Егер сіз кеңседен біраз уақыт кетуге мәжбүр болсаңыз немесе демалыста кетуді жоспарлап отырсаңыз, сізге электрондық пошта жіберетін адамдарға сіздің алыс екеніңізді хабарлауды қалауыңыз мүмкін. Егер сізде Exchange тіркелгісі болса, Outlook кірістірілген функциямен бірге келеді. Егер сізде Exchange тіркелгісі болмаса, сіз бірнеше ережелер жасау арқылы электрондық поштаға автоматты түрде жауап бере аласыз. Exchange есептік жазбаңыз бар ма, жоқ па, оған автоматты түрде жауап беру үшін осы нұсқаулықты орындаңыз.
Қадамдар
4 әдіс 1: Outlook 2010/2013
Қадам 1. Автоматты жауаптарды қосыңыз
Exchange қалтасын таңдаңыз. Хабарлар дүкенінен қалтаны таңдаңыз. Автоматты жауаптар опциясын көру үшін сізде Exchange қалтасы болуы керек. Автоматты жауаптар (қызметтен тыс) мәзірін ашыңыз. Мұны Файл қойындысын нұқып, содан кейін Ақпарат қойындысын таңдау арқылы табуға болады.
Қадам 2. Жауаптарыңызды теңшеңіз
Автоматты жауаптар мәзірінде Автоматты жауаптарды жіберу деген белгіні қойыңыз. Сіз көмекшінің белсенді болатын уақытын құсбелгіні қойып, уақыт пен күн диапазонын орнату арқылы реттей аласыз.
3 -қадам. Жауаптарыңызды жазыңыз
Айырбастау серверінен жіберілген электрондық хаттар үшін «Менің ұйымым» қойындысын пайдаланыңыз. Басқа кез келген адамнан алынған электрондық хаттарға жауап алу үшін «Менің ұйымымнан тыс» қойындысын пайдаланыңыз. Жауаптарыңызға қанағаттанған соң, ОК түймесін басыңыз.
Қадам 4. Автоматты жауаптарды өшіру
Егер сіз автоматты түрде жауап беру үшін күндер ауқымын орнатсаңыз, ассортимент күндер ауқымы аяқталған кезде автоматты түрде аяқталады. Егер сіз ауқымды орнатпаған болсаңыз, ол Автоматты жауаптар мәзірін ашып, «Автоматты жауаптарды жібермеуді» таңдағанша жалғасады.
2 -ші әдіс 4: Outlook 2007
Қадам 1. Office көмекшісін қосыңыз
Құралдар қойындысын нұқыңыз. Құралдар мәзірінде Кеңседе емес көмекшісін таңдаңыз. «Офистен тыс автоматты жауаптарды жіберу» деген белгіні қойыңыз. Сіз көмекшінің белсенді болатын уақытын құсбелгіні қойып, уақыт пен күн диапазонын орнату арқылы реттей аласыз.
2 -қадам. Жауаптарыңызды жазыңыз
Алмасу серверінен жіберілген электрондық хаттар үшін «Менің ұйымым» қойындысын пайдаланыңыз. Басқа кез келген адамнан алынған электрондық хаттарға жауап алу үшін «Менің ұйымымнан тыс» қойындысын пайдаланыңыз. Жауаптарыңызға қанағаттанған соң, ОК түймесін басыңыз.
Қадам 3. Офистен тыс көмекшіні ажыратыңыз
Егер сіз автоматты түрде жауап беру үшін күндер ауқымын орнатсаңыз, ассортимент күндер ауқымы аяқталған кезде автоматты түрде аяқталады. Егер сіз ауқым орнатпаған болсаңыз, ол Автоматты жауаптар мәзірін ашып, «Офистен тыс автоматты жауаптарды жібермеуді» таңдағанша жалғасады.
3 -ші әдіс 4: Outlook 2003
Қадам 1. Office көмекшісін қосыңыз
Құралдар мәзірінде Кеңседе емес көмекшіні таңдаңыз. «Мен қазір кеңседен шықтым» деген белгіні қойыңыз.
2 -қадам. Жауаптарыңызды жазыңыз
«Әр жіберушіге келесі мәтінмен бір рет автоматты түрде жауап беру» деген жолаққа жауап бергіңіз келетін жауапты енгізіңіз.
Қадам 3. Ережелерді қосыңыз
Сіз көмекшіңізге белгілі бір жіберушілерден келген хабарларды басқа алушыға жіберу сияқты ережелерді қоса аласыз. Ережені конфигурациялау үшін Ережені қосу … түймесін басыңыз. Мысалы, сіз маңызды клиенттерден сіздің әріптесіңізге поштаны жіберетін ереже жасай аласыз, осылайша сіз жоқ кезде маңызды электрондық пошталар жіберілмейді.
Қадам 4. Офистен тыс көмекшіні ажыратыңыз
«Автоматты жауаптар» мәзірін ашып, «Офистен тыс автоматты жауаптарды жібермеу» опциясын таңдағанға дейін, офистен тыс көмекші жалғасады.
4-ші әдіс 4: Автожауапты шотсыз жіберіңіз
Қадам 1. Үлгіні жасаңыз
Exchange тіркелгісі болмаса, Автоматты жауап опциялары қол жетімді емес. Үлгіні және бірнеше ережелерді қолдана отырып, автоматтандырылған жауапты орнату әлі де мүмкін. Жаңа электрондық поштаны жасаудан бастаңыз. Бұл сіздің автоматты түрде жауап беру үлгісі болады.
- Жағдайды қысқаша түсіндіретін тақырыпты таңдаңыз. Мысалы, «кеңседен шыққанға дейін». Сондай-ақ, алушыға жауаптың автоматтандырылғанын бірден хабарлау үшін тақырыпқа «автоматты түрде жауап беру» сөздерін жаза аласыз.
- Қысқаша хабарлама жазыңыз. Электрондық поштаның негізгі бөлігінде оны алатын кез келген адамға қолданылатын жалпы хабарлама жазыңыз. Алушыға сізге қалай хабарласу керектігін немесе басқа кіммен хабарласу керектігін айтыңыз.
Қадам 2. Үлгіні сақтаңыз
Хабарламаға риза болған соң, «Басқаша сақтау …» түймесін басыңыз. «Түр ретінде сақтау» ашылмалы мәзірінде Outlook үлгісін таңдаңыз. Бұл файлды Outlook бағдарламасына жүктелетін үлгі ретінде сақтайды.
3 -қадам. Ережелерді жасаңыз
Автожауаптың дұрыс жұмыс істеуі үшін процесті автоматтандыру үшін кейбір ережелерді анықтау қажет болады. Office 2003/2007 бағдарламасында Құралдар мәзірін басып, Ережелер мен ескертулерді таңдаңыз. Office 2010/2013 ішінде Файл қойындысын нұқыңыз, Ақпаратты таңдаңыз, содан кейін Ережелер мен ескертулерді таңдаңыз. Бұл электрондық пошта ережелері мәзірін ашады.
- Жаңа ереже түймесін басыңыз. Сізден үлгіні таңдау сұралады. «Бос ережеден бастау» бөлімінен «Хабарлар келген кезде оларды тексеру» таңдаңыз. Келесі түймесін басыңыз.
- Қандай хабарламаларға жауап берілетінін анықтаңыз. Егер сіз кіріс жәшігіңізге келген әрбір хабарламаға жауап бергіңіз келсе, «Менің атым Кімге» өрісінде құсбелгіні қойыңыз. Нақты жіберулерді немесе тақырыпта немесе негізгі бөлімде нақты сөздері бар электрондық поштаны белгілеу арқылы оны тарылтуға болады. Таңдау жасағаннан кейін Келесі түймесін басыңыз
- Үлгіні жүктеңіз. Бұрын жасаған хабарды жүктеу үшін келесі терезеде «нақты үлгі бойынша жауап беру» жолағын таңдаңыз. «Белгілі бір үлгі» үшін қораптың сипаттамасындағы сілтемені нұқыңыз. Бұл шаблондарды қайдан іздеу керектігін сұрайтын диалогты ашады. «Файлдық жүйеде пайдаланушы үлгілерін» таңдаңыз. Бұрын жасаған хабарды ашыңыз.
- Ерекшеліктерді орнатыңыз. Үлгі жүктелгеннен кейін сіз белгілі бір алушыға немесе хабардың белгілі бір түріне жауап беруді қаламайтын жағдайларды анықтай аласыз. Таңдау жасағаннан кейін Келесі түймесін басыңыз.
- Ережеңізді атаңыз. Аяқтамас бұрын, ережеге ат қою қажет. Есте сақтау оңай нәрсені пайдаланушы, сондықтан болашақта ережені тез өшіруге болады. Ережені іске қосу үшін «Осы ережені қосу» құсбелгісін қойыңыз, содан кейін Аяқтау түймешігін басыңыз.
Қадам 4. Ережені өшіріңіз
Кеңсеге оралғаннан кейін, Ережелер мен Ескертулер мәзірін қайта ашу арқылы ережені өшіруге болады. Белсенді ережелер тізімінен өзіңіз жасаған офистен тыс ережені таңдап, Жою түймешігін басыңыз.
Бейне - бұл қызметті пайдалану арқылы кейбір ақпарат YouTube -пен бөлісілуі мүмкін
Кеңестер
- Ұйым әдетте сіздің компания ретінде анықталады және сіздің электрондық пошта жүйеңізде Exchange Server тіркелгісі бар адамдарды қамтиды.
- Құралдар мәзірі Outlook бағдарламасының негізгі терезесінде пайда болады. Негізгі терезе - бұл Outlook іске қосылған кезде пайда болатын және Файл, Өңдеу, Көру, Өту, Құралдар, Әрекеттер мен Анықтама мәзірлерін қамтитын терезе. Терезелерде электрондық пошта хабарлары, контактілер немесе тапсырмалар сияқты элементтерді жасайтын немесе қарайтын құралдар мәзірі жоқ.
- Менің ұйымымнан тыс адамдарға автоматты түрде жауап беру құсбелгісі қойылған кезде, «Ұйымнан тыс» қойындысы қойынды атауының жанында (Қосулы) көрсетіледі.
- Контакт Exchange Server Contacts қалтасында болуы керек. Егер байланыс тек жеке қалталар файлының (.pst) бөлігі болып табылатын қалтада болса, автоматты түрде жауап жіберілмейді.
