Күн сайын 300 миллиардтан астам электрондық хаттар жіберілетінін және қабылданатынын ескерсек, адамдардың «электрондық поштаның шаршауын» дамытуы таңқаларлық емес. Сондықтан сіздің ойыңызды нақты және нақты жеткізетін тиімді электрондық хаттарды жазу өте маңызды-сіз адамдардың кездесуге шақыру хатын толық оқымағанын қаламайсыз, себебі ол тым ұзақ немесе түсініксіз. Алаңдатпаңыз-бұл викиХалық жиналысына шақыру үшін электрондық хат жазу кезінде не істеу керектігін түсіндіреді, мысалы, тақырып тақырыбын қалай жазу керек, электрондық поштаның негізгі бөлімінде не айту керек және оны қалай қолдануға болады. жұмысты жеңілдету үшін күнтізбе қолданбасы.
Қадамдар
3 -ші әдіс 1: Күшті тақырыптық жолды жазу
Қадам 1. Кездесудің күні мен тақырыбы көрсетілген қысқа тақырыпты жазыңыз
Бұл мәліметтерді қосқанда, адамдар электрондық поштаны ашпай -ақ, оның қашан болатынын және нені талқылау керектігін білетін болады. Мысалы, сіз «12/8 кездесуі: есеп берудің жаңа нұсқаулары» деп жаза аласыз.
Ескерту:
Кездесудің тақырыбын алып тастау адамдарға жауап беруге мәжбүр етуі мүмкін, бұл олардың бөліміне қатысы бар ма, немесе олардың қатысуы міндетті ме, сондықтан тақырыпты міндетті түрде айтыңыз!
Қадам 2. Тақырып жолына қатысуды растауды сұраңыз
Егер сізге кездесуге кімнің келетінін білу қажет болса, тақырып жолында растауды сұраңыз. Осылайша, олар электрондық поштаны ашпай тұрып, мүмкіндігінше тезірек жауап беру керектігін біледі. Сіз жаза аласыз: «Жұма күні 10/6 кадрлық жиналыс, тезірек растаңыз».
Сіз сондай -ақ жаза аласыз: «Жауап беруді сұраймыз: HR кездесуі 10/6»
Қадам 3. Тақырып жолында шұғыл жиналыс болатынын оларға хабарлаңыз
Егер бұл кездесуге бірден кепілдік беретін маңызды немесе уақытты қажет ететін мәселе болса, тақырып жолына жеделдік сезімін қосыңыз. Мысалы, сіз «Дүйсенбі 2/31 төтенше кездесу: киберқауіпсіздік» деген жолға бірдеңе жаза аласыз.
Кездесудің тақырыбына назар аударып, оларға не күтетіні туралы түсінік беру маңызды
Қадам 4. Қатысу міндетті немесе ұсынылғанын айтыңыз
Егер сіз үлкен компанияда жұмыс жасасаңыз, әр кездесуге кейбір адамдардың қатысуы қажет болмауы мүмкін. Тақырып жолында тиісті бөлімді көрсетіңіз немесе қатысушыларға қатысуы керек екенін хабарлаңыз. Мысалы, сіз «Міндетті маркетингтік жиналыс 10/6» деп жаза аласыз.
Егер кездесу қажет болмаса, сіз жаза аласыз: «10/6 тиімді зерттеу тактикасы бойынша кездесу ұсынылады»
Қадам 5. Шатастырмау үшін тақырып жолында толық сөздерді қолданыңыз
Қысқартулар тиімді болып көрінуі мүмкін, бірақ олар толық сөздер сияқты нақты емес және шатасуға әкелуі мүмкін. Мысалы, «SAP» сіздің тіліңізбен кім таныс және таныс емес екеніне байланысты «жүйелер мен өңдеу» немесе «іріктеу мен талдау жоспары» дегенді білдіруі мүмкін.
Дегенмен, «RSVP», «HR» және «Сәрсенбі» сияқты жалпы қысқартуларды қолданған жөн
3 -ші әдіс 2: Электрондық поштаның негізгі бөлігін жасау
Қадам 1. Қысқаша, түсінікті кіріспе және қысқаша ескертпе жазыңыз
Егер сіз үлкен компанияда жұмыс жасасаңыз немесе әлі де барлығын білмесеңіз, өзіңізді таныстыру қажет. Бұл қысқаша кіріспеде кез келген құжаттарды немесе материалдарды толтыру және/немесе жиналысқа әкелу қажет болса, атап өту маңызды.
Кіріспеңізді жұмысқа әсерлі немесе сәйкес етіңіз. Мысалы, «Сәлем командасы, мен келесі аптада жаңа бағдарламаның ашылуын асыға күтемін!»
Кеңес:
Кез келген тапсырманы орындау немесе жиналысқа өзімен бірге алып келу қажет болса, алушыларға ескертіңіз. Мысалы, «Естеріңізге сала кетейік, жеткізушілермен байланыс тізімінің 4 баспа көшірмесін әкеліңіз.»
Қадам 2. Кездесудің күні мен уақытын тізімге енгізіңіз, осылайша ол ерекшеленеді
Бұл жиналысқа қатысатын адамдар үшін маңызды ақпарат, сондықтан сіз оның түсінікті болуын және мәтіннің қалған бөлігінен ерекшеленуін қалайсыз. Оның үстінен және астынан 2 жолды шегіндіріңіз және/немесе қою қаріппен жазыңыз.
- Мысал: «6 қазан, 10:30 - 11:45»
- Егер кездесу онлайн режимінде болса, уақыт белдеуін тізімдеңіз, осылайша әр түрлі уақыт белдеулеріндегі адамдар қате байланыс салдарынан жіберіп алмайды. Мысалы, сіз жаза аласыз: «6 қазан, 10:30 - 11:45 (PST)»
Қадам 3. Күн мен уақыттан кейін орналасқан жерді көрсетіңіз
Орналасқан жерді күн мен уақыт сияқты ерекшелендіріңіз, әсіресе егер сіз жаңа жерде кездессеңіз, табу қиын болса немесе алушылардың кейбірі бұл жермен таныс емес екенін білсеңіз. Виртуалды кездесулер үшін (тікелей форум немесе бейне сұхбат арқылы) форумға немесе бейне қоңырауға сілтеме арқылы оңай қол жеткізіңіз.
Нұсқау бергенде мүмкіндігінше егжей -тегжейлі болыңыз. Мысал ретінде: «Тимарен ғимаратындағы 592 конференц -залға келіңіз (Никс көшесі, 209). 592 -бөлме ғимараттың 2 -ші қабатында орналасқан, сондықтан сізге бірінші қабаттан лифтпен көтерілу, 12 -ге шығу және ғимараттың оңтүстік жағындағы (сол жақта) лифтілерді пайдалану қажет. 59 қабатқа »
4 -қадам. Кездесудің мақсатымен бөлісіңіз
Алушыларға жиналыстың немен аяқталатыны туралы хабарлаңыз. Кездесудің қысқа күн тәртібін ұсыну оларға қандай тапсырмаларды алдын ала орындау керектігін түсінуге көмектеседі. Сіз жай ғана тақырыпты айта аласыз (мысалы, «киберқауіпсіздікті жаңарту») немесе уақыт кестесін бере аласыз:
- 10:30 - 10:45 Жобаның күй жаңартуларымен бөлісіңіз
- 10:45 - 11:10 Өміршең ұсыныстарды салыстырыңыз және таңдаңыз
- 11:10 - 11:30 Миға шабуыл және іске қосу мақсаттары
5 -қадам. Электрондық поштаны грамматикалық және фактілік қателерге тексеріңіз
Тексерудің ең маңыздысы - кездесудің күні, уақыты мен орны, сондықтан олардың дұрыс екеніне көз жеткізіңіз! Сіз сондай -ақ кіріспе, күн тәртібін немесе басқа негіздемелерді тексеріп, барлық негіздерді меңгергеніңізге көз жеткізе аласыз.
Электрондық поштаны жібермес бұрын жазбаңыздың анық және қысқа екеніне көз жеткізу үшін дауыстап оқыңыз
3 -ші әдіс 3: Outlook немесе біріктірілген күнтізбе қосымшасын пайдалану
Қадам 1. Outlook бағдарламасының негізгі қойындысының астындағы «Жаңа кездесу» түймесін басыңыз
Егер сіздің компания Outlook сияқты интеграцияланған күнтізбесі бар байланыс дерекқорын қолданса, оны жиналысты реттеу үшін пайдаланыңыз. Бұл әдетте сіз жұмыс істейтін адамдар үшін ең жақсы байланыс нүктесі.
Егер сіздің компания Outlook немесе оған ұқсас нәрсені пайдаланбаса, шақыруды жіберу үшін жұмысқа қатысты электрондық поштаны пайдалануға болады
Қадам 2. «Жоспарлау көмекшісі» терезесінен уақыт пен күнді таңдаңыз
Жаңа кездесуді жасағаннан кейін күнтізбе терезесі ашылады. «Жоспарлау көмекшісін» нұқыңыз және кездесудің қол жетімді уақыты мен күнін бөлектеңіз.
Сіз және жоспарланған қатысушылар қол жетімді болатын уақыт екеніне көз жеткізіңіз. Сіздің компанияңыздың қосымшасына байланысты, әркімнің кестесін көрсету үшін көру параметрлерін өзгерту қажет болуы мүмкін (өзіңізге қосымша)
Қадам 3. Қатысушыларды олардың атын теру немесе мекенжай кітабын пайдалану арқылы қосыңыз
Мәтін жолағын шертіп, атауды қолмен енгізіңіз немесе мекенжай кітабында жылжып, тізімнен олардың аттарын таңдаңыз. Басқа адамдардың қолжетімділігін тексеру үшін «Жоспарлау көмекшісі» функциясын қолданыңыз.
Егер адамдар жоқ болса, олардың аттары бөлектелген болып көрінеді. Көмекші сізге және қатысушылардың кестесіне сәйкес ұсынылған уақыт аралығын көрсетеді
Қадам 4. Жиналыстың басталу және аяқталу уақытын орнатыңыз
Кездесу күні бұрын таңдалған күн екеніне көз жеткізіңіз және қажет болған жағдайда өзгерістер енгізу үшін күнтізбе түймесін басыңыз. Содан кейін дұрыс басталу мен аяқталу уақытын таңдау үшін уақыт тізімдерінің оң жағындағы ашылмалы көрсеткілерді пайдаланыңыз.
Соңғы уақытты қосу адамдардың уақытын құрметтейді, сондықтан олар не күту керектігін біледі және сапарды жоспарлай алады немесе кездесуде жұмыс жасай алады
Қадам 5. Экранның жоғарғы жағындағы «Жиналыс» қойындысының астындағы «Кездесу» түймесін басыңыз
Бұл түймені басу сізді жалпы кездесу экранына қайтарады және сіз жазбаны жоспарланған түрде көресіз. Осы жерден сіз тақырыпты, орынды және жазбаларды қоса аласыз.
Егер сіз жазылу экранында жоспарланған жазбаны көрмесеңіз, қайтып оралыңыз және ол көрсетілгенше процедураны қайталаңыз
Қадам 6. Тақырыпты, орынды және жазбаларды енгізгенде нақты болыңыз
Алушыларға жиналыстың нені білдіретінін бірнеше қысқаша сөздермен хабарлаңыз (мысалы, «Алдағы өнімді тестілеу»). Орналасқан жері туралы нақты айтыңыз, егер ол әдеттегі кездесу орны болмаса немесе оған жету қиын болса, бағыт беріңіз. Кездесуге қатысты кез келген қосымша жазбаларды (кез келген дайындық жұмыстары сияқты) қосыңыз.
- Орналасқан жердің мекен -жайын беріңіз, тіпті егер олар оны біледі деп ойласаңыз да.
- Аяқтаған кезде «жіберу» түймесін басыңыз.
Кеңес:
«Миға шабуыл» сияқты тым кең тақырыптардан аулақ болыңыз, өйткені бұл адамдарға кездесудің мақсаты туралы көп айтпайды. Оның орнына сіз «жаңа өнімге сатушыларға ми шабуыл» деп айта аласыз.
Кеңестер
- Электрондық поштаны немесе шақыруды тексергенде, оны қысқаша және маңызды етіп сақтаңыз.
- Достық, кәсіби жазу реңін қолданыңыз.
- Қабылдаушылар тізімін қайта тексеріңіз, сонда болғандардың бәрі шақырылғанына көз жеткізіңіз.
- Барлық адрестер алушылардан жасырын қалуын қаласаңыз, мекенжайларды «bcc» жолына енгізіңіз.
Ескертулер
- Шақыруды немесе электрондық поштаны күнін, уақытын және орналасқан жерін жібермеңіз. Бұл сіздің қонақтардың көңілін қалдыруы мүмкін және сіз бұл ақпаратты сұрайтын көптеген жауап аласыз.
- Барлық бас әріптермен жазбаңыз, ол айқай ретінде түсіндіріледі және кәсіби емес.
