Клиенттерге қызмет көрсетуге электрондық хат жіберуге келгенде, кейбір адамдар тығырыққа тірелгендей сезінуі мүмкін. Сіз бұл хаттарды электрондық пошта түрінде қалай жасайсыз, себебі олар бұрын қағазда болған? Тұтынушыларға қызмет көрсету сұранысына қандай конвенциялар немесе хаттамалар қолданылады? Бұл сала, аймақ және мәдениет бойынша ерекшеленсе де, тұтынушыларға қызмет көрсету электрондық поштасының тиімді екеніне көз жеткізу үшін бірнеше жалпы нұсқаулар бар.
Қадамдар
Электрондық поштаның үлгісі
Тұтынушыларды бағалау хатының үлгісі
WikiHow және қолдау барлық үлгілерді ашыңыз.
3 бөліктің 1 бөлігі: Веб -сайтты қарау
Қадам 1. Жауап іздеңіз
Кез келген компанияның тұтынушыларға қызмет көрсету бөліміне хат жазбас бұрын, сіздің сұрағыңызға жауап олардың веб -сайтында жоқ екеніне көз жеткізіңіз. Көптеген компаниялар өздерінің веб -сайттарының әртүрлі беттерінде жиі қойылатын сұрақтарға жауаптары бар, әдетте ЖҚС мен қолдау беттерінде.
Сіз әдетте компания веб -сайтының осы бөлімдеріне кіруді кез келген беттің соңына дейін жылжып, «Бізге хабарласыңыз» немесе «Анықтама» немесе «Тұтынушыларға қызмет көрсету» деген сілтемені басу арқылы таба аласыз
Қадам 2. Тұтынушыларға қолдау көрсету бетін табыңыз
Егер сіз веб -сайттың төменгі жағында тұтынушыларға қызмет көрсету сілтемесін көрмесеңіз, сіз іздеу жолағын пайдалана аласыз. Компанияның басты бетінің оң жақ жоғарғы бұрышында жиі теруге болатын өріс немесе үлкейткіш әйнектің белгісі болады. «Тұтынушыларға қызмет көрсету» немесе «байланыс» сияқты іздеу шарттарын теріп, enter пернесін басыңыз.
-
Көбінесе «Бізбен хабарласыңыз» бетінде компаниялар клиенттерге өз пікірлерін немесе шағымдарын жіберу үшін электрондық пошта өрісін береді.
Сізге электрондық поштаның көшірмесі жіберілетініне көз жеткізу үшін осы бетті тексеріңіз; егер олай болмаса, хат алмасу жазбасын сақтау үшін жеке электрондық пошта тіркелгіңізде қолданылатын электрондық пошта мекенжайын веб -сайттан іздеңіз
Қадам 3. Іздеу жолағын пайдаланыңыз
Клиенттерге қызмет көрсету электрондық пошта мекенжайын табу үшін пайдаланған іздеу жолағынан сұрағыңыз келген затты іздеңіз. Мәселеңізді немесе сұрағыңызды осылай іздестіру электрондық поштаны жібермей -ақ жауап береді.
- Бұл электрондық поштаны жібергенде ақылдылық пен құрметке ие болу үшін қажет. Егер сіз веб -сайтта бұрыннан бар нәрсе туралы жазсаңыз, тұтынушыларға қызмет көрсету тобы сізді талапшыл және жалқау клиент ретінде көруі мүмкін, сондықтан пайда әкелмейді.
- Жиі қойылатын сұрақтарды тексеріңіз. Сіздің сұрағыңызға жауап жиі қойылып, жиі қойылатын сұрақ түрінде жарияланды. Сондықтан көптеген веб -сайттарда осындай бет бар: тұтынушыларға қызмет көрсету хаттарын барынша азайту.
Қадам 4. Компания саясатын қарастырыңыз
Егер сіз өзіңіздің сұрағыңызға жауап іздеу жолағында немесе Жиі қойылатын сұрақтар бөлімінде таба алмасаңыз, оны «Біз туралы» немесе саясат беттерінен қайтаруға болады. Тағы да веб -сайттың төменгі жағына жылжып, қол жетімді сілтемелерді қараңыз. Сіздің сұрағыңызға жауап болуы мүмкін кез келген сілтемені іздеңіз: біз туралы, индекс, несие картасы, өнімнің болуы, қайтару саясаты, құпиялылық саясаты, пайдалану шарттары және т.б.
Егер сіз осы сілтемелердің бірінен жауап таба алмасаңыз да, оларды қарау пайдалы, өйткені сіз өзіңіздің электронды поштаңызда қажет нәрсені алу үшін компания туралы қосымша біліміңізді пайдалана аласыз
3 бөліктің 2 бөлігі: Электрондық поштаны жазу
Қадам 1. Шағым немесе алғыс хат екенін анықтаңыз
Тұтынушыларды қолдау қызметімен электрондық поштаның барлық байланысы шағымдар немесе сұрақтар болмауы керек. Сіз оларға клиенттерге жақсы қызмет көрсеткені үшін алғыс айтқыңыз келуі мүмкін. Мұндай пошталық поштаны көптеген компаниялар сауал қоятын электрондық пошталар сияқты қабылдайды.
Шындығында, кейде телефон арқылы шағымды тіркеу электрондық поштаға қарағанда тезірек және тікелей болады. Электрондық пошта ризашылығыңызды білдіру үшін немесе тез арада жауап қажет емес сұрақ қою үшін тамаша, бірақ егер сіз мәселені тез арада шешуді қаласаңыз, қоңырау шалудың ең жақсы жолы
2 -қадам. Тақырыптың нақты жолын жазыңыз
Тақырып жолын мәнді және мәнді етіп жасаңыз. Сіз тезірек жауап алу үшін кіріс жәшігіне қарайтын тұтынушыларға қызмет көрсету өкілінің сіздің хабарламаңызды бірінші рет байқағанын қалайсыз. Тақырыпты қысқартыңыз, электрондық поштаның қысқаша мазмұнын көрсетіңіз және ашылуын сұраңыз.
Мысалы: «Ит менің өмірлік кепілдігімді шайнады-ауыстыру қажет»
Қадам 3. Сәлемдесу арқылы ашыңыз
Сіз қатаң тақырыптық сызықты бекітіп алғаннан кейін, келесі қадам - тұтынушыларға қызмет көрсету өкілімен сәлемдесу. Проблемаңызды жай ғана бастамаңыз. Сіз телефон арқылы немесе жеке сәлемдесуді өткізіп жібермейсіз бе? Бұл «Құрметті тұтынушыларға қызмет көрсету тобы» сияқты қарапайым болуы мүмкін.
- Сәлемдесу үшін енгізілетін атауды табуға тырысыңыз. Кейбір кішігірім компаниялар клиенттерге қызмет көрсету өкілдерінің аттарын тізімдей алады, және мұны пайдалану сізді мейірімді және онымен жұмыс істегіңіз келеді.
- Сіз бұл сәлемдесуді үтірмен немесе қос нүктемен аяқтай аласыз. Құрметті тұтынушыларға қызмет көрсету, НЕМЕСЕ құрметті тұтынушыларға қызмет көрсету:
Қадам 4. Стандартты жазу тәжірибесін сақтаңыз
Стандартты түрді қолдана отырып, өкілдің құрметін сақтаңыз. Барлық бас әріптерді, үлкен және кіші әріптерді немесе сценарий қаріптерін қоспаңыз. Тек стандартты тыныс белгілерін, орфографияны және бас әріптерді қолданып теріңіз. Бұл сіздің электрондық поштаңызға байыпты қарауға көмектеседі.
5 -қадам. Әдепті үнді сақтаңыз
Шағым жазсаңыз да немесе ренішіңізді білдірсеңіз де, сыпайы үнді ұстаңыз. Сізді клиент ретінде көбірек бағалайды және оның орнына сыпайы қарым -қатынас жасайды.
6 -қадам. Өзіңізді анықтаңыз
Сіз өкілмен амандасқан соң, өзіңізді таныстырыңыз. Өз атыңызды айтыңыз және бірінші рет немесе қайталанғанына қарамастан, сіз қандай тұтынушы екеніңізді түсіндіріңіз. Екі жағдайда да өкіл сіздің бизнесіңізді сақтап қалғысы келеді. Егер бұл маңызды болса, географиялық орныңызды айтыңыз (мысалы, сырттағы өнім немесе қызмет үшін).
Қадам 7. Нақты болыңыз
Электрондық поштаңызда белгілі бір тілді қолданыңыз. «Менің өнімім» сияқты жалпы терминдерді қолданудан аулақ болыңыз. оның орнына өнім немесе қызмет не екенін және бұл зат туралы электрондық поштаға не үшін тұратынын егжей -тегжейлі сипаттаңыз. Респондент мәселенің не екенін нақты білуі үшін онымен байланысты кез келген оқиғаны сипаттаңыз. Бұл ақпаратты бастапқы электрондық поштада ұсыну электрондық поштаның ұзақ сөйлесуіне жол бермейді.
- Өнімнің URL мекенжайын қолданыңыз, егер өкіл сіздің сипаттамаңызға бірден сілтеме алуы үшін.
- Тапсырыс идентификаторын электрондық поштаға енгізіңіз, өйткені көптеген өкілдер бәрібір сізден сұрайды. Бұл идентификатор нөмірі - сіздің жүйеде сіздің тапсырысыңыз қалай бақыланады және сақталады.
Қадам 8. Нақты сұрақтар қойыңыз
Электрондық поштаңыздағы нүктеге дәл келіңіз. Бұтаның айналасында ұрмаңыз. Сіз өкілмен амандасып, өзіңізді таныстырғаннан кейін, алдыңғы қадамда айтылған тілді қолдана отырып, өкілге не болып жатқанын айтатын жаңа параграфты бастаңыз.
Қажетті жеңілдіктерді тікелей сұраңыз. Сіз оларды сұрауға ұялуыңыз мүмкін, бірақ оны электрондық поштаңызға қойыңыз. Егер сіз ақаулы өнімге бірдеңе алғыңыз келсе, айтыңыз
Қадам 9. Қысқа параграфтар жазыңыз
Параграфтардың қысқа екеніне көз жеткізіңіз. Оларды бір, екі немесе ең көп дегенде үш сөйлемде ұстау көзге оңай. Бұл сонымен қатар өкілге электрондық поштаны қалай басымдылыққа қою керектігін жылдам сканерлеуге мүмкіндік береді және егер сіздің электрондық поштаңыз мәтін блогы болса, олар сіздің не істеп жатқаныңызды анықтауға уақыт болмағандықтан, оны тізімнің төменгі жағына түсіруі мүмкін. айтып жатыр.
Қадам 10. Қарапайым қолтаңбамен жабыңыз
Өтінішті немесе мақтауды қорытындылау үшін сәлемдесу үшін электрондық поштаны соңғы сөйлеммен аяқтаңыз. «Құрметпен» ретінде шығу жақсы жұмыс істейді, бірақ сіз сәлемдесуді қалдырып, электрондық пошта қолтаңбасын енгізе аласыз. Сондай -ақ, «Жауапты асыға күтуде» немесе осы жолдардың бірінен бас тарту арқылы асығыс екеніңізді көрсетуге болады.
Электрондық пошта қолтаңбасы - бұл сіздің атыңызды, кәсібіңізді және байланыс ақпаратын қамтитын қысқа мәтін блогы. Сіз электрондық пошта провайдерінің параметрлерінде электрондық пошта қолтаңбасын пішімдей аласыз және оны жаңа хабарларда автоматты түрде пайда болуын орната аласыз
Қадам 11. Қосымшаларды қалдырыңыз
Біреуге бірінші рет жіберіп жатқан электрондық поштаға ешқандай құжаттар тіркемеуге тырысыңыз. Көптеген веб -сайттарда тіркемелері бар электрондық пошталарға бағытталған спам -сүзгілер бар, бұл сіздің электрондық поштаңызды оқымай тұрып қоқыс жәшігіне жіберуі мүмкін.
- Әрине, егер сіз жұмысқа электрондық пошта арқылы өтініш берсеңіз және түйіндемені Word құжаты ретінде тіркеуіңізді сұрайтын болсаңыз, сізге қосымша қажет.
- Пайдаланушы аттарын, құпия сөздерді немесе несие картасы/төлем туралы ақпаратты енгізбеңіз.
Қадам 12. Жіберу алдында түзету
Электрондық пошта аяқталғаннан кейін, қызықпаңыз және жіберу түймесін әлі басыңыз. Сіз бұл электрондық поштаны тексеріп, абайсызда жазылған қателер сіздің сөздердің керемет болуына кедергі жасамайтынына көз жеткізуіңіз керек. Егер сіз смартфонды пайдаланып электрондық поштаны енгізген болсаңыз да, «менің iPhone -дан жіберілген» автоматты белгісі грамматика мен пунктуациядағы қателерді ақтамайды, бұл сізді кәсіби деңгейден төмен көрсетеді.
Қадам 13. Әрі қарай
Егер сіз бірнеше күннен кейін электрондық поштаңызға жауап естімеген болсаңыз, онда электрондық пошта спам сүзгісінде ұсталған немесе буманың төменгі жағына жылжытылған болуы мүмкін. Алдыңғы электрондық поштаны көрсететін электрондық поштаны жіберіңіз және сіздің бірінші хатыңыздың қабылданғанын сұраңыз.
3 бөліктің 3 бөлігі: Сыпайы болу
Қадам 1. Дұрыс грамматика мен орфографияны сақтаңыз
Сіз мұны түсінбеуіңіз мүмкін, бірақ сыпайы тонды сақтаудың бір бөлігі жақсы грамматика мен орфографияны қолдануды қамтиды. Өзіңізбен қарым -қатынас жасауға мұқият болу сіздің басқа тарапты құрметтейтіндігіңізді көрсетеді, сонымен қатар сіздің әдепті адам екеніңізді көрсетеді.
2 -қадам. Біліміңіз бен біліміңізді көрсетіңіз
Әдепті болмаңыз, бірақ жақсы сөздік қорын қолдана отырып, сіздің біліміңізді дамытуға мүмкіндік беріңіз. Сондай -ақ, егер сіз компанияның веб -сайтын тексеріп, олардың саясаты туралы біраз білсеңіз, оларды оқығаныңызды және әлі де сіздің мәселеңізге жауап таба алмайтындығыңызды айтыңыз.
Қадам 3. Айналада әзіл айтудан аулақ болыңыз
Керемет ескертулер мен әзіл -қалжыңның өз орны бар, және бұл орын сізге елеулі түрде қарауды қалайтын электрондық поштада емес, кем дегенде бірінші хат алмасуда емес. Мұндай тілді кез келген кәсіппен айналысқанда аулақ болғыңыз келетін орынсыз деп түсіндіруге болады.
Бірнеше электрондық пошта арқылы өкілмен қарым -қатынас орнатқаннан кейін, әзіл оңай қабылданады және түсінікті болады
4 -қадам. Өзіңізді агрессиясыз білдіріңіз
Сіз өнім немесе қызмет қалай өңделгеніне ашулансаңыз да, оны электрондық пошта арқылы білдіру сізге қажетті нәтиже бермейді. Сіздің мәселеңізді құрметпен және сыпайылықпен жеткізу қарапайым немесе агрессивті электрондық поштадан әлдеқайда алыс болады.
Есіңізде болсын, эмоцияны мәтін арқылы дұрыс жеткізе алмайсыз. Егер сіз өзіңіздің мәселеңізге ренжіген болсаңыз, дереу назар аударғыңыз келсе, телефон соғу тиімді болады
5 -қадам. Адалдық пен ризашылығыңызды атап өтіңіз
Ақырында, сіз компанияға қаншалықты адал екеніңізді және бұрын олардың қызметі үшін ризашылығыңызды білдіре отырып, өкілдердің сіздің электронды поштаны бағалауын және тез жауап беруін жеңілдетесіз.
