондық кестені жаңартқан кезде, енгізілген кестені тінтуірдің оң жақ түймесімен басып, өзгерістерді көру үшін «Сілтемені жаңарту» таңдаңыз.
