Электрондық хаттар - бұл әріптестермен және басқа да серіктестермен байланысудың жылдам және қарапайым әдісі және кездесулердің барлық түрлерін жоспарлаудың тиімді құралы. Сіз әріптесіңізбен, жоғары немесе мүлдем бейтаныс адаммен кездесуді ұйымдастырғыңыз келе ме, алдымен электрондық поштаны тақырып тақырыбы мен негізгі мәтінмен пішімдеуіңіз керек. Электрондық поштаны өшіріп, хабарламаны жібергеннен кейін, келесі жауапты жібермес бұрын 3-5 күн күтіңіз.
Қадамдар
2 -ші әдіс: электрондық поштаны пішімдеу
Қадам 1. Кездескіңіз келетін тақырып жолында белгілеңіз
Мақсатыңызды электрондық поштаның тақырып жолында нақты көрсетіңіз, сондықтан алушы сізбен кездескіңіз келетінін бірден біледі. «Кездесу» немесе «Ықтимал кездесу уақыты» сияқты түсініксіз тілдерді пайдаланудан аулақ болыңыз. Оның орнына, алушы бірден не күтетінін білуі үшін тақырып жолында нақты күндер мен уақыт шеңберлерін қолданыңыз.
Мысалы, келесідей нәрсені теріңіз: «17.05. 11.00 -де кездесуге сұраныс»
Қадам 2. Электрондық поштаны бастау үшін тиісті сәлемдесуді қолданыңыз
Хабарламаңызды жаза бастағанда стандартты, ресми сәлемдесуді қолданып көріңіз. Егер сіз мемлекеттік лауазымды тұлғаға немесе сіз көрмеген басқа беделді адамға хабарласатын болсаңыз, тақырыпта олардың толық атауын пайдаланыңыз. Егер сіз әріптесіңізбен немесе жоғары басшымен хабарлассаңыз, «Мистер», «Миссис», «Mx.» Немесе «Мисс» сияқты құрметті пайдаланыңыз. Жалпы ереже ретінде электрондық поштаны бастау үшін «Қымбатты», «Сәлем» және «Сәлем» сияқты сәлемдесуді қолданып көріңіз.
- Егер сіз жеке адамның орнына жалпы кеңсеге немесе топқа жүгінетін болсаңыз, оның орнына «кімге қатысты болуы мүмкін» сөзін қолданыңыз.
-
Мысалы, егер сіз өзіңіздің басшыңызға хабарласатын болсаңыз, сәлемдемені мына түрде жазып көріңіз:
«Құрметті Джексон мырза, Бұл электрондық пошта сізді жақсы табады деп сенемін! Мүмкін болатын кездесу туралы сізге хабарласқым келді ».
3 -қадам. Егер сіз бейтаныс адаммен кездессеңіз, өзіңізді таныстырыңыз
Егер сіз мемлекеттік қызметшіге немесе бұрын кездеспеген басқа адамға хат жазсаңыз, бірінші абзацты қысқаша кіріспеге арнаңыз. Сіздің атыңызға, лауазымыңызға және кәсіби байланысыңызға назар аударыңыз, сонда алушы сіздің кім екеніңізді біледі және неге олармен байланысып жатырсыз. Егер сіз бастық немесе әріптес сияқты бұрыннан таныс адаммен хабарлассаңыз, кіріспе абзацты енгізуге міндеттемеңіз.
- Сіздің кіріспеңізді оқуға көп уақыт кетпеуі керек.
-
Мынадай нәрсе жазуға тырысыңыз:
Құрметті ханым Аткинс, Менің атым Сара Клемент, мен Джонс округінің жануарларға арналған баспанада жұмыс жасаймын.
Қадам 4. Кездесудің себебін және оның жалпы маңыздылығын сипаттаңыз
Электрондық поштаның басында (кіріспеден кейін, егер сіз біреуін қосуды таңдасаңыз), алушымен қандай кездесу өткізгіңіз келетінін және оның ресми немесе кездейсоқ қарым -қатынас болатынын көрсетіңіз. Кездесудің не үшін қажет екенін түсіндіргеннен кейін, кездесуді аяқтауға тырысатын тапсырманың маңыздылығын түсіндіріңіз. Түсіндірмеңізді қысқаша сақтауға тырысыңыз, себебі сіздің алушыға электрондық поштаны жіберуге көп уақыт болмауы мүмкін.
Мысалы, келесідей жазуға тырысыңыз: «Сіз келесі аптада бала асырап алуды талқылау үшін менімен кездесесіз бе? Сіз қазіргі уақытта жануарлардың баспанасының қаржылық кеңесшісі болғандықтан, сіз бұл шараға ұйымның жұмыс бюджеті туралы көп түсінік бере аласыз деп ойлаймын »
Қадам 5. Кездесудің мүмкін болатын орны мен уақытын ұсыныңыз
Белгілі және алушыға оңай қол жетімді орын туралы ойлап көріңіз. Егер сіз электрондық пошта жіберетін адаммен бір ғимаратта немесе жалпы жерде жұмыс жасасаңыз, түскі үзіліс кезінде кездесуге болатынын біліңіз. Егер сіз және алушы жақын жерде тұрмасаңыз немесе жұмыс жасамасаңыз, сіз кездесуге болатын мейрамхана немесе басқа қоғамдық орын ұсынуға тырысыңыз. Сонымен қатар, сіз үшін жұмыс істейтін уақытты атап өтіңіз, осылайша алушы сізге олардың қол жетімділігін оңай айтады.
- Егер екеуіңізде де бос жұмыс кестесі болса, телефон немесе бейнеконференциялық кездесуді жоспарлаңыз.
- Мысалы, келесідей бірдеңе жасаңыз: «Сіз осы аптада жануарлардың баспанасында серуендей аласыз ба? Мен күн сайын сағат 9 -дан 5 -ке дейін рецептте боламын ».
Қадам 6. Алушының сіздің хабарламаға жауап беруін сұраңыз
Сіз іс -шараны техникалық түрде жоспарлап отырғандықтан, алушыдан олардың қол жетімділігіне жауап беруін сыпайы түрде сұраңыз. Егер сіз бос емес адаммен хабарлассаңыз, олар жауап беру үшін бір немесе екі күн қажет болуы мүмкін екенін есте сақтаңыз. артқа
Мысалы, келесідей бірдеңе айтыңыз: «Егер сіз маған келесі аптада қол жетімді болғаныңызды айтсаңыз, мен оны шынымен бағалайтын едім!»
Қадам 7. Электрондық поштаны аяқтаған кезде жабық тілді қолданыңыз
Электрондық поштаның мақсатын жаңартатын соңғы сөйлемнің жобасын жасаңыз, сондықтан алушы кездесудің мақсатын жақсы түсінеді. «Шын жүректен», «Рахмет» немесе «Ізгі тілек» сияқты сөз тіркестерін қолдана отырып, электрондық поштаны өшіру үшін достық үнді қолданыңыз. Кіруді жазғаннан кейін, сіздің атыңыздың астына қолтаңбаны қалдырыңыз, ол сіздің позицияңызды немесе қазіргі мансапты білдіреді.
- Алушыға өз тіліңізді жеткізіңіз. Егер сіз әріптесіңізбен сөйлесіп жатсаңыз, «Құрметпен» дегеннен гөрі «Жақында кездескенше» сияқты тіркеу мағыналы болады. Егер сіз басшыға хабарлассаңыз, «Құрметпен» немесе «Ізгі тілек» «Көріскенше» сияқты кездейсоқ жазудан гөрі орынды болар еді.
-
Мысалы, мынаны жазыңыз:
Мен сізбен жақын арада кездесуді асыға күтемін, өйткені мен бала асырап алудың мүмкіндігінше сәтті болғанын қалаймын.
Құрметпен, Сара Клемент
Іс -шаралар үйлестірушісі, Джонс округінің жануарларға арналған баспана
Қадам 8. Жиналысқа қатысты кез келген сәйкес тіркемелерді қосыңыз
Алушыны кездесуге дайындауға көмектесетін кез келген құжаттарды, электрондық кестелерді немесе басқа тиісті файлдарды тіркеңіз. Егер сіз біреуге күрделі тақырып бойынша хабарласатын болсаңыз, алушыға кездесу тақырыбын түсінуге көмектесу үшін қажет брошюралар мен мәліметтер парақтарын қосыңыз.
Мысалы, егер сіз алдағы іс -шараға бюджеттің өзгеруін талқылайтын болсаңыз, сіз өткен жылдың бюджетінің электрондық кестесін қосқыңыз келуі мүмкін
Қадам 9. Электрондық поштада кәсіби тіл мен тиісті грамматиканы қолданыңыз
Кез келген айқын грамматикалық қателер мен емле қателері үшін хабарламаңызды тексеріңіз, сондықтан сіздің соңғы жобаңыз мүмкіндігінше жылтыр және таза көрінеді. Сонымен қатар, хабарды кездейсоқ немесе түсінуге қиын ететін қысқартуларды немесе сленгтерді алып тастаңыз. Егер сіздің соңғы жобаңыз кәсіби болып көрінбесе, алушы сіздің өтінішіңізге байыпты қарамауы мүмкін.
Мәтін мен кездейсоқ электрондық хаттарда эмодзилерді пайдалану қызықты болғанымен, оларды кездесуді сұрау үшін қолданбау керек
2 -ші әдіс 2: Алушыны қадағалау
Қадам 1. Егер алушы 3-5 күн ішінде сізге хабарласпаса, келесі электрондық поштаны жазыңыз
Алушыға сұрауыңызды оқуға және жауап беруге бірнеше күн беріңіз. Егер сіз жұмыс аптасында естімесеңіз, адамға жауап күтіп жатқаныңызды еске салу үшін тез электрондық хат жіберіңіз. Сіз олармен кездесуге мүмкіндік алғаныңызға ризашылығыңызды білдіріңіз және уақыт үшін ризашылығыңызды білдіріңіз.
- Кейінгі қоңыраулар - сіз кездесуге тырысатын адаммен тіркелудің тиімді әдісі.
- Мысалы, келесідей бір нәрсені жазыңыз: «Мен сізбен кездесу туралы өтінішімді орындағым келді. Егер сізде бос уақыт болса, келесі аптада кездесуге бар екеніңізді айтыңызшы? »
Қадам 2. Қосымша электрондық поштамен кездесудің ерекшеліктерін көрсетіңіз
Жауап бергеннен кейін басқа адамның кестесімен келісіңіз. Басқа адамның бар екеніне назар аударыңыз және екеуіңіз де бар кезде кездесу уақытын растаңыз. Кіріс жәшігіңізде шатасулар мен тәртіпсіздіктер болмас үшін 1-2 электрондық пошта ішінде күн мен уақытты растауға тырысыңыз.
- Мүмкіндігінше икемді болуға тырысыңыз. Егер сіз бос емес адамға хабарлассаңыз, ол сізбен бірден кездесе алмауы мүмкін.
- Кездесуді соңғы минутқа жоспарламаңыз. Егер алушы бос болмаса, сіз кездесу күні туралы келісе алмауыңыз мүмкін.
Қадам 3. Кездесуге бірнеше күн қалғанда еске салғышты немесе растауды жіберіңіз
Егер сіз жоспарланған кездесуге дейін қосымша дайындалғыңыз келсе, алушыға еске салғыш ретінде растау электрондық поштасын жіберіп көріңіз. Бұл электрондық поштаны тым ұзағырақ жасамаңыз, кездесудің жоспарланған күйде екенін тағы бір рет тексеру үшін кездесуді жоспарлаған күнді, уақытты және орынды көрсетіңіз.
-
Мысалы, келесідей нәрсені жазыңыз:
Мен жай ғана 17 мамырда сағат 11 -де Джонс округінің жануарларға арналған баспанада кездесетінімізді растағым келді.
