Электрондық поштаның басқа байланыс түрлері сияқты өзіндік этикеті мен әлеуметтік хаттамалары бар. Егер сізге жұмыста немесе мектепте немесе жазбаша қолжазбада кері байланыс сұрайтын электрондық поштаны жазу қажет болса, оны мүмкіндігінше тиімді ету үшін электрондық поштаны жасау кезінде фразаны, уақытты және құрылымды ескеру қажет. Электрондық поштаңызда сыпайы, ұқыпты және нақты болу сізге қажетті кері байланысты алуға көмектеседі.
Қадамдар
4 -ші әдіс 1: Жұмыста кері байланыс сұрау
Қадам 1. Сіздің жұмысыңызға түсініктеме беруге білікті адамға хабарласыңыз
Көбінесе бұл сіздің үстіңіздегі менеджер болады. Қалай болғанда да, сіз олардан немесе үлкенірек әріптесіңізден немесе әріптесіңізден бастауыңыз керек. Олар сізге көмектесуге және сізге қажетті кері байланыс беруге тәжірибеге ие болады.
Қадам 2. Электрондық поштада сыпайы және кішіпейіл болыңыз
Сіз өзіңіздің кеңсеңіздегі электрондық поштаның нормаларын ұстануыңыз керек. Кішіпейілділік кері байланыс сұрауда өте қажет, бірақ сіздің бастығыңыз немесе менеджеріңіз сіздің жұмысыңыз туралы ештеңе білмейді деп ойлайтындай кішіпейіл болмаңыз. Сұрақтарды жоба немесе тапсырма бойынша жетістіктеріңізді көрсететіндей етіп құрастырыңыз. Бұл бастыққа сіздің пікіріңізді күтіп отырғаныңызды білуге мүмкіндік береді. Сонымен қатар келесі кеңестерді есте сақтаңыз.
- Сіз айта аласыз: «Мен ертеңгі презентацияда жұмыс істеп жүрдім, мен форматты ұстадым-мен компания стандартына сай екенімді білмеймін. Мен презентацияны тіркедім. Сізде формат бойынша ұсыныстар бар ма? Бұған көмектескеніңіз үшін рахмет ».
- Электрондық пошта арқылы оларға алғыс айтуды ұмытпаңыз.
Қадам 3. Кері байланыс сұрауында нақты болыңыз
Бұл сіздің жұмысыңызда сізге көмектесе алмайтын тым кең кері байланысты болдырмауға көмектеседі. Қажет болмаса, иә немесе жоқ сұрақтарынан аулақ болыңыз. Оның орнына жобаның жұмыс қажет бөліктеріне назар аударыңыз. Сіздің жұмысыңызға қатысты барлық мүмкін сұрақтармен бастығыңызды немесе әріптесіңізді бомбаламауға тырысыңыз.
- Сіз айта аласыз, мысалы: «Мен Истман файлын қалай жалғастыруға болатынын білмедім. Клиент менің электронды хаттарыма жауап бермеді, және бұл бірінші кезектегі тапсырма болғандықтан, мен сізге не істеу керектігін білу үшін электронды поштаны жіберген дұрыс деп ойладым ».
- Егер сіз шолу немесе есеп түріндегі жалпы пікірді іздесеңіз, арнайы сұраңыз. Сыпайы, қысқа және нақты болу сізге көмектеседі. Мысалы, сіз өзіңіздің тиімділігіңіз немесе шығармашылығыңыз туралы есеп сұрай аласыз. Егер сізге есеп берушілерден кері байланыс сұрайтын болсаңыз, сізге анонимді сауалнама жүргізу қажет болуы мүмкін.
ЭКСПЕРТТІК КЕҢЕС
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Алисон Гарридо, PCC
жұмыс орнының жаттықтырушысы
Жалпы пікір сұраған кезде KISS әдісін қолданып көріңіз.
KISS моделі - адамдарға сізге дұрыс, әсерлі кері байланыс беруге көмектесудің тамаша әдісі. Адамнан сұраңыз,"
ұстау? Мен не істеуім керек жақсарту? Мен не істеуім керек бастау? Ал мен не істеуім керек Тоқта?"
Қадам 4. Олар жауап бергеннен кейін алғыс хат жіберіңіз
Егер кері байланыс сізге көп жақсартуды қажет етсе немесе сіздің жұмысыңыз сәйкес келмесе, оны қалай түзетуге болатыны туралы қысқаша мәлімдеме енгізіңіз. Дереу жауап бермес бұрын эмоцияларды өңдеуге уақыт беріңіз.
Ең көбі 1-2 күн ішінде жауап беріңіз
4 әдіс 2: Мектепте кері байланыс сұрау
Қадам 1. Өзіңізді анықтаңыз
Сіздің мұғалімде жүздеген студенттер болуы мүмкін, әсіресе егер олар колледж профессоры болса. Сізге атыңызды (бірінші және соңғы), сыныпты және бөлімді енгізу қажет болады. Егер сіз әлі орта мектепте оқитын болсаңыз, бұл сіздің кезеңіңізді немесе уақыт аралығын білдіруі мүмкін. Осылайша сіз мұғалімнің уақытын босқа кетірмейсіз, ол сіздің кім екеніңізді анықтауға мүмкіндік береді, және олар сізге кері байланысқа көбірек уақыт бөледі.
Қадам 2. Ресми түрде сақтаңыз
Кейде мұғалімдер электрондық поштаны жібергенде оқушылар онымен күреседі. Сіз «Сәлем доктор Смит» немесе «Құрметті ханым Тернер» деп айта аласыз. Егер сіздің мұғалім сізге электронды пошта арқылы хат жазса, олармен салыстырғанда ресми болмаңыз. Кәсіби реңкті сақтаңыз. Оның орнына: «Эй, менің қағазым туралы не ойлайсың? Бұл ең керемет емес », - дейді,« мен тапсырманы түсінетініме сенімді емеспін. Менде қағазға қатысты нақты сұрақтар болды. »
Қадам 3. Қысқаша жазыңыз
Егер сұрақтарға контекст қажет болмаса, сұрақтарыңыздың барлық контекстін түсіндіруге алаңдамаңыз. Мысалы, егер сіз ықтимал кеңейту туралы кері байланыс сұрасаңыз, сіздің мұғалімге контекст қажет болуы мүмкін, бірақ егер сіз жай ғана тапсырма туралы сұрақ қойғыңыз келсе, итіңіздің сізді қалай кешіктіріп жібергені туралы әңгіме айтпаңыз және неге сіз қазір электрондық пошта жіберіп жатырсыз (егер тапсырма уақытына өте жақын болмаса) немесе тапсырмаға қатысы жоқ басқа нәрсе.
4 -қадам. Емтиханға дейін немесе белгіленген күнге дейін кері байланыс сұрауды күтпеңіз
Сіздің мұғалім сізге белгіленген уақытқа дейін кері байланыс беруі мүмкін емес, олар сізден кері байланыс сұрау үшін соңғы минутқа дейін күткеніңізге ашулануы мүмкін. Егер сізге соңғы минуттық сұрақтарды жіберу қажет болса, қысқаша, нақты және кешірім сұраңыз. Бұл мұғалімнің электрондық поштаны уақытында көретінін ескере отырып, жауап беру мүмкіндігін арттырады.
Қадам 5. Мұғалім сұраған файл пішімдерін қолданыңыз
Көбінесе мұғалім сізге оқу бағдарламасында тапсырмалар немесе электрондық пошта арқылы қандай файл пішімдерін қабылдайтынын айтады. Мысалы, егер сіздің мұғалім.doc файлын көрсетсе,.pdf немесе.pages файлын жібермеңіз. Егер сенімді болмасаңыз,.rtf немесе.pdf файлын жіберуге немесе жай сұрауға болады.
Қадам 6. Сіз бұрын тапсырылған қағазға немесе емтиханға кері байланыс сұраңыз
Профессорға электронды поштаны жіберіп, сыпайы болу керек. Егер профессордың жұмыс уақыты болса, сіз оларға баруға немесе кездесуді тағайындауға болады. Сіз айта аласыз: «Құрметті профессор Смит, мен емтиханды мен күткендей жақсы өткізе алмадым. Сіз маған келесі емтиханды жақсы өткізу үшін жіберген қателіктерімді жоюға көмектесе аласыз ба?» Сіздің профессорыңыз әдетте мұндай сұрауға оң жауап беруі керек.
3 -ші әдіс 4: Қолжазба бойынша кері байланыс сұрау
Қадам 1. Алдымен өзіңіз білетін адамға электрондық хат жіберіңіз
Егер сіз мұқият пікір алғыңыз келсе, оған ең жақсы адам - сіз білетін адам, жақсырақ досыңыз немесе әріптесіңіз. Сіз білетін адамға кері байланыс үшін электрондық пошта жібергенде, сіз оған әдеттегідей электрондық пошта жіберіңіз. Егер сіз әдетте оларға қоңырау шалатын болсаңыз, онда сіз мұны істеуіңіз керек шығар. Қолжазбаны бірінші электрондық поштаға жібермеңіз, егер олар «иә» деп жауап беруі мүмкін екенін білмесеңіз (қолжазбаны оқыған адам немесе сіздің оқуды ұсынған адам).
Сіз электрондық пошта жіберетін адамның досы немесе әріптесі екеніне байланысты қысқаша сипаттаманы немесе рефератты қоса аласыз
Қадам 2. Сарапшыға электрондық хат жіберіңіз
Егер сізге шынымен де сарапшылардың кеңесі қажет болса, өзіңіз білетін маманға электрондық хат жіберіңіз және сіздің жобаңызды түсіндіріңіз, неге сізге кері байланыс қажет. Асықпаңыз, керісінше оларға назар аударғандары үшін рақмет айтыңыз және «егер сіз маған кері байланыс беруге уақытыңыз болмаса, мен түсінемін» деп айтыңыз. Сіз тіпті егер олар білмесе, сізге көмектесетін уақыт пен тәжірибесі бар біреуді біле ме деп сұрағыңыз келуі мүмкін.
Қадам 3. Қолжазбаны біреуге салқын түрде жібермеңіз
Бұл жауапсыз қалуы мүмкін, егер сіз оларға көмек үшін төлейтіндігіңізді нақты айтпасаңыз. Егер олар әйгілі автор болса, олар мұндай электрондық хаттарға жауап бермеуі екіталай, өйткені олар осындай хаттарды алады. Оның орнына алдымен достарыңыздан, әріптестеріңізден, профессорлардан және т.б. сұраңыз. Олар сізге көмектесе алады және сізге көмектескісі келеді.
Қадам 4. Олардың пікірлерінен не алғыңыз келетіні туралы нақты болыңыз
Егер сіз тек оң пікір алғыңыз келсе, оларға айтыңыз. Оларға кері байланыс туралы, жергілікті немесе жаһандық кері байланыс туралы егжей -тегжейлі айтқаныңызды және эстетикалық, грамматикалық немесе құрылымдық кері байланысты қалайсыз ба, соны айтыңыз. Бұл сіздің оқырманға олардан не қалайтыныңызды білуге көмектеседі.
- Позитивті кері байланыс конструктивті болмауы керек. Егер олар не ұнататынын ұнататынын түсіндірсе, сіз өз қолжазбаңыз туралы көп нәрсені біле аласыз.
- Егер сіз теріс кері байланыс алсаңыз, жауап беруге уақыт беріңіз. Егер олар сіздің досыңыз болса, олар сізге көмектескісі келеді. Егер олар профессор болса, сіз қаншалықты ашулансаңыз да, ренжісеңіз де, сіз бұлай жауап бермеуіңіз керек. Оның орнына, оларға көмек үшін алғыс айтып, әрі қарай жүріңіз. Біраз уақыттан кейін кері байланыс пайдалы болғанын білуге болады, тіпті егер ол жеткізілу әдісі болмаса да.
Қадам 5. Оқырманға жауап беруге уақыт беріңіз
Егер сіз жаңа қолжазба туралы егжей -тегжейлі пікір сұрасаңыз, бір күн немесе тіпті бір апта ішінде кері байланыс күтпеңіз. Бұл ұзындықтағы қолжазбаны өңдеу үшін уақыт қажет. Егер сізде жұмыс жасайтын уақыт болса, бұл туралы оқырманға хабарлаңыз. Сондай -ақ, сіз оларды белгілі бір күнге дейін өңдеуге болатынын сұрай аласыз. Есіңізде болсын, олардың жеке өмірі мен міндеттері бар.
Қадам 6. Көмектері үшін оларға рахмет
Егер бұл дос болса, сіз оларға қорап шоколад сияқты сыйлық сатып алғыңыз келуі мүмкін немесе уақытында жақсылықты қайтарғыңыз келуі мүмкін. Егер бұл профессор болса, сіз олардың жұмысы мен уақытын бағалайтындығыңызды білдіру үшін алғыс хат жазғыңыз келуі мүмкін. Оқырманға алғыс айтуды ұмытып кету оларды қолданылған және/немесе бағаланбаған күйде қалдыруы мүмкін және болашақта сізге көмектесу мүмкіндігін азайтады.
4 -ші әдіс 4: Клиенттерден кері байланыс сұрау
Қадам 1. Тым көп сұрақ қоймаңыз
Клиенттер ондағы барлық дерлік сауалнамаларға толы. Егер сіз тұтынушы сіздің электрондық поштаны оқыған кезде автоматты түрде жоятынына сенімді болғыңыз келсе, оны көптеген сұрақтармен толтырыңыз. Егер сіз тұтынушыны қызықтырғыңыз келсе, бір немесе екі сұрақ қойыңыз және оны қалдырыңыз.
Қадам 2. Ашық сұрақтар қойыңыз
Иә/Жоқ сұрақтарын қолданудың орнына толық жауап беретін сұрақ қойыңыз. «Бізді досыңызға ұсынар ма едіңіз?» Деген сұрақтың орнына «Бізді досқа қалай сипаттайтын едіңіз?» Деп сұраңыз. Мұндай сұрақтар жауаптарда қарапайым иә/жоқ сұраққа қарағанда көбірек ақпарат береді.
3 -қадам. Клиентке сізге тез жауап беретінін хабарлаңыз
Бұл клиентке олардың пікірі оқылатын немесе қаралмайтын үлкен кіріс жәшігіне келмейтін сияқты сезінеді. Егер сіз жауап береріңізді білсе, сіз одан да ашық пікір аласыз.
Сіз жауап бергенде, ашық және кәсіби болыңыз. Қазіргі вирустық интернет -мәдениетте, егер сіз кәсіпқойлық пен шынайылықтан басқа нәрсемен жауап берсеңіз, бір сәтте компанияның беделін түсіре аласыз
Қадам 4. Флэш немесе басқа жүктелуі баяу мүмкіндіктерді қоспаңыз
Егер тұтынушының байланысы баяу болса, ол жүктелмегенін көргенде электрондық поштаны бірден жояды. Есіңізде болсын, кері байланыс сіз үшін оларға қарағанда маңызды.
5-қадам. Жақсы жасалған қаріп пен пішімді қолданыңыз
Сіз электрондық поштаның таза және кәсіби көрінуін қалайсыз. Графикасы нашар немесе күлкілі қаріпі бар электрондық пошта сіздің клиенттеріңізді таң қалдырмайды. Оның орнына, егер сіз қаріпке сенімді болмасаңыз, Times New Roman немесе Arial сияқты стандартты қаріптерді қолданыңыз және артық графиканы минимумға дейін төмендетіңіз.
Қадам 6. Электрондық поштаның құрылғыға ыңғайлы екеніне көз жеткізіңіз
Бір бағаналы формат көп бағаналы дизайнға қарағанда икемді. Сіз сондай -ақ қаріптеріңіздің тым кішкентай емес екеніне көз жеткізгіңіз келеді. Ноутбуктерде, телефондарда және планшеттерде электрондық поштаның пайда болғанын қалайсыз. Көптеген адамдар телефондарында электрондық поштаны тексеретіндіктен, электрондық поштаны сәйкесінше пішімдеу қажет.
Электрондық поштаны жазуға көмек
Кері байланыс сұрайтын электрондық поштаға қосылатын нәрселер
Кері байланыс сұрайтын электрондық поштада болдырмау керек нәрселер
Кері байланыс сұрайтын аннотацияланған электрондық пошта
Бейне - бұл қызметті пайдалану арқылы кейбір ақпарат YouTube -пен бөлісілуі мүмкін
Кеңестер
- Кері байланыс үшін адамдарды ауыртпаңыз.
- Жағдайға сәйкес электрондық пошта этикетін сақтаңыз.
- Кішкене кішіпейілділік ұзақ жолға түседі.
