Электрондық пошта-мәтіндік хабарламалармен, телефон қоңырауларымен және жедел хабар алмасу қосымшаларымен бірге ең жиі қолданылатын байланыс түрлерінің бірі. Электрондық пошта арқылы хат алмасу соншалықты кең таралған, сондықтан көптеген адамдар оны қалай дұрыс жасау керектігін ұмытып кеткен. Жақсы құрастырылған электрондық пошта хабардағы кәсіби шеберлік пен шынайылықты көрсетеді, сондықтан электрондық поштаны қалай пішімдеу керектігін білу қажет.
Қадамдар
Қадам 1. Электрондық поштаның тақырыбын жазыңыз
Электрондық пошта хабарламасының тақырыбы бұл хабарламаның қысқаша мазмұны болып табылады. Сіздің тақырыптық жолыңыз алушыға бірнеше қарапайым сөздермен сіздің электрондық поштаңыздың тақырыбы туралы түсінік бере алатындай қарапайым және қысқа болуы керек.
- Мысалы, егер сіз біреуге қандай да бір бизнес туралы жазсаңыз, тақырып жолын тым көп мәліметтермен қиындатпаңыз: «Маған сенің көлігің ұнайды. Маған оның көк түсі ұнайды, ал дөңгелектері керемет ».
- Мотивіңізді тікелей тақырып жолында көрсетіңіз. Мысалы: «Сіздің көк седанның мүдделі сатып алушысы».
Қадам 2. Дұрыс сәлемдесуді қосыңыз
Сізге не айту керек екенін бірден электрондық поштаны бастамаңыз. «Сәлемдесу» немесе «Қайырлы күн» сияқты жалпы сәлемдесуді қосыңыз. Сіз кездейсоқ адамның көтеріліп, сізбен сәлемдеспей бірден сөйлескенін қаламайсыз ба? Электрондық хаттар үшін де дәл солай.
Сәлемдесуді жеке ету үшін сәлемдесуде алушының фамилиясын қосыңыз
3 -қадам. Хабардың негізгі бөлігін жазыңыз
Сіз жазатын хабардың түріне және оны кімге жіберіп жатқаныңызға байланысты, сіз оны қалағаныңызша жаза аласыз.
- Егер сіз өзіңізге жақын адамға хат жазсаңыз, сіз өзіңіздің электрондық поштаңызды жеке етіп жасай аласыз; бірақ егер сіз іскерлік хат жазсаңыз, электрондық поштаны мүмкіндігінше кәсіби түрде сақтауыңыз керек.
- Хабарламаның форматын да есте ұстаған жөн. Қаріптің мәнерлерін, өлшемдері мен форматтарын пайдаланбаңыз және бас әріптерді пайдаланудан аулақ болыңыз. Бас әріптер цифрлық әлемде айқайға ұқсайды.
Қадам 4. Қорытынды сөзді қосыңыз
Хабарламаңыз аяқталатын жерде электрондық поштаны аяқтамаңыз. «Құрметпен», «Ізгі тілекпен» немесе сіз жазатын электрондық поштаға сәйкес келетін кез келген нәрсе сияқты қорытынды сөздерді жазыңыз.
Қорытынды сөздер сіздің электрондық поштаңызға сәйкес келуі керек. Неге? Егер сіз іскерлік хабарлама жазсаңыз, сіз өзіңіздің хатыңыздың соңғы сөзі ретінде «Сүйіспеншілікпен» деп жазғыңыз келмейді; орынсыз болар еді
Қадам 5. Қолтаңбаны қосыңыз
Электрондық пошта мекенжайында сіз жіберген әрбір электрондық поштаға сіздің атыңыз бар болса да, сіз жасаған әрбір хабарламаға қолтаңбаны қосу ұсынылады. Қолтаңбалар қарапайым мәтін немесе егер сіз шығармашылықпен айналысқыңыз келсе, суреттер болуы мүмкін (мысалы, логотиптер, бренд белгілері және т.б.).
Өз қолтаңбаңызды жасау үшін кез келген веб -пошта немесе электрондық пошта клиентінің қосымшасына қол қою опциясын қолданыңыз
Кеңестер
- Электрондық поштаны форматтаудан басқа, сіз дұрыс ат қойылған электрондық пошта мекенжайларын пайдалануыңыз керек. Бала кезіндегі досыңызға «[email protected]» арқылы хабар жіберу дұрыс, бірақ бастыққа іскерлік хаттарды жіберу бұл тамаша идея емес.
- Электрондық поштаны құру кезінде Интернеттегі этикеттерді қолданыңыз. Белгісіз контактілерге спам немесе хабарлама жібермеңіз.
- Бір алушыға бірнеше хабарлама жібермеу үшін оны жібермес бұрын әрқашан электрондық поштаны қайта тексеріңіз. Егер сіз мұны жасасаңыз, сіздің хабарламаларыңызды СПАМ деп белгілеуге болады.
