Егер сіз оларды түстен кейін өшіре алсаңыз, қағазға өз басымдықтарыңызды жазыңыз. Үйде немесе жұмыста кіретін тапсырмалар легімен көптеген адамдар келесі күнге (немесе аптаға немесе айға) ауысады. Бұл Excel электрондық кестесі белгіленген мерзімдердің жақындап келе жатқанын бақылайды және сәйкесінше тапсырмалардың басымдықтарын ауыстырады. 20 минут ішінде төмендегі қадамдар сіздің басымдықтарыңызды басқарудың тиімді әдісін ұсынады.
Қадамдар
Қадам 1. «Үй» немесе «Кеңсе» қойындысын жасаңыз
Жаңа Excel электрондық кестесін ашыңыз. Төменгі жағындағы «Парақ1» қойындысын тінтуірдің оң жақ түймесімен нұқыңыз және Атын өзгерту түймесін басыңыз. «Үй» немесе «Кеңсе» деп теріңіз.
2 -қадам. 1 -қадамды қайталау арқылы 2 -парақты «Үлгі», 3 -парақты «Нүктелер» деп атаңыз
Қадам 3. Маңыздылық кестесін жасаңыз
Ұпайлар қойындысында A, B және C бағандарын толтырыңыз:
Қадам 4. «Маңыздылық» атауын анықтаңыз
А2 ұяшығынан С7 ұяшығына дейін таңдаңыз. Атауды анықтауды енгізу түймешігін басыңыз
Атауды «Маңыздылық» деп анықтаңыз және OK түймесін басыңыз
Қадам 5. Еңбек кестесін жасаңыз
E, F және G бағандарында күш -жігер кестесін құру үшін 3, 4 және 5 -қадамдарды қайталаңыз. E2 -ден G6 -ге дейінгі ұяшықтарды таңдап, оларға «Күш -жігер» атауын беріңіз.
Қадам 6. Шұғыл кестені құрыңыз
I, J және K бағандарында шұғыл кестені құру үшін 3, 4 және 5 -қадамдарды қайталаңыз. Оларды «Шұғылдық» деп атаңыз.
Қадам 7. Басты қойындысына тақырыптарды енгізіңіз
Басты қойындысын нұқыңыз және 1 жолға тақырыптарды енгізіңіз:
- A - Басымдық А формуласы, ең маңызды тапсырма үшін 1, бірақ 100 -ден асуы мүмкін
- В - Тапсырма Тапсырманың атауы.
- C - маңыздылығы кестеден A, B, C, D, E немесе F.
- D - күш -жігер A 1-5, күш -жігер кестесінен.
- E - Шұғылдық Орындау мерзіміне негізделген формула.
- F - Тапсырманың аяқталу мерзімі. Мерзімі тез және қиын емес. Өсіру тапсырманы қаншалықты ерте бастауға болатынын айтады Кеңейтім қанша күн сырғып кетуі мүмкін екенін айтады. Шашты алу 5 -ке көтерілу және 4 -ке ұзарту болуы мүмкін - шашты 2 апта бұрын алудың мағынасы жоқ, ал адамдар 5 күннен кешіккенін байқауы мүмкін.
- G - Мерзімі аяқталуға дейін күндерді ұлғайту, сіз тапсырманы бастай аласыз.
- H - Кеңейту Аяқталу мерзімін автоматты түрде ұзарту
- I - сол жақ формула. Мерзімі аяқталғанға дейінгі күндер саны; егер төлем мерзімі өтіп кетсе теріс.
- J - Аяқталған күн тапсырмасы іс жүзінде орындалды.
- K - Түсініктеме Тапсырманың кез келген мәліметтері.
Қадам 8. Тапсырмалар тізімін енгізіңіз
Ескертпе Басымдық, шұғылдық және қалған күндер бос қалады. Олар формулалармен толтырылады. Міне, үй тапсырмаларының үлгісі.
Қадам 9. Солға, шұғылдыққа және басымдыққа арналған формулаларды енгізіңіз
Төмендегі формулалар 2 -жолға арналған.
- I (Күн қалды) = F2-IF (ISBLANK (J2), БҮГІН (), J2)
- E (шұғыл) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2+H2> 0, 2, 1)))))
- A (Басымдық) = VLOOKUP (C2, маңыздылығы, 2, ЖАЛҒАН) + VLOOKUP (D2, күш -жігер, 2, ЖАЛҒАН) + VLOOKUP (E2, жеделдік, 2, ЖАЛҒАН)
Қадам 10. Ұяшықты тінтуірдің оң жақ түймесімен басып, форматты таңдап, 0 ондық орындары бар санға айналдыру арқылы I2 ұяшығының пішімін бүтін санға өзгертіңіз
Қадам 11. Басымдылық, шұғылдық және қалған күндер формулаларын әр бағандағы қалған ұяшықтарға көшіріңіз
E2 ұяшығын таңдап, теріңіз CTRL-C.
E3 - E10 ұяшықтарын таңдап, шертіңіз CTRL-V. I2 ұяшықты I3 - I10 ұяшықтарға көшіру үшін қайталаңыз. Соңында, А2 ұяшығын A3 -тен А10 ұяшықтарына көшіру үшін қайталаңыз. Анықталмаған тапсырмалар үшін алынған тақ мәндерді елемеңіз.
Қадам 12. Жолдарды Басымдылық бойынша сұрыптаңыз
Деректеріңіз бар жолдар үшін A1 -ден K ұяшықтарына дейін таңдаңыз. Содан кейін «Деректерді сұрыптау» түймесін басыңыз.
13 -қадам. Басымдықтар кестесін, оның ішінде нұсқаны сақтау күнін сақтаңыз
14 -қадам. Тапсырмаларды аяқталды деп белгілеңіз
Тапсырмаларды орындаған кезде Дайын бағанында күнді белгілеңіз. Есіңізде болсын CTRL- ;
(басқару кілті мен қос нүкте) ағымдағы күнді бірден енгізеді.
15 -қадам. Басымдықтар күн сайын өзгереді
Мұнда бірнеше күн ішінде басымдықтар берілген. 13 шілдеде барлық тапсырмалар алдында Өсіру кезең, сондықтан үлкен сандар болады. 20 шілдеде төрт тапсырма үшін жоғары басымдықтар (кіші сандар) пайда болады, соның ішінде Шөп шабу ол соқты Мерзімі күні 21 -ші күні басымдық жоғары, себебі біз оның ішіндеміз Кеңейтім кезең және 23 шілдеде бұл одан да жоғары, себебі ол шектен тыс Кеңейтім кезең. Шоттарды төлеу 23 және 25 күндері де эскалациядан өтеді.
Кеңестер
- Қосымша бағандарды қосуға болады - тапсырманы кім, санатты және т.б.
- Үлкен тапсырмаларды кішіге бөліңіз.
- Қажет болса, тапсырмалар тізімін күн сайын сұрыптаңыз.
- Отбасы/үй және жұмыс үшін бөлек Excel файлдарын сақтаңыз.
- = IF (WEEKDAY (БҮГІН (), 2)> 5, БҮГІН ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) +7, БҮГІН ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Автоматты сүзгіні қолданып, мерзімі өткен тапсырмаларды (Жеделдік = 1) немесе өте маңызды тапсырмаларды (Маңыздылық = «А») таңдау үшін қолданыңыз.
- Басымдықтар мен уақытты басқару туралы төменде келтірілген мақалаларды оқыңыз.
- Қайталанатын тапсырмаларды Үлгілер қойындысына көшіріңіз, осылайша оларды оңай тауып, қайта көшіре аласыз.
- Басымдықтың әр бөлігі үшін берілген ұпайларды өзгерте аласыз.
- Қайталанатын тапсырманы үнемі жаңартып отырудың бір жолы-оны күн бағанының астына енгізу: (Бұл мысалда «5» деген жұма қолданылады.)
- Мерзімі аяқталу мерзімін көрсету үшін шартты форматтарды қосыңыз.
- Әр кезеңде орындалған тапсырмалар санын апта сайын, ай сайын (немесе екі есе көбейтіп) есептеңіз. Бұл сіздің жұмысыңыз туралы алатын жалғыз оң пікір болуы мүмкін.
- Бұл «бүгінгі» күнді табады (дүйсенбі = 1, сейсенбі = 2,… күн = 7) және жұмадан кешігіп қалмағанын тексереді. Егер солай болса, онда ол келесі жұмаларға жұманы беретін ағымдағы жұмаға жеті қосылады. Егер ол жұмадан кеш емес болса, онда ол тек осы аптаның жұма күнін көрсетеді.
- Бұл мысалда дүйсенбі = 1, сейсенбі = 2, сәрсенбі = 3, бейсенбі = 4, жұма = 5, сенбі = 6 және жексенбі = 7.
- Бұл формуланы өзгерту үшін, ол, мысалы, сейсенбіде жұмыс істейді, біз жоғарыдағы тізімге қарап, оны сейсенбі = 2 көре аламыз, сондықтан формуладағы үш 5 -ті 2 -ге ауыстырыңыз.
Ескертулер
- Excel файлдарын үнемі өзіңізбен алып жүрудің орнына, Google электрондық кестесін пайдаланыңыз, сонда сіздің файлдарыңыз әрқашан қол жетімді болады.
- Қалпына келтіру үшін электрондық кестені бірнеше сессияда сақтаңыз.
- Уақытты басқару өте жеке болып табылады және бұл кесте сіздің қажеттіліктеріңізге және қалауыңызға сәйкес келмеуі мүмкін. Күнделікті келуге интрузивті немесе тым қажет болып көрінуі мүмкін. Бұл сізге көмектесе алады, бірақ сіздің достарыңыз үшін емес немесе керісінше.
- Есептелген басымдықтар реттік сандар емес. «1» бірінші кезектегі тапсырманы орындау басқалардың барлығын жоғары көтермейді. Басымдықтар жүзден асады және барлық сандар мүмкін емес. Әдетте 1 мен 12 арасындағы басымдықтарға назар аударыңыз.
- Тапсырмалардың көп болуы туралы уайымдамаңыз - тіпті екі айлық тапсырмалар да тізім аяқталатын күнге жақындағанша күте алады.
